Lagring, kvoter och en full brevlåda

Modul 3: Hantera din e-postlåda · Lästid: 9 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du förklara var lagringen i en brevlåda tar vägen, vad en kvot är, vad en avsändare märker när din brevlåda är full, och göra en städ- och arkivplan som inte låter något mejl försvinna.

Nyckelbegrepp: lagring, kvot (per brevlåda och per paket), användning per mapp, bilagor och base64, maximal meddelandestorlek (SIZE), varningsmejl, 452 4.2.2 och 552 5.2.2 (brevlådan full), 552 5.3.4 (meddelandet för stort), städa, arkivera, lokal mapp, säkerhetskopia

Var tar utrymmet vägen?

Ett vanligt textmejl är några kilobyte. Du kan spara hundratusentals sådana. Utrymmet går nästan alltid åt till tre saker:

1. Bilagor. Foton, pdf:er, presentationer. Ett enda meddelande med tio mobilfoton kan snabbt bli 30 till 50 MB.
2. Skickade mejl. Varje bilaga du skickar hamnar också i din mapp för skickade mejl. Skickar du en offert på 8 MB till fem kunder i fem separata mejl, ligger den där fem gånger.
3. Papperskorg och skräppost. Borttagna mejl ligger i Papperskorgen tills du tömmer den. Skräppost ligger i skräppostmappen tills skräppostfiltret eller du själv städar. Båda räknas in.

En fjärde, dold orsak såg du i lektion 3.1: meddelanden som är markerade som borttagna men aldrig slutgiltigt raderade.

Varför en bilaga blir större

E-post var från början bara tänkt för text. En bilaga (ett foto, en pdf) omvandlas därför till text med base64. Varje 3 byte blir då 4 tecken. En bilaga blir alltså ungefär en tredjedel större, och med radbrytningarna inräknade lite till. En pdf på 15 MB på din dator blir i mejlet drygt 20 MB.

Det är viktigt när det gäller gränser. Säger en mottagare "max 25 MB" gäller det storleken på hela meddelandet efter omvandlingen. En bilaga på 20 MB kommer då inte längre igenom.

Två sorters gränser

Kvoten: hur mycket får du spara?

En kvot är den maximala lagringen för en brevlåda. Det finns oftast två nivåer:

• Själva brevlådan. Du kan sätta en gräns per brevlåda, till exempel 2 GB för en allmän adress, så att en enda brevlåda inte tar allt utrymme.
• Paketet eller abonnemanget. Alla brevlådor tillsammans (och i ett hostingpaket även webbplatsen, databaserna och säkerhetskopiorna) delar på den totala lagringen. Är den full hjälper en generös kvot per brevlåda inte längre.

Hos en molnbaserad e-posttjänst för företag är det ofta reglerat per användare, med en fast mängd per licens. Principen är densamma.

Meddelandestorleken: hur stort får ett enskilt mejl vara?

Oavsett lagringen har varje mailserver en maximal meddelandestorlek. Den gäller både vid sändning (din server) och vid mottagning (mottagarens server). Den minsta av de två avgör om det går. Mailservrar meddelar sin gräns i början av SMTP-samtalet med tillägget SIZE (se lektion 1.2), till exempel 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Vanliga gränser ligger mellan 20 och 50 MB. Gmail tillåter till exempel bilagor upp till 25 MB; större filer lägger Gmail själv in som en länk till Google Drive. Utgå aldrig från att en mottagare klarar mer än 20 MB. För stora filer är en nedladdningslänk (till exempel från din molnlagring) ett bättre val: ingen gräns, ingen dubbellagring, och du kan återkalla länken senare.

Vad händer när en brevlåda är full?

Först får du oftast en varning: ett mejl från servern om att du närmar dig en gräns, till exempel 90 %. På servrar med Exim (som DirectAdmin) är det den engelska texten The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Är brevlådan verkligen full avvisar servern nya mejl. Det beror på servern om det sker tillfälligt eller permanent:

Koden X.2.2 betyder i de utökade statuskoderna (RFC 3463) precis detta: "brevlådan full". Modul 6 går djupare in på bounces.

Observera skillnaden mot ett för stort meddelande: 552 5.3.4 Message too big betyder att meddelandet är större än servern tillåter. Att städa hjälper då inte; avsändaren måste skicka filen på ett annat sätt.

Och lägg märke till att du själv ofta inte märker en full brevlåda. Du kan fortsätta skicka mejl och läsa din gamla post som vanligt. Det är avsändarna som får ett felmeddelande, och en kund som fått en bounce tre gånger ringer inte alltid.

Städa utan att ångra dig

En ordning som nästan alltid fungerar:

1. Se var utrymmet finns. I webbmejlen eller kundpanelen ser du ofta användningen per mapp. Oftast ligger Skickat, Papperskorgen eller en gammal mapp med bilagor i topp.
2. Töm Papperskorgen och Skräppost. Det är den snabbaste vinsten och kostar inget.
3. Leta efter stora meddelanden. I de flesta webbmejl och program kan du sortera efter storlek. Spara bilagan du behöver bland dina filer och ta bort mejlet, eller bara bilagan (Thunderbird och Apple Mail kan ta bort en bilaga från ett meddelande).

4. Arkivera gamla år. Mejl du vill behålla men sällan behöver kan flyttas till ett arkiv. Du har två alternativ:

   • en arkivmapp på servern: syns överallt, men räknas in i lagringen;
   • en lokal mapp på din dator (Thunderbird: Lokala mappar; Apple Mail: På min Mac; Outlook: en .pst-datafil). Den räknas inte längre in, men finns bara på just den datorn. Se då själv till att ha en säkerhetskopia av den datorn. Utan säkerhetskopia är lokal arkivering en flytt till en enda hårddisk.
5. Justera kvoten först efteråt, om det fortfarande behövs och ditt paket har utrymme.

Storskalig städning med en knapp i panelen (till exempel "ta bort allt äldre än ett år i Inkorgen") är smidigt, men oåterkalleligt. Med IMAP försvinner det dessutom direkt från alla dina enheter. Spara det du behöver innan du gör det.

Bevarandeplikt

I Sverige ska räkenskapsinformation enligt bokföringslagen (7 kap. 2 §) sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och där kan affärsmejl ingå, till exempel offerter, orderbekräftelser och fakturor. Städa alltså inte bort det hur som helst. Lägg det i ett arkiv med en säkerhetskopia, eller spara bilagorna i din bokföring.

I praktiken: så här ser det ut i en panel

I DirectAdmin ser du under E-postkonton kolumnen Användning per brevlåda, och totalen högst upp. Via de tre prickarna bakom en brevlåda och Ändra gränser sätter du kvoten i MB, eller kryssar i Max så att brevlådan får använda paketets lediga utrymme. Med Rensa tar du bort gamla mejl ur en mapp på en gång. I Mitt WebOké ser du paketets lagring. Hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt: leta efter "lagring", "kvot" eller "brevlådestorlek" i panelen eller administrationsgränssnittet.

Sammanfattning

• Utrymmet går framför allt åt till bilagor, skickade mejl, Papperskorgen och skräppost.
• Bilagor blir ungefär en tredjedel större i ett mejl på grund av base64.
• Det finns en kvot per brevlåda och en total för paketet; den snävaste gränsen gäller.
• En full brevlåda avvisar mejl: tillfälligt (452 4.2.2) eller permanent (552 5.2.2). Avsändaren märker det, du själv ofta inte.
• Städa i den här ordningen: titta efter, töm Papperskorgen och Skräppost, stora meddelanden, arkivera, och höj kvoten först därefter. Ett lokalt arkiv behöver en egen säkerhetskopia.

Quiz

Uppgift

Uppgift O3.2: Mät ditt lagringsutrymme och gör en städplan. Ta reda på hur mycket lagring din brevlåda använder och vad gränsen är (för brevlådan och för paketet eller abonnemanget). Notera de tre mapparna som tar mest utrymme och hitta dina tio största meddelanden. Gör sedan en städplan: vad ska du ta bort, vad arkiverar du, var ska arkivet ligga, och hur är det arkivet säkerhetskopierat? Ta hänsyn till vad du måste spara av bokföringsskäl.

Läs mer

Stegen i de här artiklarna gäller för WebOkés paneler; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• DirectAdmin-guide 7.3: Lagringsutrymme per mailbox och vad som händer när det blir fullt
• Meddelande: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-post avvisad: message too big
• Hur kontrollerar jag min e-postanvändning?
• Rensa e-postkonton för att frigöra utrymme i DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)