3-2-1-regeln och vad du bör säkerhetskopiera

Modul 6: Säkerhetskopior · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du avgöra vad du behöver säkerhetskopiera (även dina molntjänster och din e-post), förklara skillnaden mellan synkronisering och en säkerhetskopia, och ta fram ett enkelt 3-2-1-schema för ditt eget företag.
Nyckelbegrepp: säkerhetskopia, synkronisering, 3-2-1, version, lagringstid, moln är inte automatiskt säkerhetskopia, delat ansvar

Varför en säkerhetskopia är ditt sista skyddsnät

Alla andra åtgärder i den här kursen minskar risken att något går fel. En säkerhetskopia gör något annat: den ser till att du kan fortsätta när något går fel. En bärbar dator som blir stulen ur bilen, en kollega som råkar slänga en mapp med offerter, en uppdatering som förstör din webbshop, utpressningsvirus (ransomware) som krypterar allt: i alla dessa fall handlar frågan inte längre om "hur förhindrar vi detta?" utan om "hur snabbt är vi tillbaka igång?".

En säkerhetskopia är en kopia av dina data som är fristående från originalet och som du kan använda för att återställa ett tidigare tillstånd. De sista orden är viktiga. En kopia som genast ändras tillsammans med originalet hjälper dig inte om originalet är förstört eller krypterat.

Det nationella cybersäkerhetscentret i Nederländerna (NCSC) säger rakt ut i sin vägledning om vad du gör vid en ransomware-attack: om det inte finns något sätt att häva krypteringen är säkerhetskopior det enda sättet att få tillbaka dina filer.

Synkronisering är inte en säkerhetskopia

Många företagare tror att de har en säkerhetskopia eftersom deras filer "ligger i molnet". Oftast menar de synkronisering: en mapp på din bärbara dator som automatiskt hålls identisk med en mapp i en molntjänst, och ofta också med din telefon och en kollegas dator.

Synkronisering är praktiskt, men gör precis det den lovar: hålla allt identiskt. Även felen.

Många synkroniseringstjänster har en papperskorg och versioner: en raderad fil går att hämta tillbaka under en tid, och av en ändrad fil sparar tjänsten äldre versioner. Det är ett riktigt skyddsnät och ofta det snabbaste sättet att hämta tillbaka något. Men det är begränsat. Papperskorgen töms efter en fast tid, versioner gallras, och den som tar över ditt konto kan också tömma papperskorgen. Se det som första hjälpen, inte som din enda säkerhetskopia.

3-2-1-regeln

En enkel tumregel som även det nederländska NCSC rekommenderar är 3-2-1-regeln:

• 3 kopior av dina data: originalet plus två säkerhetskopior;
• på 2 olika typer av lagring (till exempel servern hos ditt webbhotell och en extern hårddisk, eller din bärbara dator och en separat säkerhetskopieringstjänst);
• varav 1 på en annan plats, utanför ditt kontor eller i ett annat datacenter.

Tanken bakom detta: en och samma händelse ska aldrig kunna drabba alla kopior samtidigt. En brand på kontoret drabbar datorn och den externa hårddisken bredvid, men inte kopian på en annan plats. Ett driftavbrott hos en molntjänst drabbar den tjänsten, men inte disken i din låda. Ransomware drabbar allt som är anslutet, men inte det som är bortkopplat (mer om detta i lektion 6.2).

Ett exempel för Bageriet Example:

1. Original: bokföringen och recepten i molnlagringen, webbplatsen och e-posten hos webbhotellet.
2. Kopia 1: de automatiska säkerhetskopiorna som webbhotellet gör varje natt, på separata lagringsservrar.
3. Kopia 2: en gång i veckan en säkerhetskopia av de viktigaste mapparna och en nedladdning av webbplatsens säkerhetskopia till en extern hårddisk, som sedan kopplas bort och tas med hem.

Vad ska finnas med på din lista?

De flesta problem med säkerhetskopior beror inte på att säkerhetskopian misslyckas, utan på att något aldrig fanns med i den. Gör därför först en lista över allt som ditt företag bygger på. Tänk på:

• Filer: dokument, offerter, foton, designer, på bärbara datorer, en nätverksdisk (NAS) och i molnlagring.
• E-post: alla brevlådor, även delade som info@example.com och factuur@example.com. Observera: den som hämtar e-post med POP3 har ofta posten enbart kvar på just den datorn.
• Webbplats och webbshop: både filer och databas. En webbplats utan tillhörande databas är oftast värdelös.
• Molntjänster: bokföringsprogrammet, kassasystemet, schemaläggningen, CRM-systemet. Kan du exportera data därifrån, och hur ofta gör du det?
• Konfiguration: DNS-poster för ditt domän, routerinställningar, lösenordshanterare (med återställningsuppgifterna på en säker plats, se modul 2).
• Telefoner: foton av kvitton, kontakter, chatthistorik om den är viktig för verksamheten.

Skriv upp för varje del: var den finns, vem som gör en säkerhetskopia av den, hur ofta, var kopian lagras och hur länge den sparas. En tom ruta i den tabellen är ett hål i skyddet.

Delat ansvar vid molntjänster

"Det ligger hos Microsoft (eller Google, eller mitt webbhotell), så det är säkert." Det stämmer bara till hälften. Stora leverantörer arbetar enligt en modell för delat ansvar: leverantören ansvarar för servrarna, datacentret och att tjänsten fungerar; du förblir ansvarig för dina egna data, konton och inställningar.

Microsoft skriver i sin egen dokumentation rent ut att kunden, vid alla former av molntjänster, även färdig programvara som Microsoft 365, förblir ansvarig för sina data, sina konton och åtkomsten till dem. Det tjänsterna själva sparar är begränsat och tidsbundet. Två exempel från den officiella dokumentationen:

• Exchange Online (e-posten i Microsoft 365) sparar permanent raderad e-post i 14 dagar som standard, vilket administratören kan förlänga till som mest 30 dagar. Efter det är den borta.
• Google Drive raderar filer som legat i papperskorgen längre än 30 dagar permanent. Efter att papperskorgen tömts kan en administratör återställa filer i upp till 25 dagar till; därefter går de enligt Google inte längre att återställa.

Det är bra skyddsnät för ett misstag från förra veckan. Men upptäcker du först efter två månader att en avgången medarbetare har tömt en mapp, hjälper de inte. Läs vad leverantören själv säger om lagring och återställning för varje tjänst du använder, och fråga leverantören om det är oklart. Använder du tjänsten för viktiga data, ordna då en egen säkerhetskopia eller en fast export.

I praktiken: så här ser det ut

Hos exempelleverantören WebOké finns flera typer av säkerhetskopior sida vid sida, och de fungerar olika:

• WebOké Backups gör automatiskt en komplett säkerhetskopia av ett webbhotellpaket varje natt: filer, databaser, brevlådor och inställningar. Dessa säkerhetskopior lagras krypterade på separata lagringsservrar i ett annat datacenter, och du kan själv återställa från säkerhetskopiorna för de senaste 30 dagarna.
• Dessutom kan du själv skapa en säkerhetskopia i DirectAdmin. Den hamnar i ditt eget paket, räknas in i din lagringsyta och ligger alltså på samma plats som originalet. En sådan kopia blir först en riktig extra kopia när du laddar ner den och sparar den någon annanstans.
• I Nextcloud är papperskorgen och versionerna skyddsnätet för det dagliga arbetet: raderade filer och versioner finns kvar i upp till 31 dagar (tidigare om utrymmet behövs). Servrarnas systemsäkerhetskopior är till för katastrofsituationer och är inte tillgängliga för kunder. Manualen rekommenderar själv att du sparar en egen kopia av oumbärliga filer.
• Två begränsningar som kunskapsbanken nämner: ett mejl som kommer in och raderas samma dag ingår inte i någon nattlig säkerhetskopia, och e-post som med POP3 enbart finns kvar på din dator ingår inte heller i den.

Hos andra leverantörer kan detta vara liknande eller helt annorlunda ordnat: andra lagringstider, säkerhetskopior enbart mot betalning, eller enbart en säkerhetskopia för katastrofsituationer som du själv inte kommer åt. Fråga din leverantör och skriv upp svaret i din lista.

Sammanfattning

• En säkerhetskopia är en fristående kopia som du kan använda för att återställa ett tidigare tillstånd; synkronisering för även vidare fel och kryptering överallt.
• Papperskorg och versioner i molntjänster är praktiska, men tidsbundna och inget substitut för en säkerhetskopia.
• 3-2-1: tre kopior, två typer av lagring, en på en annan plats.
• Gör först en lista över allt som ditt företag bygger på, inklusive e-post, databaser, molntjänster och konfiguration.
• Vid molntjänster förblir du ansvarig för dina data; kontrollera vad din leverantör sparar och hur länge.

Quiz

Uppgift

Uppgift D6.1: Din säkerhetskopieringslista och 3-2-1-schema. Gör en tabell över allt som ditt företag bygger på: filer, brevlådor, webbplats och databas, molntjänster, konfiguration och telefoner. Fyll i för varje rad var det finns, vem som gör en säkerhetskopia av det, hur ofta, var säkerhetskopian lagras och hur länge den sparas. Ta reda på för minst två molntjänster vad leverantören själv säger om lagring och återställning. Markera varje rad som inte uppfyller 3-2-1 och skriv vad du gör åt det.

Läs mer

Stegen i WebOkés artiklar gäller för WebOkés miljö; hos andra leverantörer kan det fungera liknande eller annorlunda. Fråga din leverantör.

• DirectAdmin-guide 16.1: Vilka backuper finns hos WebOké
• WebOké manual 6.10: WebOké Backups: återställa filer
• Nextcloud-guide 6.6: Säkerhetskopior hos WebOké: vad vi sparar och vad du kan göra själv
• WebOké Backups: visa, återställa eller ladda ner en backup
• Nederländska NCSC, Att ta fram en säkerhetskopieringsstrategi: https://www.ncsc.nl/back-up/een-back-up-strategie-opstellen
• Microsoft, Shared responsibility in the cloud (engelska): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
• Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (engelska): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (engelska): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users