Din e-post via Microsofts moln: integritetsvalet

När du lägger till din e-postadress från WebOké i nya Outlook eller Outlook-appen hämtar Outlook inte själv din e-post från vår server. Microsoft kallar det att "synkronisera ditt konto med Microsoft Cloud". Det är bra att veta vad det innebär, så att du kan göra ett medvetet val.

Vad händer egentligen?

1. Du anger din e-postadress, ditt lösenord och serveruppgifterna i Outlook.
2. Outlook skickar uppgifterna till Microsoft. En server hos Microsoft loggar in på vår e-postserver för din räkning.
3. Microsoft sparar en kopia av din e-post i sina egna datacenter. Enligt Microsoft gäller det din e-post och, där det går, din kalender och dina kontakter.
4. Nya Outlook på din dator eller appen i din telefon kommunicerar sedan med Microsoft, inte längre med vår server.

Microsoft skriver själva att Microsofts tjänsteavtal och Microsofts sekretesspolicy gäller för de synkroniserade uppgifterna. WebOkés villkor gäller fortfarande för e-posten på vår server.

Vad märker du av det?

• Fördröjning. Ny e-post dyker ibland upp först efter en stund, eftersom Microsoft måste hämta den först.
• Otydliga felmeddelanden. Om Microsoft inte lyckas logga in ser du ofta bara att något har gått fel. Inte om det beror på ditt lösenord, servern eller porten.
• Inloggning från Microsofts servrar. Vår server ser inloggningsförsöken från Microsoft, inte från din internetanslutning.
• Inget val. För nya Outlook för Windows och Outlook-appen beskriver Microsoft inget sätt att stänga av detta. Om du inte ger ditt samtycke kan du inte lägga till ditt konto.

Är det ett problem?

Det avgör du själv. För många är det inget problem. Men arbetar du med känsliga uppgifter, till exempel inom vården, advokatbranschen eller en myndighet, eller har du kommit överens om var din organisations e-post ska lagras? Då vill du kanske inte att en kopia hamnar hos Microsoft. Rådgör vid behov med den som ansvarar för GDPR hos er.

Mer bakgrund hittar du i vår blogg Outlook: en integritetsmardröm och i lektionen Outlook: nya och klassiska.

Vill du inte ha en kopia hos Microsoft?

• Använd klassiska Outlook i Windows. Den ansluter själv till vår server (se Lägg till din e-postadress i klassiska Outlook).
• På Mac väljer du direkt synkronisering när du lägger till kontot i Outlook (se Outlook-appen i telefonen och Outlook för Mac), eller så använder du Apple Mail.
• I telefonen använder du e-postappen som redan finns i den (se iPhone och iPad och Android och Gmail-appen).
• Eller så väljer du ett annat e-postprogram, som Thunderbird, eller webbmejlen (se Öppna webbmejlen).