Spara affärsmejl: lagkrav på arkivering och hur du arkiverar
Hur länge måste du spara företagets e-post, och får du spara allt hur som helst? I den här artikeln får du veta vad bokföringskraven och integritetsreglerna säger, med Nederländerna som exempel, och hur du arkiverar e-post i praktiken. Det här är en allmän förklaring och inte juridisk eller skattemässig rådgivning. Tidsfristerna skiljer sig mellan länder: fråga skattemyndigheten, din bokförare eller din revisor.
1. Vilken e-post omfattas av kravet på att spara?
I många länder måste ett företag spara sin bokföring i ett antal år. E-post hör dit om den innehåller avtal eller uppgifter som har betydelse för bokföringen eller skatten. Till exempel:
- offerter, orderbekräftelser och överenskommelser om priser;
- fakturor som du skickar eller tar emot via e-post, med bilagorna;
- avtal och ändringar av dem.
Nyhetsbrev, reklam och vanliga meddelanden utan ekonomiska följder behöver oftast inte sparas.
2. Hur länge? Exemplet Nederländerna
| Vad | Tidsfrist i Nederländerna |
|---|---|
| Bokföring, bland annat fakturor och affärsmejl med ekonomiska följder | 7 år |
| Uppgifter om fastigheter, till exempel en byggnad | 10 år |
- Tidsfristen börjar först när en handling inte längre är aktuell. Ett avtal som löper i fyra år sparar du under de fyra åren, och sedan i ytterligare 7 år.
- Om ditt företag upphör gäller kravet på att spara fortfarande.
- Du får spara digitalt, om du kan visa handlingarna inom rimlig tid och de inte kan ändras obemärkt.
Reglerna finns på webbplatsen för den nederländska skattemyndigheten Belastingdienst. I andra länder gäller andra tidsfrister.
3. Integritetsdelen: inte längre än nödvändigt
E-post innehåller ofta personuppgifter. Enligt GDPR (på svenska dataskyddsförordningen) sparar du inte personuppgifter längre än vad som behövs för ändamålet. Det krockar inte med kravet på att spara: det du enligt lag måste spara får du spara. Men att spara allt för alltid bara för att det går är inte meningen.
- Bestäm för varje typ av e-post hur länge du behöver den, och dokumentera det.
- Rensa bort e-post utan affärsvärde, till exempel gamla jobbansökningar eller kontaktformulär.
- Skydda arkivet lika väl som din brevlåda: med ett starkt lösenord och en backup.
Läs mer om GDPR och din webbplats i GDPR för din webbplats: cookies, externt innehåll, formulär och integritetspolicy.
4. Så arkiverar du e-post
Det finns några sätt. Du kan också kombinera dem.
- En arkivmapp på servern. Flytta gammal e-post till en mapp som Arkiv eller Arkiv 2025. E-posten finns då kvar i webbmejlen, i din telefon och i vår nattliga backup, men räknas in i brevlådans lagringsutrymme. Se Mappar i din brevlåda: Inkorg, Skickat, Utkast, Papperskorg, Skräppost och Arkiv.
- Spara lokalt. Flytta e-post till en lokal mapp i ditt e-postprogram, till exempel en .pst-fil i Outlook eller Lokala mappar i Thunderbird. Det sparar utrymme på servern, men e-posten finns då bara på den datorn. Se Spara e-post lokalt för att spara utrymme på e-postservern.
- Exportera enskilda meddelanden. Ett viktigt meddelande sparar du som .eml-fil, med bilagorna inkluderade. Se Exportera ett meddelande som .eml och importera det igen. Lägg sådana filer till exempel i en fast mapp i din Nextcloud, bredvid din övriga bokföring.
5. Avslutar du en brevlåda eller ett paket?
Exportera då den e-post du måste spara före slutdatumet. Efter slutdatumet upphör paketet direkt. Hur du tar med dig allt läser du i Lämna WebOké: så tar du med dig dina uppgifter.
Utförlig förklaring med skärmbilder: Arkivera: en arkivmapp på servern eller en pst-fil i Outlook-guiden och Arkivera meddelanden i webbmejlguiden.
Vill du lära dig mer? Gå den kostnadsfria kursen E-post i ordning, lektion 3.2 Lagring, kvot och en full brevlåda.