En kund som ska lämna in filer via en filförfrågan med lösenord och slutdatum

Frågan: "Mina kunder behöver lämna in handlingar: lönebesked, fakturor, foton. E-post fungerar dåligt med stora filer och är inte säkert. Hur ordnar jag så att de kan lämna filer hos mig, utan att de ser något annat?"

Lösningen: en filförfrågan per kund, i en egen mapp, med ett lösenord och ett slutdatum. Kunden laddar upp via sin webbläsare och behöver inget konto.

Steg 1: en mapp per kund

1. Skapa i Filer en mapp för inlämningar, till exempel Inlämningar.
2. Skapa en mapp per kund i den, till exempel Inlämningar/Bakkerij De Linde 2026 (se Mappar skapa, flytta, kopiera och byta namn).

På så sätt kommer en kund aldrig åt en annan kunds filer, och du vet alltid vem som skickat vad.

Steg 2: skapa filförfrågan

1. Klicka på Nytt och välj Skapa filförfrågan.
2. Fyll i vid Ämne för begäran vad du efterfrågar, till exempel "Årshandlingar 2026".
3. Välj under Mapp för uppladdning kundens mapp.
4. Skriv under Anteckning till mottagaren exakt vad du behöver och till när. Den texten ser kunden högst upp på uppladdningssidan.

Steg 3: lösenord och slutdatum

1. Klicka på Fortsätt.
2. Markera Ange sista inlämningsdag och välj ett datum några dagar efter din deadline.
3. Markera Ange lösenord och välj ett lösenord.
4. Klicka på Fortsätt och kopiera Delningslänk med knappen till höger i fältet.

Steg 4: skicka länken och lösenordet

Skicka själva länken till din kund, till exempel i ett e-postmeddelande. Skicka lösenordet via en annan kanal: sms, WhatsApp eller telefon. På så sätt har den som snappar upp e-posten ändå ingen nytta av länken.

Din kund öppnar länken, anger lösenordet och klickar på Laddar upp eller drar sina filer till fönstret. Hen ser bara din anteckning och uppladdningsknappen, inte vad som redan finns i mappen.

Steg 5: följ upp inkomna filer

• I appen Aktivitet och under fliken Aktivitet för mappen ser du vad som kommit in och när (se Chatt och aktivitet för en fil).
• Efter slutdatumet slutar länken automatiskt att fungera. Är du klar tidigare, ta då bort delningen under fliken Dela för mappen, eller under Delningar och Filförfrågningar.
• Skapa en ny förfrågan per år eller per uppdrag för din kund. Då hålls allt snyggt åtskilt.

Obs: det kunder laddar upp räknas in i din lagring (se Den som använder delade filer använder ditt lagringsutrymme). Städa därför bort gamla inlämningar eller arkivera dem.

Mer information om själva filförfrågan finns i Filer låta levereras: fildroppe och filförfrågan.