Driftstörning hos Microsoft 365: vad som hände och vad du kan lära dig av det

På torsdagseftermiddagen den 12 november gick det snett hos Microsoft. Miljontals människor världen över kunde inte längre skicka eller ta emot e-post via Outlook, kalendrar i Teams fungerade inte, och även Copilot och SharePoint hade problem. Det var först på fredagskvällen som de flesta kunde arbeta som vanligt igen. I den här artikeln sammanfattar vi vad som hände, vad du bör kontrollera nu, och varför den här driftstörningen är ett bra tillfälle att se kritiskt på ditt eget beroende.

Vad hände?

1. Driftstörningen börjartorsdag 12 november, 17:15

   Servrar hos Exchange Online blir oväntat otillgängliga. Eftersom många andra Microsoft-tjänster bygger på dem slutar även de att fungera: kalendrar och mötesplanering i Teams, Copilot, SharePoint, administrationsmiljön för IT-administratörer och en del av säkerhetsprogramvaran.

2. Världen övertorsdag 12 november, 19:00

   På Downdetector finns det nu fler än 130 000 anmälningar om Outlook. Företag, skolor och myndigheter i Europa, Nordamerika och Asien står utan e-post. Microsoft meddelar att det inte finns några tecken på hackning.

3. Nya problemfredag 13 november, morgon

   Servrar som Microsoft hade återställt under natten slutar fungera igen. För att förhindra att försenad e-post går förlorad förlänger Microsoft tiden som e-post får vänta till 48 timmar. Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) publicerar råd för organisationer.

4. Till stor del återställtfredag 13 november, kväll

   I stora delar av Europa och Nordamerika fungerar allt igen. Den exakta orsaken är ännu inte känd. Microsoft undersöker om en nätverksändring, i samband med att driftstörningen började, var boven i dramat, och har lovat en fullständig rapport.

Vad bör du kontrollera nu?

Använder du själv Microsoft 365, eller arbetar du med kunder eller leverantörer som gör det? Gå då igenom de här punkterna. NCSC påpekar att Microsofts säkerhetsskanningar var försenade eller ofullständiga under driftstörningen.

1. Var extra uppmärksam på nätfiske. Kriminella använder gärna driftstörningar som förevändning. E-post som ber dig att ändra ditt lösenord eller "återställa" ditt konto är extra misstänkt den närmaste tiden, även om den verkar komma från Microsoft.
2. Var försiktig med bilagor som kom in mellan torsdagseftermiddag och fredagskväll, särskilt från avsändare du inte känner till.
3. Kontrollera om viktig e-post har kommit fram. E-post kan ha levererats timmar senare eller skickats tillbaka. Har du skickat offerter, fakturor eller beställningar till någon med en Microsoft-adress? Fråga då om de har kommit fram.
4. Kontrollera din skräppostmapp och karantän. När filtren startade om igen kan e-post ha stoppats av misstag.

Det verkliga problemet: allt hos en enda leverantör

Driftstörningar sker hos alla leverantörer. Även hos oss, det är vi ärliga med. Det som gjorde den här driftstörningen så stor var att många företag har samlat allt hos Microsoft: e-post, kalender, chatt, filer, inloggning och säkerhet. Faller en del bort, står hela företaget stilla. Det går inte att växla tillfälligt, eftersom allt hänger på samma konto.

En driftstörning kan du inte förhindra. Men du kan se till att en enda driftstörning inte lägger ner hela ditt företag.

Och att byta leverantör? Det visar sig vara svårare än man tror. I början av november frågade Leaseweb 800 beslutsfattare i Nederländerna, Tyskland, Storbritannien och USA hur snabbt de kan lämna sin största molnleverantör. 89 procent kan inte göra det inom tre veckor. Nederländska företag är mest pessimistiska: 65 procent tror att det skulle ta mer än tre månader. Leaseweb är själv molnleverantör och betalade för undersökningen, men bilden är tydlig: de flesta företag sitter fast.

Till det kommer att Microsoft är ett amerikanskt företag som lyder under amerikansk lagstiftning. Vad det betyder för din integritet kan du läsa i vår tidigare artikel Outlook: en integritetsmardröm. Använder du den nya Outlook för en brevlåda som ligger hos oss, går din e-post för övrigt också via Microsofts servrar. Du är då fortfarande beroende av Microsoft, även om du har din e-post någon annanstans.

Hur gör du ditt företag mindre sårbart?

Använd en e-postadress på ditt eget domännamn. Det här är det viktigaste steget och det kostar nästan ingenting. Med en adress som dig@dittforetag.se bestämmer du själv var din e-post kommer in. Vill du byta till en annan leverantör justerar du bara några inställningar i din DNS, och din adress förblir densamma. Med en adress som dittforetag@outlook.com går det aldrig: dina kunder, leverantörer och konton sitter fast hos Microsoft för alltid.

Sprid dina tjänster. Du behöver inte ändra allt på en gång. Men om din e-post, dina filer och din webbplats inte alla ligger hos samma leverantör, lägger en enda driftstörning inte ner allt på en gång. Kan du inte mejla, kommer du i alla fall åt dina filer. Och tvärtom.

Vet hur du kan ta dig därifrån. Se till att du vet var din e-post, dina kontakter, din kalender och dina filer finns, och hur du gör en kopia av dem. Ett byte som du redan har tänkt igenom går mycket snabbare i en nödsituation.

Välj europeiskt där det går. Det finns fullvärdiga alternativ som körs i Europa och som du själv har kontroll över. Hos oss är det e-posthosting på ditt eget domännamn och Nextcloud för filer, kalender och kontakter, med Euro-Office för att arbeta tillsammans i dokument, kalkylblad och presentationer. Allt körs på våra egna servrar i Nederländerna.

Våra mejlservrar påverkades inte alls av driftstörningen. Endast e-post som våra kunder skickade till Microsoft-adresser blev stående en tid i kö hos oss, och levererades automatiskt så snart Microsoft var tillgängligt igen.

Läs mer

• NCSC: In het nieuws: storing Microsoft Exchange Online
• VRT NWS: Microsoft ziet verbetering na wereldwijde problemen met Outlook, Teams en Copilot
• ICT Magazine: 89 procent van bedrijven zit minstens 3 weken vast aan cloudprovider

Teamet på WebOké