Flytta e-post: planen

Modul 8: Flytta och få ordning på ditt domän · Lästid: 11 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du planera en flytt av din e-post till en annan leverantör: vad du kartlägger i förväg, i vilken ordning du arbetar och vad som inte flyttar med automatiskt.

Nyckelbegrepp: inventering (brevlådor, alias, vidarebefordran, catch-all, autosvar, filter), brevlådestorlek och lagringsutrymme, lösenord, sänka TTL i förväg, ordning (skapa, första kopia, byta MX, andra kopia, enheter), kalender och kontakter (ingen IMAP), POP3-post på datorn, Microsoft 365 och Gmail (inloggning istället för lösenord), DNS-poster som ska följa med, kommunikation

Vad flyttar du egentligen?

"Att flytta min e-post" låter som en enda sak, men det är minst fem:

1. Själva brevlådorna, med alla mappar och meddelanden som ligger på servern.
2. Adresserna runt omkring: alias, vidarebefordran, en catch-all, e-postlistor, autosvar och filter på servern. De finns i din gamla leverantörs panel och flyttar aldrig med automatiskt.
3. DNS för din e-post: MX, SPF, DKIM, DMARC, eventuellt autodiscover-, autoconfig- eller SRV-poster. Efter flytten måste dessa stämma med den nya leverantören.
4. Dina enheter: varje dator, telefon och surfplatta där brevlådan är inställd, plus allt som skickar e-post via SMTP (din webbplats, en skrivare eller skanner, ett bokföringsprogram).
5. Det som inte är e-post: kalendrar och kontakter. Dessa ligger hos Microsoft 365, Google och många andra leverantörer i samma konto, men flyttar inte via IMAP. De flyttar du separat.

Den som bara tänker på punkt 1 upptäcker efter flytten att factuur@ inte längre vidarebefordras till bokföraren, att skannern inte längre kan skicka e-post, eller att hela företagets kalender är tom.

Steg 1: inventeringen

Börja med att göra en lista. Ett kalkylark med en adress per rad fungerar bra:

Fyll också i:

• Storleken per brevlåda. Din nya brevlåda måste vara tillräckligt stor, med utrymme att växa (lektion 3.2). En kopiering som avbryts halvvägs för att den nya brevlådan är full är den vanligaste orsaken till att en flytt kör fast.
• Vem som jobbar med POP3. Med POP3 ligger posten ofta bara på den där datorn, inte kvar på servern (lektion 1.3). En kopiering från servern tar alltså inte med den posten. Den måste du föra över manuellt från e-postprogrammet.
• Vad mer som skickar e-post. Webbplats, webbutik, skanner, kassasystem, övervakning. Vart och ett av dessa har SMTP-uppgifter som ändras efter flytten.
• Särskilda DNS-poster som din gamla leverantör har satt upp för din e-post, och poster från andra tjänster (nyhetsbrevs-DKIM, verifieringar) som måste finnas kvar.

Städa upp samtidigt: adresser som ingen längre använder behöver du inte flytta. Och en flytt är ett bra tillfälle att avskaffa en catch-all.

Steg 2: ordna åtkomst

För att kopiera e-post måste ett program logga in på den gamla brevlådan. Hos de flesta leverantörer görs det med e-postadressen och lösenordet via IMAP. Två viktiga undantag:

• Gmail och Google Workspace tillåter inte att externa program loggar in med ditt vanliga lösenord. Du skapar ett app-lösenord, vilket kräver att tvåstegsverifiering är aktiverad. I Google Workspace kan administratören ha stängt av den möjligheten.
• Outlook.com, Hotmail, Live och Microsoft 365 accepterar inte längre lösenord för IMAP, inte ens app-lösenord. Du loggar in hos Microsoft (OAuth) och ger ett program tillfällig åtkomst. I en företagsmiljö kan administratören behöva ge sitt godkännande.

Har du glömt lösenorden? Sätt då nya innan flytten, och skriv ner dem säkert (en lösenordshanterare, lektion 3.4).

Steg 3: sänk TTL för din MX i förväg

Bytet av MX (lektion 8.2) är ögonblicket då ny post börjar komma in någon annanstans. Resolvrar minns det gamla MX-svaret så länge som TTL anger (DNS-kursen lektion 6.1). Står den på en dag, kommer en del avsändare att fortsätta leverera till din gamla leverantör i upp till ett dygn.

Sänk därför TTL för dina MX-poster några dagar i förväg, till exempel till 300 sekunder. Gör det minst en gammal TTL-period innan bytet: står TTL nu på 86400 (ett dygn), sänker du den senast ett dygn i förväg. Efter flytten sätter du tillbaka den till ett normalt värde, till exempel 3600.

Flyttar du hela domänet till en annan leverantör (byte av namnservrar), avgör TTL för namnservrarna hos registryn hur snabbt det går. Den kan du inte sänka själv; räkna då med en övergångstid på ett dygn eller längre (DNS-kursen lektion 6.3).

Steg 4: ordningen

Den ordning som ger minst risk:

1. Skapa nya brevlådor, alias och vidarebefordringar hos den nya leverantören, med samma namn. Ändra ännu ingenting i DNS. De gamla brevlådorna fortsätter fungera som vanligt.
2. Första kopian av alla brevlådor (lektion 8.2). Det kan ta flera timmar. Ingen märker något av det.
3. Förbered DNS: lägg in poster för SPF, DKIM och DMARC från den nya leverantören i förväg, parallellt med de gamla där det går. Observera: SPF måste tillfälligt innehålla båda leverantörerna (en enda post, lektion 4.2). DKIM kan ligga sida vid sida, eftersom varje leverantör har en egen selector.
4. Byt MX vid en lugn tidpunkt, till exempel fredag eftermiddag eller kväll. Från och med nu kommer ny post in hos den nya leverantören.
5. Andra kopian efter ett dygn, när den gamla TTL:n säkert har löpt ut. Den tar med sig posten som kom in hos den gamla leverantören under mellantiden. Meddelanden som redan kopierats hoppas över.
6. Ställ om enheter: nya konton i e-postprogrammen, uppdatera webbplats och skanner, ta bort gamla konton (lektion 8.2).
7. Städa upp: ta bort den gamla leverantören från SPF, ta bort gamla DKIM-poster, återställ TTL till normalt.
8. Säg upp den gamla brevlådan först när allt har fungerat bra i några veckor. Fram till dess har du en komplett kopia kvar där.

Ett vanligt misstag är att göra ordningen tvärtom: byta MX eller domän först och skapa brevlådorna efteråt. Då avvisas post under mellantiden med 550 5.1.1 (adressen finns inte), och avsändarna får en bounce.

Kalender, kontakter och lokal e-post

Kalender och kontakter flyttar via andra protokoll (CalDAV, CardDAV, eller Microsofts och Googles egna kopplingar). Exportera dem separat före flytten: en .ics-fil per kalender och en .vcf-fil för kontakter, och importera dem hos den nya leverantören eller i ditt nya kalenderprogram. Även delade kalendrar och mötesinbjudningar måste delas på nytt.

Post som bara finns på datorn (POP3, eller mappar som i Outlook ligger som en .pst-fil på datorn) för du över från e-postprogrammet: lägg till den nya brevlådan som ett IMAP-konto och dra mapparna dit. Eller exportera en .pst-fil och importera den.

Meddela i förväg

Berätta för användarna i förväg vad som kommer att hända: när bytet sker, att de behöver ställa in ett nytt konto på sin telefon och bärbara dator, och vem de kan kontakta om något inte fungerar. En enkel instruktion med de nya inställningarna (lektion 2.1) förebygger många frågor.

I praktiken: så här ser det ut hos en leverantör

Hos WebOké skapar du brevlådorna i DirectAdmin eller Mitt WebOké, och kopierar posten med e-postflyttverktyget i Mitt WebOké (som även kan logga in hos Microsoft) eller med IMAPSync-migreringar i DirectAdmin. Andra leverantörer har liknande migreringsverktyg, eller så använder du ett fristående program. Stegen ovan är desamma överallt.

Sammanfattning

• En flytt omfattar brevlådor, adresser runt omkring, DNS, enheter samt kalender och kontakter.
• Gör en inventering med storlek, POP3-användare, vidarebefordringar och allt som skickar via SMTP.
• Ordna åtkomst: app-lösenord för Gmail, inloggning hos Microsoft för Outlook och Microsoft 365.
• Sänk TTL för din MX i god tid i förväg. Ordning: skapa, första kopia, förbered DNS, byt MX, andra kopia, enheter, städa upp, säg upp först därefter.
• Kalendrar, kontakter och lokalt lagrad e-post flyttar inte med via IMAP.

Quiz

Uppgift

Uppgift O8.1: Göra en flyttplan. Gör för din egen domän (eller för exempelföretaget i den här lektionen) en inventering med kolumnerna från tabellen ovan och en tidslinje med datum för: sänka TTL, skapa brevlådor, första kopia, byta MX, andra kopia, enheter, städa upp och säga upp. Besvara också: vem jobbar med POP3, vad skickar e-post via SMTP, och hur flyttar du kalender och kontakter? Du får därefter en checklista med punkterna som ska finnas med i en bra plan.

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés paneler; hos andra leverantörer fungerar det på ett liknande sätt.

• DirectAdmin-guide 10.1: Flytta din e-post: alternativen
• WebOké manual 7.2: Flytta e-post till WebOké (även från Microsoft 365)
• Flytta domän, webbplats och e-post tillsammans utan driftstopp: steg-för-steg-guiden
• E-post som tas emot medan du flyttar ditt domännamn
• Gratis DNS-kurs 6.3: DNS vid en flytt
• Gratis DNS-kurs 6.1: TTL och cache