Mappar och synkronisering: varför du har "Skickat" två gånger

Modul 3: Hantera din e-postlåda · Lästid: 9 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du förklara hur IMAP-mappar fungerar på servern, se till att ditt e-postprogram använder rätt specialmappar och undvika att e-post hamnar dubbelt eller försvinner.

Nyckelbegrepp: IMAP-mapp, mapplista på servern, specialmappar (Skickat, Papperskorg, Utkast, Skräppost, Arkiv), special-use (RFC 6154), mappkoppling, prenumerera på mappar, ta bort och radera permanent (expunge), synkroniseringsperiod, offlinekopia

Var ligger dina mappar egentligen?

I lektion 1.3 såg du skillnaden mellan IMAP och POP3. Med IMAP ligger din e-post på servern, och ditt e-postprogram visar vad som finns där. Det gäller även mapparna. Skapar du en mapp "Offerter" i Thunderbird, skapar Thunderbird den mappen på servern. Din telefon ser den sedan också, och webbmailen likaså.

Det är precis vad du vill. Men det betyder också att ett e-postprogram kan skapa mappar på servern som du inte avsett. Och om två program inte är överens om vad en mapp ska heta, får du två.

Några saker att veta om mappar på en IMAP-server:

• Inkorgen heter alltid INBOX på servern. Det är den enda mappen med ett fast namn. Ditt program översätter den till "Inkorg", "Postvak IN" eller "Inkommande".
• Alla andra mappar har ett fritt namn. Servern känner inte till någon "riktig" Skickat-mapp, om den inte själv anger det (se nedan).
• Undermappar separeras med ett tecken, oftast en punkt eller ett snedstreck: INBOX.Offertes eller Offertes/2026. Det ser du sällan, men det förklarar varför vissa program lägger alla mappar under Inkorgen.
• Ett program visar ibland bara de mappar det är prenumererat på. En mapp som finns på servern, men som du inte prenumererar på, verkar då ha försvunnit.

Problemet med specialmapparna

Ditt e-postprogram behöver några mappar för att fungera:

Varje program har sina egna preferenser. Apple Mail använder andra namn än Outlook, och Outlook andra än Gmail-appen. Ställer du in din mejlbox på tre enheter utan att vara uppmärksam kan det gå så här:

• Outlook lägger skickad e-post i Sent Items.
• Din iPhone lägger skickad e-post i Sent Messages.
• Webbmailen lägger skickad e-post i Sent.

Då får du tre Skickat-mappar, och på varje enhet ser du bara en del av det du skickat. Det är den vanligaste klagomålet om IMAP: "jag ser inte på min telefon vad jag skickat från min dator".

Lösningen: special-use

Sedan 2011 finns en utökning av IMAP där servern anger vilken mapp som är till för vad: special-use (RFC 6154). Servern säger till exempel "den här mappen heter Sent och har funktionen \Sent". Ett modernt e-postprogram följer det och skapar inte längre en egen mapp.

De flesta mailservrar stöder detta, liksom de flesta program. Men det går ofta fel vid:

• en mejlbox som funnits i flera år där gamla program redan har skapat egna mappar;
• en mejlbox som flyttats från en annan leverantör, där mapparna hette något annat;
• program som du ställt in manuellt innan servern angav special-use;
• POP3 (där finns inga mappar på servern, så varje enhet sparar sin egen Skickat-mapp lokalt).

Koppla mapparna rätt själv

Har du redan dubbla mappar, eller är du osäker? Då väljer du en mapp per funktion och berättar för varje program vilken mapp det är. Välj helst den mapp som servern själv anger. Den känner du igen i webbmailen: där ligger Skickat-mappen oftast högst upp med en egen ikon.

Var ställer du in det?

• Thunderbird: Kontoinställningar, ditt konto, Kopior och mappar (Skickat, Utkast, Arkiv) och Serverinställningar (vad som händer med borttagna meddelanden, och till vilken mapp).
• Apple Mail på Mac: Inställningar, Konton, ditt konto, Mailboxbeteende. På iPhone: Inställningar, Mail, Konton, ditt konto, själva kontot, Avancerat, och sedan välja mappen på servern per funktion.
• Klassiska Outlook: för ett IMAP-konto väljer du i kontoinställningarna (Fler inställningar, Avancerat) sökvägen till huvudmappen och mappen för borttagna objekt. För skickade objekt har klassiska Outlook i många versioner inget val: det använder den mapp som servern anger, och annars sin egen.
• Gmail-appen: använder den mapp som servern anger; du kan inte ställa in det per mapp.

Därefter flyttar du e-posten från de överflödiga mapparna till den valda mappen, och tar bort de tomma mapparna. Gör det på en enhet (helst webbmailen eller datorn) och vänta tills de andra enheterna tar över ändringen.

Att ta bort sker i två steg

I IMAP innebär borttagning egentligen att en flagga sätts. Ett meddelande får markeringen borttaget (\Deleted), men finns kvar på servern. Först när programmet ger kommandot expunge är det verkligen borta. De flesta program gör så här:

1. Du trycker på Ta bort. Programmet flyttar meddelandet till Papperskorgen (egentligen: det kopieras till Papperskorgen och originalet markeras som borttaget).
2. Originalet raderas permanent (expunge) direkt eller när programmet avslutas.
3. Först när du tömmer Papperskorgen är meddelandet borta från servern.

Vissa program är inställda på ett annat sätt. Då ser du meddelanden med ett streck genom som aldrig försvinner: de är markerade, men aldrig permanent raderade. Och de räknas fortfarande in i ditt lagringsutrymme. Leta då i ditt program efter Komprimera mapp (Thunderbird), Radera borttagna meddelanden eller en inställning som "radera borttagna objekt permanent när mappen lämnas".

Viktigt: att ta bort på en enhet innebär att det tas bort på alla enheter. Det är hela poängen med IMAP. Vill du ta bort ett meddelande från din telefon men behålla det på datorn, går det inte med IMAP. Du kan som mest synkronisera en kortare period på telefonen (se nedan).

Är något ändå borta? Många leverantörer sparar säkerhetskopior som en mejlbox eller mapp kan återställas från, men oftast bara under en begränsad period. Räkna inte med det som ett arkiv.

Hur mycket synkroniserar du?

Ett e-postprogram behöver inte hämta allt. På telefonen är det ofta smidigt att bara synkronisera de senaste veckorna, eller att bara låta Inkorgen pushas. Det sparar utrymme och batteri. Det ändrar ingenting på servern: den gamla e-posten finns kvar där, du ser den bara inte på den enheten.

På datorn skapar de flesta program en offlinekopia av mejlboxen (Outlook i en .ost-fil, Thunderbird och Apple Mail i sin egen mapp). Det är en kopia, inte en säkerhetskopia: tar du bort något på servern försvinner det också från offlinekopian. En riktig lokal lagringsplats är en mapp du själv skapar under Lokala mappar (Thunderbird), På min Mac (Apple Mail) eller i en .pst-datafil (Outlook). Det du drar dit finns inte längre kvar på servern. Mer om det i lektion 3.2.

I praktiken: så här ser det ut i en panel

I WebOkés webbmail (Roundcube) ser du till vänster alla mappar på servern. Under Inställningar, Mappar kan du skapa, byta namn på och ta bort mappar, samt sätta på eller av en prenumeration. Under Inställningar, Preferenser, Specialmappar ser du vilken mapp som används som Skickat, Utkast, Papperskorg och Skräppost. Hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt; webbmailen kan heta något annat där, men nästan all webbmail har en sådan mapphantering.

Sammanfattning

• Med IMAP ligger även dina mappar på servern. Varje enhet ser samma mappar.
• Endast INBOX har ett fast namn. Skickat, Papperskorg, Utkast och Skräppost heter olika beroende på program, om inte servern anger dem (special-use, RFC 6154).
• Dubbla Skickat-mappar löser du genom att välja en mapp per funktion och ställa in varje program på den.
• Att ta bort i IMAP innebär att markera och sedan radera permanent (expunge). Markerade meddelanden räknas fortfarande in i ditt lagringsutrymme.
• En offlinekopia är inte en säkerhetskopia; en lokal mapp är däremot en separat lagringsplats.

Quiz

Uppgift

Uppgift O3.1: Gå igenom dina mappar. Öppna din mejlbox i webbmailen och på varje enhet där du använder den. Anteckna per enhet vilken mapp den använder för Skickat, Papperskorg, Utkast och Skräppost. Har du dubbla mappar? Välj en per funktion, ställ in varje enhet på den, flytta e-posten och ta bort de tomma mapparna. Fyll sedan i checklistan och besvara frågan: vilken mapp angav servern själv, och hur kände du igen det?

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés paneler; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• DirectAdmin-guide 8.7: IMAP eller POP3: vad är skillnaden?
• Vad är IMAP och POP3 och hur fungerar det?
• Hur tar jag bort ett meddelande i IMAP?
• DirectAdmin-guide 18.11: Ett e-postmeddelande har råkat tas bort
• Återställ brevlåda eller raderade e-postmeddelanden från säkerhetskopian
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)