Arkivera: en arkivmapp på servern eller en pst-fil

Vill du rensa din Inkorg men spara gammal e-post? Då kan du arkivera den. Med en e-postadress från WebOké har du två sätt. De skiljer sig i var din e-post hamnar efteråt.

Sätt 1: en arkivmapp på servern (rekommenderas)

Skapa en mapp under din e-postadress i Outlook, till exempel Arkiv eller Arkiv 2025, och dra gammal e-post dit. Mappen ligger på vår server.

• Du ser arkivet på alla datorer, i telefonen och i webbmejlen.
• Det ingår i säkerhetskopiorna för ditt paket.
• Det räknas dock in i lagringsutrymmet för din brevlåda (se Mappar, skickad e-post och en full brevlåda).

Många versioner av Outlook har också knappen Arkivera. Den flyttar ett meddelande till en arkivmapp. För ett IMAP-konto frågar Outlook ibland först vilken mapp det ska vara. Välj då en mapp under din e-postadress, inte en mapp på din dator.

Sätt 2: en pst-fil på din dator

Klassiska Outlook kan lägga e-post i en Outlook-datafil, en fil som slutar på .pst. Filen ligger på din dator, inte på vår server.

• Det är praktiskt om din brevlåda börjar bli full och din gamla e-post inte längre behöver ligga på servern.
• Men: den e-posten ser du då bara på den här datorn. Inte i telefonen och inte i webbmejlen.
• Går datorn sönder eller skadas filen, så förlorar du den e-posten. Pst-filen ingår inte i våra säkerhetskopior. Gör därför en egen säkerhetskopia av den (se Strategi för säkerhetskopiering: 3-2-1-regeln för ditt eget företag).

I klassiska Outlook skapar du en pst-fil via Fil, Öppna och exportera och sedan Importera/exportera, där du väljer att exportera till en fil. Dessutom finns funktionen Autoarkivering, som automatiskt flyttar gammal e-post till en pst-fil. Slå bara på den om du vet var filen ligger och har en säkerhetskopia av den.

Pst-filer och nya Outlook

Nya Outlook kan bara använda pst-filer i begränsad utsträckning. Microsoft anger bland annat som krav att klassiska Outlook också finns på din dator och att du har ett abonnemang på Microsoft 365. Vill du byta, flytta då först tillbaka e-posten från dina pst-filer till en mapp på servern i klassiska Outlook. Då ser du den automatiskt i nya Outlook.

Tips: Klassiska Outlook sparar även ett IMAP-konto i en fil som slutar på .ost. Den är bara en kopia av det som ligger på servern. Går filen sönder kan Outlook hämta allt från servern igen. En .pst är något annat: där finns e-posten ofta bara på ett ställe.