Archiveren: een archiefmap op de server of een pst-bestand

Wil je je Postvak IN opruimen, maar oude mail bewaren? Dan kun je hem archiveren. Bij een e-mailadres van WebOké heb je twee manieren. Ze verschillen in waar je mail daarna staat.

Manier 1: een archiefmap op de server (aanbevolen)

Maak in Outlook bij je e-mailadres een map, bijvoorbeeld Archief of Archief 2025, en sleep oude mail daarheen. Die map staat op onze server.

• Je ziet het archief op elke computer, op je telefoon en in de webmail.
• Het valt onder de back-ups van je pakket.
• Het telt wel mee voor de opslag van je mailbox (zie Mappen, verzonden mail en een volle mailbox).

Veel versies van Outlook hebben ook een knop Archiveren. Die verplaatst een bericht naar een archiefmap. Bij een IMAP-account vraagt Outlook soms eerst welke map dat moet zijn. Kies dan een map onder je e-mailadres, niet een map op je computer.

Manier 2: een pst-bestand op je computer

De klassieke Outlook kan mail in een Outlook-gegevensbestand zetten, een bestand dat eindigt op .pst. Dat bestand staat op je computer, niet op onze server.

• Dit is handig als je mailbox vol raakt en je oude mail niet meer op de server hoeft te staan.
• Maar: die mail zie je alleen nog op deze computer. Niet op je telefoon, niet in de webmail.
• Gaat je computer kapot of raakt het bestand beschadigd, dan ben je die mail kwijt. Het pst-bestand valt niet onder onze back-ups. Maak er dus zelf een back-up van (zie Back-upstrategie: de 3-2-1-regel voor je eigen bedrijf).

In de klassieke Outlook maak je een pst-bestand via Bestand, Openen en exporteren en dan Importeren/exporteren, met de keuze om naar een bestand te exporteren. Daarnaast is er de functie AutoArchiveren, die oude mail automatisch naar een pst-bestand verplaatst. Zet die alleen aan als je weet waar dat bestand staat en er een back-up van hebt.

Pst-bestanden en de nieuwe Outlook

De nieuwe Outlook kan pst-bestanden maar beperkt gebruiken. Microsoft noemt onder meer als voorwaarde dat de klassieke Outlook ook op je computer staat en dat je een abonnement op Microsoft 365 hebt. Wil je overstappen, zet de mail uit je pst-bestanden dan eerst in de klassieke Outlook terug in een map op de server. Dan zie je hem in de nieuwe Outlook vanzelf.

Tip: De klassieke Outlook bewaart een IMAP-account ook in een bestand dat eindigt op .ost. Dat is alleen een kopie van wat op de server staat. Gaat dat bestand kapot, dan kan Outlook alles opnieuw van de server halen. Een .pst is iets anders: daar staat de mail vaak alleen maar daar.