Je adresboek verhuizen van Gmail of Outlook naar de webmail
Stap je over van Gmail of Outlook naar een mailbox bij WebOké, dan gaan je contactpersonen niet vanzelf mee. Ook als je mail wordt verhuisd, blijft het adresboek achter: dat staat niet in je mailbox, maar in een eigen lijst. Je neemt het mee met een bestand. In dit artikel lees je hoe, en hoe je dubbelen en verloren groepen voorkomt.
Stap 1: exporteren uit je oude programma
Er zijn twee soorten bestanden voor contactpersonen:
- vCard (.vcf): een bestand met visitekaartjes. Elk gegeven heeft een vaste naam, zoals
FNvoor de naam enEMAILvoor het adres. Groepen staan in de regelCATEGORIES. - CSV: een tabel als tekst, met een kolom per gegeven. Er is geen vaste afspraak over de namen van de kolommen, dus de webmail moet ze koppelen aan zijn eigen velden.
Heb je de keuze, kies dan vCard. Google Contacten, Outlook en Apple Contacten kunnen allemaal als vCard of als CSV exporteren. De stappen staan bij Google in Contacten exporteren, er back-ups van maken of ze terugzetten en bij Microsoft in Contactpersonen importeren of exporteren in Outlook met behulp van een .csv-bestand.
Stap 2: importeren in de webmail
- Log in op de webmail en klik in het menu op Contactpersonen.
- Klik bovenaan op Importeren.
- Kies het bestand bij Importeer van bestand.
- Kies bij Importeer groepstoewijzingen wat er met de groepen uit het bestand gebeurt (zie hieronder).
- Laat Vervang het complete adresboek uit.
- Klik op Importeren.
Na afloop zie je hoeveel contactpersonen er zijn geïmporteerd, en hoeveel er zijn overgeslagen.
| Importeer groepstoewijzingen | Wat gebeurt er |
|---|---|
| Geen | Alleen de contactpersonen komen erin, zonder groepen |
| Allemaal (maak groepen aan indien nodig) | Elke groep uit het bestand komt erin; ontbrekende groepen maakt de webmail aan |
| Alleen voor bestaande groepen | Alleen groepen die je al hebt, worden gevuld |
Bij een CSV-bestand: velden koppelen
Importeer je een CSV-bestand, dan laat de webmail zien welke kolom bij welk veld hoort, met de vraag of die koppeling klopt. Kijk dit goed na:
- Staat de kolom met het e-mailadres op het veld voor e-mail? Een klassieke fout is dat de kolom met het werkadres niet wordt gekoppeld. Dan krijg je honderd contactpersonen zonder e-mailadres.
- Kolommen die je niet nodig hebt, zet je op Veld niet gekoppeld (niet importeren).
- Bevat de eerste regel de namen van de kolommen, kies dan Eerste regel (kopteksten) niet importeren.
Zie je na het importeren vreemde tekens, zoals "Müller" in plaats van "Müller", dan was het bestand niet in UTF-8 opgeslagen. Sla het in je spreadsheet opnieuw op als CSV in UTF-8 en importeer opnieuw. Loopt alles in één kolom, dan las de webmail het scheidingsteken verkeerd: een Nederlandse spreadsheet gebruikt vaak een puntkomma in plaats van een komma.
Dubbelen
Staat er al een contactpersoon met hetzelfde e-mailadres én dezelfde naam, dan slaat de webmail die bij het importeren over. Importeer je hetzelfde bestand per ongeluk twee keer, dan valt het dus mee. Is de naam anders geschreven, bijvoorbeeld "Sanne de Vries" en "S. de Vries", dan komt de persoon er twee keer in. Importeer je uit twee bronnen, zoek dan na afloop op een paar namen en verwijder de dubbelen.
Exporteren als back-up
Je mail staat op de server, maar je adresboek wis je met één verkeerde klik. Maak daarom af en toe een export:
- Ga naar Contactpersonen.
- Klik op het pijltje naast Exporteren en kies Alles exporteren. Met Selectie exporteren neem je alleen de contactpersonen mee die je hebt geselecteerd.
Je krijgt één .vcf-bestand. Groepen staan erin als CATEGORIES, zodat ze bij een nieuwe import weer meekomen. Zo'n bestand bevat persoonsgegevens: bewaar het op een veilige plek en laat het niet rondslingeren in je map Downloads.
Goed om te weten
- Je telefoon is een ander adresboek. De contacten op je telefoon en het adresboek in de webmail zijn twee losse lijsten. De webmail synchroniseert niet met je telefoon; neem contacten mee met exporteren en importeren.
- Verzamelde ontvangers. Naast je Persoonlijk adresboek onthoudt de webmail vanzelf elk adres waar je naartoe mailt, in Verzamelde ontvangers. Een import komt in je persoonlijke adresboek.
- Een visitekaartje in een mail. Krijg je een .vcf-bestand als bijlage, dan toont de webmail een knop om het direct aan je adresboek toe te voegen.
De stappen met schermafbeeldingen staan in de Roundcube-handleiding bij Contactpersonen importeren en exporteren en Groepen maken.