Outlook: nytt och klassiskt

Modul 2: Ställ in din e-postlåda · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du ställa in en IMAP-brevlåda i nya och klassiska Outlook för Windows och i Outlook för Mac, och du vet vad skillnaden är för var din post och ditt lösenord hamnar.

Nyckelbegrepp: nya Outlook, klassiska Outlook, Outlook för Mac, Outlook-appen på telefonen, synkronisera med Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, .ost- och .pst-fil, manuell inställning

Två program med samma namn

"Outlook" är numera ett samlingsnamn. På en Windows-dator kan du stöta på två helt olika program:

De gamla Windows-apparna Mail och Kalender stöds inte längre sedan slutet av 2024; den som använde dem hamnar automatiskt i nya Outlook. Därför har många fått nya Outlook utan att själva ha valt det.

Vad "via Microsofts moln" betyder

Det här är den viktigaste skillnaden, och få känner till den. Klassiska Outlook, Thunderbird och Apple Mail ansluter själva direkt till din IMAP-server. Ditt lösenord finns bara på din egen dator.

Nya Outlook fungerar annorlunda. Microsoft kallar det att "synkronisera ditt konto med Microsoft Cloud": en server hos Microsoft loggar in åt dig hos din mailserver, hämtar din post och sparar en kopia i Microsofts datacenter. Nya Outlook på din dator pratar därefter med Microsoft, inte med din egen mailserver. För det får Microsoft din e-postadress, ditt lösenord och en kopia av din post, kalender och dina kontakter. Microsoft skriver själva att deras egna villkor och integritetspolicy då gäller för dessa uppgifter. Samma sak gäller Outlook-appen på iPhone och Android och, om du inte stänger av det, Outlook för Mac.

Konsekvenser du märker i praktiken:

• Fördröjning. Ny post dyker ibland upp först efter en stund, eftersom Microsoft först måste hämta den.
• Otydliga felmeddelanden. Lyckas inte Microsoft logga in ser du bara "något gick fel". Du ser inte om det beror på lösenordet, porten eller certifikatet.
• Inloggningsförsök från en främmande IP-adress. Din mailserver ser inloggningsförsök från Microsofts servrar, inte från din egen internetanslutning. Efter några misslyckade försök kan en sådan server blockeras, och då slutar det fungera under en längre tid.
• Integritet och regler. För vissa organisationer (vård, myndigheter, advokatverksamhet) får affärsmejl inte hamna hos en tredje part utan vidare. Då blir nya Outlook med ett IMAP-konto ett problem för GDPR-avtalen.

Vill du inte det här, använd klassiska Outlook (så länge Microsoft fortsätter leverera det), Thunderbird (lektion 2.5), eller på Mac Apple Mail (lektion 2.3). I Outlook för Mac kan du stänga av synkroniseringen med Microsoft Cloud när du lägger till ett IMAP-konto.

Ställa in klassiska Outlook

1. Klicka på Fil och sedan Lägg till konto.
2. Skriv din e-postadress. Klicka på Avancerade alternativ och kryssa i Låt mig konfigurera mitt konto manuellt. Klicka på Anslut.
3. Välj IMAP.
4. Inkommande e-post: servernamn, port 993, krypteringsmetod SSL/TLS.
5. Utgående e-post: servernamn, port 587 med STARTTLS (eller 465 med SSL/TLS).
6. Klicka på Nästa, fyll i brevlådans lösenord, klicka på Anslut. Frågar Outlook efter ett användarnamn, fyll då i din fullständiga e-postadress.

Hamnar du i ett äldre fönster Kontoinställningar, välj då ett nytt konto av typen IMAP och fyll i samma uppgifter. Markera under Fler inställningar, fliken Server för utgående e-post, att den utgående servern kräver autentisering, med samma inställningar som den inkommande servern.

Ställa in nya Outlook

1. Öppna Inställningar (kugghjulet) och sedan Konton.
2. Välj Lägg till konto, skriv din e-postadress, klicka på Fortsätt.
3. Välj IMAP när Outlook frågar vilken typ av konto det är.
4. Öppna de avancerade inställningarna (eller "fler alternativ") så att du kan fylla i servrarna själv.
5. Inkommande: servernamn, port 993, SSL/TLS. Utgående: servernamn, port 587 STARTTLS eller 465 SSL/TLS. Fyll i din fullständiga e-postadress och lösenordet för båda.
6. Klicka på Fortsätt. Outlook ber om tillåtelse att synkronisera kontot med Microsoft Cloud. Utan den tillåtelsen går det inte att lägga till kontot.

Fallgropar med Outlook

Outlook väljer själv Exchange eller Microsoft 365. Outlook försöker först med autodiscover (lektion 2.1). Hittar det inget eller något felaktigt, antar det ibland att din adress är ett Microsoft-konto och fortsätter be om ett Microsoft-lösenord. En vanlig brevlåda hos ett webbhotell är inget Exchange-konto. Välj alltid manuellt IMAP (eller POP3).

Den skickade posten ligger lokalt. I äldre versioner eller vid en felaktig mappkoppling lägger Outlook skickad post i en mapp "Skickat" på din dator i stället för i mappen Skickat på servern. Då ser du inte den posten på din telefon. Hur du rättar till det beskrivs i lektion 3.1.

.ost och .pst. Klassiska Outlook sparar ett IMAP-konto i en .ost-fil: en kopia av det som finns på servern, som Outlook själv kan bygga upp på nytt. Ett POP3-konto eller ett arkiv ligger i en .pst-fil: det är den enda platsen där den posten finns. Ta därför alltid en säkerhetskopia av en .pst. En trasig .ost kan du kasta bort; Outlook hämtar allt på nytt från servern.

Stora brevlådor. Klassiska Outlook kan för ett IMAP-konto ställa in hur mycket post som sparas offline på din dator (till exempel de senaste 12 månaderna). Är den perioden kort kan äldre post verka saknas, trots att den finns kvar på servern. Du ser då meddelandet att det finns fler objekt på servern. Gör perioden längre under kontoinställningarna om du även vill kunna söka igenom gammal post på din dator.

Ett nytt lösenord. Har du ändrat brevlådans lösenord frågar Outlook oftast automatiskt efter det nya. I klassiska Outlook ändrar du det via Fil, Kontoinställningar, i nya via Inställningar, Konton. Glöm inte dina andra enheter, annars kan servern blockera din IP-adress (lektion 1.4).

Outlook för Mac och på telefonen

Outlook för Mac ställer du in via menyn Outlook, Inställningar, Konton, plustecknet, Nytt konto. Välj IMAP och fyll i samma uppgifter. Håll koll på kryssrutan för synkronisering med Microsoft Cloud.

Outlook-appen på iPhone och Android fungerar alltid via Microsofts moln. På en telefon är den inbyggda e-postappen (Apple Mail, Gmail-appen) oftast det enklare valet (lektion 2.3 och 2.4).

I praktiken: Outlook med en hostingbrevlåda

Med en brevlåda från WebOké fyller du i Outlook i: IMAP, ditt domännamn eller servernamnet för ditt paket, port 993 SSL/TLS, utgående 587 STARTTLS eller 465 SSL/TLS, din fullständiga e-postadress och brevlådans lösenord. Med nya Outlook går anslutningen via Microsoft, och mailservern ser alltså inloggningsförsök från Microsoft. Hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt; bara servernamnet skiljer sig.

Sammanfattning

• Det finns två Outlook för Windows: det klassiska (direkt till din mailserver) och det nya (via Microsofts moln).
• Nya Outlook ger Microsoft ditt lösenord och en kopia av din post. Vill du inte det, använd klassiska Outlook, Thunderbird eller Apple Mail.
• Välj alltid manuellt IMAP; en hostingbrevlåda är inget Exchange-konto.
• En .ost är en kopia av servern, en .pst är ofta den enda platsen där posten finns: ta en säkerhetskopia av den.

Quiz

Uppgift

Uppgift O2.2: Ställ in och kontrollera Outlook. Använder du Outlook? Ta reda på vilken version du har (klassisk, ny, Mac eller app) och ställ in din brevlåda eller kontrollera de befintliga inställningarna. Fyll i checklistan: kontotyp, inkommande server och port, utgående server och port, säkerhet, användarnamn för inkommande och utgående, autentisering för utgående påslaget, och om kontot går via Microsoft Cloud. Svara till sist: är det senare ett problem för dig eller din organisation, och varför? Programmet visar sedan kriterierna.

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés paneler; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• DirectAdmin-guide 8.2: Outlook för Windows (nya och klassiska)
• DirectAdmin-guide 8.3: Apple Mail och Outlook på Mac
• Lägg till en brevlåda i Outlook
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (Microsofts egen förklaring av synkronisering via molnet)