Modul 7 · 7.3
Säkert delande och samarbete
Modul 7: Åtkomst, leverantörer och moln · Lästid: 10 minuter
Lärandemål: Efter denna lektion kan du för varje situation välja det säkraste sättet att dela: internt delande med ett konto, en personlig delning, eller en offentlig länk med lösenord, utgångsdatum och nedladdningsgräns, och du vet vad du bättre inte bör skicka via mejl.
Nyckelbegrepp: dellänk, offentlig länk, utgångsdatum, lösenord på länk, nedladdningsgräns, filförfrågan, skickas krypterat, minimala uppgifter
Att dela är den nya bilagan
Förr skickade du ett dokument som bilaga i ett mejl. Numera delar du allt oftare en länk till en fil i ditt molnlagringsutrymme. Det har stora fördelar: inga kopior som flyter omkring, alltid den senaste versionen, även stora filer, och du kan senare dra tillbaka åtkomsten. En bilaga som väl har skickats kan du aldrig hämta tillbaka.
Men en länk har också en egen risk. En offentlig länk fungerar för vem som helst som har den. Blir den vidarebefordrad, inklistrad i en gruppchatt eller hamnar den i en hackad mejlkorg, kan den andra personen också komma åt den. En länk utan lösenord eller slutdatum som skapades för tre år sedan för ett uppdrag fungerar ofta fortfarande.
Tre sätt att dela
Nästan alla molnlagringstjänster har tre sätt att dela. Välj alltid det mest begränsade som fungerar.
| Sätt | Vem kommer åt | När använder du det |
|---|---|---|
| Internt delande med en kollega som har ett konto | Endast den personen, efter inloggning med eget konto och 2FA | Samarbeta inom ditt företag |
| Personlig delning via e-postadress | Endast mottagaren av den personliga länken, kan dras tillbaka per person | En kund eller bokförare utan konto |
| Offentlig länk | Alla som har länken | Något som får delas brett, eller om de andra två alternativen inte fungerar |
Internt delande är säkrast: det finns ingen länk som kan läcka, och om kollegan slutar och kontot stängs av (lektion 7.1) försvinner åtkomsten omedelbart. Med en personlig delning får varje mottagare en egen länk, så att du kan se per person med vem du delar och stoppa per person.
Inställningarna för en länk
Måste det ändå bli en offentlig länk, ställ in den medvetet. De flesta tjänster har dessa alternativ:
- Rättigheter: endast visa, eller även redigera. Välj som standard endast visa. För att bara läsa räcker det.
- Lösenord på länken: den som öppnar länken måste först ange ett lösenord. Skicka det lösenordet via en annan kanal än länken: länken via mejl, lösenordet via sms eller telefon. Den som bara avlyssnar mejlet har då fortfarande inget.
- Utgångsdatum: efter det datumet fungerar länken inte längre. Då behöver du inte tänka på att städa bort den.
- Nedladdningsgräns: länken slutar fungera efter ett visst antal nedladdningar.
- Dölj nedladdning: mottagaren ser ingen nedladdningsknapp. Det är inget riktigt skydd: det någon kan se kan hen också spara, även om det är med en skärmdump.
- En etikett eller ett namn för länken, så att du senare vet vad den var till för.
Dela dessutom själva filen, inte mappen runt omkring, om inte den andra verkligen får se allt i den mappen. En länk till mappen "Kunder 2026" för en enda offert är ett klassiskt läckage.
En filförfrågan
Ska en kund eller leverantör lämna in något till dig, använd en filförfrågan (även kallad uppladdningslänk eller "endast lämna"). Den andra kan ladda upp filer men ser inte vad som redan finns i mappen. Ge varje kund en egen mapp och en egen förfrågan, med lösenord och slutdatum. Då kan kund A aldrig se kund B:s handlingar, och du ser direkt vem som skickat vad.
Vad som inte ska skickas via vanligt mejl
Ett vanligt mejl kan jämföras med ett vykort som passerar flera postkontor. Förbindelsen mellan mejlservrar är ofta krypterad, men mejlet ligger därefter läsbart i avsändarens och mottagarens inkorgar, ofta i flera år, och en felskriven adress räcker för en personuppgiftsincident (lektion 8.2).
Skicka därför inte som vanlig bilaga:
- kopior av pass eller identitetshandlingar;
- medicinska uppgifter eller hälsouppgifter;
- lönebesked, löneöversikter och personnummer;
- lösenord och återställningskoder (de hör hemma i en lösenordshanterare, eventuellt via ett delat valv, lektion 2.2).
Använd istället en delning med lösenord och utgångsdatum från ditt eget lagringsutrymme, eller en tjänst som stöder krypterad överföring, där endast mottagaren kan öppna meddelandet. Det finns olika typer: kryptering inbyggd i ditt mejlprogram eller mejlpaket, en säker meddelandetjänst, eller en fristående tjänst för krypterad filöverföring.
Minimala uppgifter
Det bästa skyddet mot ett läckage är uppgifter som du inte delar. Fråga dig vid varje delning: behöver den andra verkligen detta? En bokförare behöver dina fakturor, inte hela ditt kundregister. En hyresvärd vill veta att någon existerar, men behöver inte alltid en kopia av passet. Måste en kopia av en identitetshandling ändå lämnas, kan du dölja personnumret och passfotot och sätta ett vattenmärke med syfte och datum. Kontrollera om det finns en liknande app eller tjänst från en officiell myndighet i ditt land för detta ändamål.
Städning
Länkar hopar sig. Många tjänster visar en översikt över allt du har delat. Gå igenom den en gång per kvartal:
- Stoppa alla offentliga länkar utan utgångsdatum som inte längre behövs.
- Kontrollera om externa personer fortfarande har åtkomst till mappar från ett avslutat uppdrag.
- Ställ in ett standardutgångsdatum för nya länkar där det går.
I praktiken: så här ser det ut
I exempelmiljön Nextcloud skapar du en offentlig länk via fliken Delad för en fil. Under Ändra länk hittar du rättigheterna (Endast visa eller Tillåt redigering) och under Avancerade inställningar lösenordet, utgångsdatumet, Dölj nedladdning, en notering till mottagaren och Begränsa nedladdningar. Med Sluta dela drar du tillbaka länken direkt. Delar du via en e-postadress skickar Nextcloud en egen länk till varje mottagare som du kan dra tillbaka per person. För inlämning finns filförfrågan, med en egen mapp per kund, lösenord och slutdatum. I Euro-Office delar du dokument via samma typ av länkar; handledningen rekommenderar att endast ge redigeringsrättigheter om det verkligen behövs. Andra molnlagringstjänster fungerar på liknande sätt, även om knapparna heter annorlunda och vissa alternativ (som en nedladdningsgräns) inte finns överallt.
Sammanfattning
- Välj det mest begränsade sättet att dela som fungerar: internt, personligt, och först i sista hand en offentlig länk.
- En offentlig länk fungerar för alla som har den; ge den ett lösenord (via en annan kanal), ett utgångsdatum och endast läsrättigheter.
- Dela filen, inte mappen; använd en filförfrågan om någon behöver lämna in något.
- Skicka inte känsliga uppgifter som vanlig bilaga och dela endast det den andra verkligen behöver.
- Städa bort gamla länkar och extern åtkomst regelbundet.
Quiz
Uppgift
Uppgift A7.3: Bedöm dellänken. Du får en serie situationer med inställningarna för en dellänk: vad som delas, med vem, med vilka rättigheter, om det finns ett lösenord och utgångsdatum och hur lösenordet skickas. Bedöm för varje situation om det är i sin ordning, kan göras bättre eller inte bör göras så, och välj den viktigaste förbättringen. Programmet rättar ditt svar och ger förklaring för varje situation.
Läs mer
Stegen i WebOké-artiklarna gäller för WebOkés miljö; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.
- Nextcloud-guide 5.2: En offentlig länk skapa: läsning, redigering, lösenord, utgångsdatum och hämtningsgräns
- Nextcloud-guide 5.4: Dela via e-post med någon utan konto
- Nextcloud-guide 16.5: En kund som ska lämna in filer via en filförfrågan med lösenord och slutdatum
- Euro-Office handbok 9.3: Lösenord och utgångsdatum för en länk
- Euro-Office handbok 9.5: Dela med någon utanför din organisation