Använd Bcc och skydda integriteten: mejla en grupp som inte känner varandra
Mejlar du kunder, medlemmar eller föräldrar i en idrottsklubb på en gång vill du inte att alla ser varandras e-postadresser. Det är det fältet Bcc är till för. I den här artikeln läser du när du använder Till, Kopia eller Bcc, varför synliga adresser kan vara en personuppgiftsincident och hur du mejlar en grupp säkert i webbmejlen.
Till, Kopia och Bcc
| Fält | För vem? | Vem ser adressen? |
|---|---|---|
| Till | Den som ska göra något eller som du väntar dig svar från | Alla mottagare |
| Kopia (Cc, carbon copy, en genomslagskopia) | Den som läser med men inte behöver göra något | Alla mottagare |
| Bcc (blind carbon copy) | Den som får en kopia som de andra inte ska se | Ingen, inte heller de andra Bcc-mottagarna |
Bcc fungerar eftersom en e-postserver levererar till adresserna på kuvertet, inte till det som står i meddelandet. Din adress i Bcc hamnar på kuvertet, men rubrikraden Bcc följer inte med i meddelandet som de andra får.
Synliga adresser kan vara en personuppgiftsincident
En e-postadress som tillhör en person, till exempel sanne@example.com, är en personuppgift. Skickar du ett mejl till fyrtio kunder i Till eller Kopia får varje kund adresserna till de trettionio andra. De har aldrig gett sitt samtycke till det.
Dataskyddsförordningen (GDPR) kallar det en personuppgiftsincident (artikel 4.12): en säkerhetsincident som bland annat leder till att personuppgifter lämnas ut utan tillstånd. Om du måste anmäla den till tillsynsmyndigheten (i Nederländerna Autoriteit Persoonsgegevens) beror på risken för de berörda personerna (artikel 33). Fyrtio adresser till kunder hos en blomsterhandel är något annat än fyrtio adresser till deltagare i en samtalsgrupp om skulder. I det andra fallet säger redan det faktum att någon finns på listan något känsligt. Är du osäker, dokumentera det och ta reda på om du behöver anmäla. Det här är ingen juridisk rådgivning.
Så mejlar du en grupp säkert
- Klicka på Skriv i webbmejlen.
- Skriv din egen adress i Till. Då har mejlet en tydlig mottagare och du får själv en kopia.
- Klicka på plustecknet till höger om fältet Till och välj Bcc.
- Lägg alla andra adresser i fältet Bcc.
- Kontrollera en sista gång innan du klickar på Skicka att det inte står några adresser i Till eller Kopia som inte hör hemma där.
En grupp från din adressbok
Har du skapat en grupp i adressboken, till exempel Leverantörer eller Medlemmar? Skriv då gruppens namn i fältet, eller välj den med knappen med figurerna bredvid fältet. Webbmejlen lägger då alla adresser i gruppen i det fält där du väljer gruppen. Väljer du gruppen i Till ser alla i gruppen alla andra adresser. Välj därför alltid en grupp med personer som inte känner varandra i Bcc. Hur du skapar en grupp läser du i Skapa grupper.
Många mottagare: dagsgränsen och en nyhetsbrevstjänst
En e-postlåda är gjord för personlig e-post, inte för nyhetsbrev. Du kan skicka ett begränsat antal mejl per dag, och gränsen gäller för hela ditt paket tillsammans: alla e-postlådor, webbmejlen och din webbplats. Varje mottagare räknas, även i Bcc. Ett meddelande med tvåhundra adresser i Bcc blir alltså tvåhundra mejl. Läs Gräns för att skicka e-post.
Vill du regelbundet nå en stor grupp, använd en nyhetsbrevstjänst. Den sköter avregistrering och en ren lista. En grupp i adressboken har ingen avregistreringsknapp: ber någon att inte bli mejlad längre, ta själv bort personen ur gruppen. Mer om det finns i lektionen Samtycke, avregistrering och en ren lista i kursen Ordning på e-posten.
Blev alla adresser ändå synliga av misstag?
Ett skickat mejl går inte att ta tillbaka. Dokumentera vad som hände: vilket mejl, när och till vem. Bedöm sedan om du måste anmäla det. Vad en personuppgiftsincident är och hur anmälningsplikten fungerar läser du i lektionen Personuppgiftsincidenter och anmälningsplikten i kursen Säker online.
Stegen i webbmejlen finns också i Roundcube-handboken under Skriva ett nytt meddelande. Texten i dataskyddsförordningen hittar du på EUR-Lex.