Besvärliga mottagare: Microsoft och T-Online

Modul 6: Bounces och felsökning · Lästid: 11 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen känner du till de egna reglerna hos två mottagare som ofta orsakar frågor, Microsoft (Outlook.com, Hotmail och Microsoft 365) och T-Online, och vet du vad du som användare kan göra och vad administratören av en avsändarserver kan göra vid en försening eller blockering.

Nyckelbegrepp: Outlook.com och Exchange Online Protection, ny IP-adress utan rykte, 451 4.7.500 Server busy, 550 5.7.606 banned sending IP, delist-portalen sender.office.com, SNDS, JMRP, mappen Skräppost, säkra avsändare, T-Online, eget ryktessystem, forward-confirmed reverse DNS, kontaktuppgifter på webbplatsen för PTR-domänet, ingen whitelisting, postmaster.t-online.de

Varför just dessa två?

Microsoft tar emot posten från Outlook.com, Hotmail och Live.com, och dessutom från en stor del av företagen (via Microsoft 365, med Exchange Online Protection som filter). T-Online är Tysklands största e-posttjänst. Båda använder, utöver de vanliga standarderna, ett eget ryktessystem. Mejl som kommer fram utan problem hos Gmail kan hos dem bli försenat eller nekat. Den som har kunder eller kontakter i Tyskland, eller mejlar mycket till Hotmail-adresser, stöter förr eller senare på det här.

Microsoft: tillfälligt nerbromsad med 4.7.500

Microsofts mest kända meddelande är:

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Texten säger "server upptagen", men det stämmer inte: det är en medveten nerbromsning. Microsoft använder den här serien koder (4.7.500 till 4.7.699) när en avsändande IP-adress ännu har lite rykte, eller när beteendet plötsligt ändras, till exempel vid en kraftig ökning av antalet mejl. Microsoft beskriver det själv som en tillfällig begränsning för att bedöma misstänkt aktivitet, som hävs automatiskt om mejlet visar sig vara i sin ordning.

Vad betyder det för dig?

• Det är ett tillfälligt fel (4xx). Den avsändande servern sparar mejlet och försöker igen. Oftast kommer mejlet fram ändå efter en eller flera försök, ibland efter timmar.
• Får du ett fördröjningsmeddelande, skicka då inte mejlet igen. Det ökar volymen och gör nerbromsningen värre.
• Är det ett problem för dig (till exempel vid inloggningskoder eller fakturor som måste komma fram direkt), anmäl det då till din leverantör med fördröjningsmeddelandet bifogat.

Vad administratören av avsändarservern kan göra:

1. Kontrollera att grunderna stämmer: PTR med FCrDNS, ingen blocklista, SPF och DKIM för de domäner som mejlar via servern (lektion 5.1 och 5.2).
2. Värma upp: låta en ny IP-adress först skicka en mindre del av trafiken och stegvis öka.
3. Begränsa tempot per mottagare: färre samtidiga anslutningar till Microsoft och en rimlig väntetid mellan försök, så att servern inte ständigt stöter på bromsen igen.
4. Anmäla sig till SNDS och JMRP (se nedan).

Microsoft: blockerad med 5.7.606

Är IP-adressen verkligen blockerad får du ett permanent fel:

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Det här förekommer vid mejl till Microsoft 365-miljöer. Administratören av IP-adressen kan begära borttagning via delist-portalen sender.office.com: fyll i e-postadress och IP-adress, öppna bekräftelsemejlet och välj där "Delist IP". Enligt Microsoft kan det därefter ta upp till 24 timmar innan blockeringen försvinner. Lös dock orsaken först: en IP-adress som efter borttagning åter skickar skräppost hamnar snabbt på listan igen.

Hos Outlook.com och Hotmail (konsumentsidan) går borttagning via ett separat formulär från Microsofts avsändarsupport. Det finns ingen manuell whitelist hos Microsoft: det förblir ett automatiskt ryktessystem.

Microsoft: SNDS och JMRP

Microsoft erbjuder två kostnadsfria tjänster för administratörer av en avsändande IP-adress:

• SNDS (Smart Network Data Services): per IP-adress ser du hur mycket mejl Microsoft tog emot, hur mycket av det som bedömdes som skräppost, hur många klagomål det fanns, och om adressen hamnade i spamfällor. En färgkod (grön, gul, röd) visar läget.
• JMRP (Junk Mail Reporting Program): markerar en Outlook.com-användare ditt mejl som skräppost får du en kopia. På så sätt ser du vilket mejl som ger klagomål.

Båda är bara meningsfulla för den som själv administrerar en IP-adress: en egen server, eller leverantören av en delad server. Som vanlig användare av ett webbhotellpaket eller en e-posttjänst anmäler du dig inte själv här.

Microsoft: i mappen Skräppost

Ofta nekas inte mejlet, utan läggs i mappen Skräppost, särskilt från avsändare som Microsoft ännu inte känner till. Där hjälper inga felkoder, eftersom det inte finns någon bounce. Det som fungerar:

• SPF, DKIM och DMARC korrekt inställda (modul 4). Är du massavsändare kräver Microsoft att både SPF och DKIM godkänns (lektion 5.3).
• Be fasta kontakter lägga till din adress bland sina kontakter eller säkra avsändare, och markera mejl som låg i Skräppost som "Inte skräppost". Det räknas för ryktet.
• Inga nyhetsbrev via din vanliga brevlåda (lektion 7.1).

T-Online: ett eget system

T-Online (Deutsche Telekoms e-posttjänst, med adresser på @t-online.de och @magenta.de) är känt för sina strikta egna regler. På postmaster-sidan postmaster.t-online.de finns kraven för avsändande servrar. De viktigaste:

1. Följa internetstandarderna, bland annat RFC-dokumenten för SMTP och för uppbyggnaden av meddelanden, samt forward-confirmed reverse DNS (lektion 5.1).
2. Namnet i reverse DNS måste leda till en domän med en webbplats där det står hur du når administratören direkt. T-Online hänvisar här till EU:s direktiv om elektronisk handel (direktiv 2000/31/EG, artikel 5) om de obligatoriska uppgifterna för en tjänsteleverantör. I Tyskland kallas en sådan sida för Impressum.
3. Inget mejl direkt från dynamiska adresser, uppringda anslutningar eller "anonyma" molnservrar: dessa ska skickas via en relä från en lämplig leverantör.
4. Begränsa antalet samtidiga anslutningar. Vid för många får du 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached.
5. Ingen öppen relä, filtrera utgående mejl mot skräppost och virus, och ett giltigt certifikat vid TLS.

En blockering av en IP-adress ser hos T-Online till exempel ut så här:

554 IP=203.0.113.25 - A problem occurred. (Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.)

I praktiken stöter du även på varianter med en hänvisning till ett dåligt eller saknat rykte. Budskapet är alltid detsamma: den här IP-adressen får just nu inte leverera.

T-Online: vad kan du göra?

T-Online säger uttryckligen att de inte erbjuder whitelisting. En blockerad adress kan dock släppas fri när orsaken är åtgärdad. Vägen dit:

• Som vanlig användare (du mejlar via ett webbhotellpaket eller en e-posttjänst): skicka hela bouncen till din leverantör. Bara administratören av avsändarservern kan ta kontakt med T-Online; du kan inte själv få IP-adressen frisläppt.
• Som administratör av avsändarservern: kontrollera först kraven ovan (PTR, FCrDNS, en nåbar webbplats med kontaktuppgifter på domänen från PTR, ingen blocklista), och ta därefter kontakt via adressen som anges i felmeddelandet eller via kontaktformuläret på postmaster.t-online.de. Vid upprepade tillfälliga blockeringar utan känd orsak nämner T-Online postmaster-adressen. Räkna inte med en mottagningsbekräftelse.
• På kort sikt: mejl till en viktig T-Online-mottagare kan tillfälligt skickas via en annan väg (en annan leverantör eller sändtjänst), eller så kommer ni överens om en annan adress.

Och resten?

Även andra stora tyska tjänster, som GMX och Web.de, och många företagsfilter har egna ryktessystem. Mönstret är överallt detsamma: en avsändarserver med korrekt PTR, bra autentisering, ett lugnt och regelbundet sändmönster och få klagomål kommer fram nästan överallt. Vid ett problem läser du bouncen, slår upp koden hos den part som gav den, och låter administratören av avsändarservern hantera det.

Sammanfattning

• 451 4.7.500 Server busy från Microsoft är en medveten, tillfällig nerbromsning av IP-adressen, ofta vid lite rykte eller en kraftig ökning. Skicka inte om.
• 550 5.7.606 betyder en blockerad IP-adress; administratören begär borttagning via sender.office.com, efter att orsaken är åtgärdad.
• SNDS och JMRP ger administratörer av en IP-adress insyn i sitt rykte hos Microsoft.
• T-Online kräver bland annat FCrDNS och en webbplats med kontaktuppgifter på domänen från PTR, och erbjuder ingen whitelisting.
• Som användare löser du inte det här själv: lämna hela bouncen till din leverantör.

Quiz

Uppgift

Uppgift O6.4: Undersöka en blockering hos en stor mottagare. Du får ett case: en förening skickar sedan en vecka sin post via en ny egen server; mejl till Hotmail-adresser kommer fram timmar senare och mejl till T-Online-adresser kommer tillbaka med en IP-blockering. Svara på: (1) vad betyder de två meddelandena, (2) vem ska göra vad, (3) vilka fem saker kontrollerar du på servern, och (4) vad kan föreningen göra på kort sikt? Därefter ser du modellsvaret.

Läs mer

Stegen i de här artiklarna gäller för panelerna hos WebOké; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• Mitt e-postmeddelande kommer inte fram eller hamnar i skräppost: så tar du reda på varför
• Skicka e-post från din VPS och ställa in reverse DNS
• DirectAdmin-guide 9.4: Min e-post hamnar i mottagarens skräppost
• Microsoft, Email nondelivery reports and SMTP errors in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/email-delivery/ndr/non-delivery-reports-in-exchange-online
• Microsoft, Office 365 Anti-Spam IP Delist Portal: https://sender.office.com/
• Microsoft, SNDS och JMRP: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
• T-Online Postmaster (krav och kontakt): https://postmaster.t-online.de/