Flytta din adressbok från Gmail eller Outlook till webbmejlen

Byter du från Gmail eller Outlook till en e-postlåda hos WebOké följer dina kontakter inte med automatiskt. Även om din e-post flyttas blir adressboken kvar: den ligger inte i din e-postlåda utan i en egen lista. Du tar med den med hjälp av en fil. I den här artikeln läser du hur, och hur du undviker dubbletter och förlorade grupper.

Steg 1: exportera från ditt gamla program

Det finns två typer av filer för kontakter:

• vCard (.vcf): en fil med visitkort. Varje uppgift har ett fast namn, till exempel FN för namnet och EMAIL för adressen. Grupper står på raden CATEGORIES.
• CSV: en tabell i textform, med en kolumn per uppgift. Det finns ingen fast standard för kolumnernas namn, så webbmailen måste koppla dem till sina egna fält.

Har du möjlighet att välja, välj vCard. Google Kontakter, Outlook och Apple Kontakter kan alla exportera som vCard eller som CSV. Stegen hittar du hos Google i Exportera, säkerhetskopiera eller återställa kontakter och hos Microsoft i Importera eller exportera kontakter i Outlook med en .csv-fil.

Steg 2: importera i webbmailen

1. Logga in i webbmailen och klicka på Kontakter i menyn.
2. Klicka på Importera högst upp.
3. Välj filen vid Importera från fil.
4. Välj vid Importera gruppmedlemskap vad som ska hända med grupperna i filen (se nedan).
5. Lämna Ersätt hela adressboken avmarkerat.
6. Klicka på Importera.

När importen är klar ser du hur många kontakter som har importerats och hur många som har hoppats över.

Vid en CSV-fil: koppla fält

Importerar du en CSV-fil visar webbmailen vilken kolumn som hör till vilket fält och frågar om kopplingen stämmer. Kontrollera detta noga:

• Är kolumnen med e-postadressen kopplad till fältet för e-post? Ett klassiskt misstag är att kolumnen med jobbadressen inte kopplas. Då får du hundra kontakter utan e-postadress.
• Kolumner som du inte behöver sätter du till Fältet är inte kopplat (importera inte).
• Innehåller första raden kolumnernas namn, välj då Hoppa över första raden (rubriker).

Ser du konstiga tecken efter importen, till exempel "Müller" i stället för "Müller", så var filen inte sparad i UTF-8. Spara den igen som CSV i UTF-8 i ditt kalkylprogram och importera på nytt. Hamnar allt i en enda kolumn har webbmailen läst avgränsaren fel: ett kalkylark med europeiska språkinställningar använder ofta semikolon i stället för komma.

Dubbletter

Finns det redan en kontakt med samma e-postadress och samma namn hoppar webbmailen över den vid importen. Importerar du samma fil två gånger av misstag är det alltså ingen fara. Är namnet skrivet på ett annat sätt, till exempel "Sanne de Vries" och "S. de Vries", kommer personen in två gånger. Importerar du från två källor, sök efteråt på några namn och ta bort dubbletterna.

Exportera som säkerhetskopia

Din e-post ligger på servern, men din adressbok kan du radera med ett enda felklick. Gör därför en export då och då:

1. Gå till Kontakter.
2. Klicka på pilen bredvid Exportera och välj Exportera alla. Med Exportera markerade tar du bara med de kontakter som du har markerat.

Du får en enda .vcf-fil. Grupperna står i den som CATEGORIES, så att de följer med vid en ny import. En sådan fil innehåller personuppgifter: förvara den på ett säkert ställe och låt den inte ligga kvar i mappen Hämtade filer.

Bra att veta

• Din telefon har en egen adressbok. Kontakterna i din telefon och adressboken i webbmailen är två separata listor. Webbmailen synkroniserar inte med din telefon; flytta kontakter genom att exportera och importera.
• Insamlade mottagare. Utöver din Personlig adressbok sparar webbmailen automatiskt varje adress som du mejlar till, under Insamlade mottagare. En import hamnar i din personliga adressbok.
• Ett visitkort i ett mejl. Får du en .vcf-fil som bilaga visar webbmailen en knapp för att lägga till den direkt i din adressbok.

Stegen med skärmbilder finns i Roundcube-guiden under Importera och exportera kontakter och Skapa grupper.