Därför får inte alla ditt frånvaromeddelande

Ditt frånvaromeddelande är på, men en kund säger att han inte fick något svar. Eller så fick någon svar första gången men sedan inte igen. Oftast är det inget fel: ett frånvaromeddelande svarar medvetet inte på varje mejl. I den här artikeln får du veta varför, och hur du ställer in det så att rätt personer faktiskt får ett svar.

Så fungerar det

Frånvaromeddelandet som du ställer in i webbmailen under Inställningar > Frånvaromeddelande är tekniskt sett ett filter på mejlservern. Det körs när mejlet kommer in, alltså även när din dator är avstängd. Reglerna för ett sådant automatiskt svar finns i standarden för Sieve-frånvaromeddelanden, RFC 5230 (engelska). Där finns några begränsningar som förhindrar att ett frånvaromeddelande ställer till skada.

1. Ett svar per avsändare per intervall

Servern kommer ihåg vem den redan har svarat. Inom Svarsintervall får samma avsändare inget andra svar. Väljer du inget själv är det enligt standarden 7 dagar. Mejlar någon dig fyra gånger på tre dagar får han alltså ett frånvaromeddelande. Först efter intervallet får han ett nytt, som en påminnelse om att du fortfarande är borta.

Testade du ditt frånvaromeddelande genom att mejla dig själv från en annan adress? Då får du inget svar vid det andra testet. Det betyder att det fungerar.

2. Inget svar på e-postlistor och automatiska mejl

Ett frånvaromeddelande som svarar en e-postlista med tusen medlemmar, eller två automatiska meddelanden som svarar varandra i all oändlighet: det vill ingen ha. Därför svarar servern enligt RFC 5230 (avsnitt 4.6) inte på:

• mejl med huvudraden List-Id eller andra List-huvudrader: nyhetsbrev och e-postlistor;
• mejl med huvudraden Auto-Submitted med ett annat värde än no: automatiska meddelanden, till exempel ett annat frånvaromeddelande eller en systemavisering;
• mejl från adresser som MAILER-DAEMON, eller från adresser som börjar med owner- eller slutar med -request.

Ditt eget svar får själv huvudraden Auto-Submitted: auto-replied. På så sätt vet ett annat frånvaromeddelande att det inte ska svara tillbaka. Svaret skickas dessutom till kuvertavsändaren (Return-Path). För vanliga mejl är det avsändarens adress, för system ofta en teknisk adress.

3. Bara om mejlet verkligen är riktat till dig

Servern svarar bara om någon av dina adresser står i huvudraderna Till (To) eller Kopia (Cc). Så undviker du svar på mejl som kom in via en lista eller som Bcc. Adressen till din egen brevlåda känner servern till, men inte en adress som info@example.com som vidarebefordras till din brevlåda.

Därför är fältet Mina e-postadresser viktigt:

1. Gå till Inställningar > Frånvaromeddelande och öppna Avancerade inställningar.
2. Lägg in varje adress som du tar emot mejl på i Mina e-postadresser, även alias och vidarebefordringsadresser (forwarders). Med Fyll med alla mina adresser hämtar webbmailen adresserna från dina identiteter.
3. Klicka på Spara.

Glömmer du info@ får en kund som mejlar till info@ inget frånvaromeddelande, och väntar kanske förgäves på svar.

4. Utanför start- och sluttiden

Har du fyllt i en Starttid och en Sluttid gör frånvaromeddelandet ingenting utanför den perioden. Kontrollera att datumen stämmer, även året. Lämnar du dem tomma är meddelandet på så länge Status står på På. Ett start- och slutdatum är ändå det säkraste valet: då kan du inte glömma att stänga av meddelandet.

Ta snabbt reda på varför någon inte fick svar

Låt Åtgärd för inkommande meddelande stå på Behåll. Då ligger det inkomna mejlet kvar i din brevlåda och du läser det när du är tillbaka.

Stegen med skärmbilder finns i Roundcube-handboken under Ställa in ett frånvaromeddelande. Använder du DirectAdmin, se Vacation Messages i DirectAdmin-handboken.