Allmänna inställningar, konton och integritet

Modul 2: Installera och konfigurera · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du medvetet ställa in butiksadressen, länderna, valutan, kundkontona och lagringstiderna för personuppgifter, och du vet vilket val som får vilken följd.

Nyckelbegrepp: butiksadress, sälja till länder, leverera till länder, kundens standardplats, lokalisering, valuta och format, gästbeställning, skapa konto i kassan, länk för att välja lösenord, begäran om radering av uppgifter, lagringstider, integritetstext vid registrering och i kassan

De allmänna inställningarna: grunden för allt

Under WooCommerce > Inställningar > Allmänt (General) finns inställningar som du ställer in rätt en gång och sedan sällan rör. Just därför går det ofta fel här: ett felaktigt val under första veckan märker du först månader senare, till exempel när momsen på fakturorna inte stämmer.

Butiksadressen. Adressen där ditt företag finns. WooCommerce använder den som grund för momsberäkningen (lektion 4.1) och för vissa fraktkopplingar. Landet väljer du redan i guiden (lektion 2.1); här fyller du i hela adressen. Adressen visas inte automatiskt på din webbplats: den information som en besökare måste kunna hitta ordnar du separat (lektion 5.1).

Sälja till och leverera till. Du ställer in vilka länder du säljer till (alla länder, alla länder utom några, eller en lista) och dessutom vilka länder du levererar till. Det är två olika frågor. Theehuis Example säljer den digitala receptboken till alla i EU, men skickar tekannor bara till Nederländerna, Belgien och Tyskland. Butiken väljer alltså vid försäljning "specifika länder: alla EU-länder" och vid leverans "Nederländerna, Belgien, Tyskland". En kund från Österrike kan då köpa receptboken, men ser inget fraktalternativ för en tekanna.

Varför inte bara "alla länder"? Därför att varje land du säljer till får följder: moms (lektion 4.2), fraktkostnader (lektion 4.3), språket i dina villkor och det landets regler (modul 5). Sälj bara dit din plan (lektion 1.3) är redo för. Du måste dessutom i början av beställningsprocessen tydligt visa om det finns leveransbegränsningar (lektion 5.1).

Kundens standardplats. Innan en besökare fyller i sin adress vet WooCommerce inte var hen bor. Du väljer vad butiken då antar:

• Ingen plats: priser och frakt beräknas först när kunden fyller i en adress.
• Butikens land: WooCommerce antar att besökaren bor i ditt land.
• Lokalisera: WooCommerce gissar landet utifrån IP-adressen. Till det används en databas från en extern tjänst, och du måste ansöka om och fylla i en (gratis) nyckel.
• Lokalisera med stöd för sidcache: samma gissning, men via en extra förfrågan från webbläsaren, så att en sidcache inte visar samma land för alla.

Vanlig lokalisering och en sidcache fungerar dåligt tillsammans. Cachen sparar sidan som den första besökaren såg den, med priser och meddelanden för dennes land, och visar den för alla. Använder du en sidcache (lektion 6.4) och vill ha lokalisering, välj då varianten med cachestöd. För de flesta nederländska, belgiska och tyska butiker är "butikens land" enkelt och tillräckligt bra.

Valuta och format. Valuta, valutatecknets placering, tecken för tusental och decimaler, antal decimaler. I Nederländerna och Tyskland är det vanligt med: euro, tecknet till vänster (Nederländerna) eller till höger (Tyskland), punkt för tusental, komma för decimaler, två decimaler. I Sverige har man kronor. Ställ aldrig antalet decimaler på 0 "eftersom du bara tar hela euro": momsberäkningen behöver ören och cent.

Kundkonton: gäst eller konto?

Under WooCommerce > Inställningar > Konton och integritet (Accounts & Privacy) väljer du hur kunderna beställer.

Beställa som gäst. Kunden fyller i sina uppgifter och beställer, utan konto. Det går snabbast för kunden och ger minst personuppgifter som du måste skydda. Ett obligatoriskt konto är ett av de mest kända skälen till att folk avbryter en beställning.

Skapa konto i kassan eller på Mitt konto. Praktiskt för återkommande kunder: se tidigare beställningar, spara adresser, hämta nedladdningar igen (lektion 3.3). Men varje konto är en inloggning som kan missbrukas, och en samling personuppgifter som du sparar så länge kontot finns.

För Theehuis Example blir valet: gästbeställning är tillåten, och att skapa ett konto i kassan är ett frivilligt val för kunden. För en butik med prenumerationer eller nedladdningar som ska kunna hämtas igen senare är ett konto mer logiskt.

Lösenord. Låt WooCommerce skicka en länk vid ett nytt konto, så att kunden själv väljer ett lösenord, i stället för ett genererat lösenord i mejlet. Ett lösenord i ett mejl ligger kvar i en inkorg i flera år.

Tänk på sambandet med ångerknappen i lektion 5.3: en kund får inte tvingas ha ett konto för att ångra köpet. Om gäster får beställa måste gäster också kunna ångra köpet.

Integritet: vad WooCommerce kan göra för dig

WooCommerce behandlar personuppgifter: namn, adresser, telefonnummer, beställningar. De allmänna reglerna i GDPR, till exempel en integritetspolicy och ett register över behandlingar, finns i WordPress-kursen, lektion 9.3. Här handlar det om de inställningar som WooCommerce själv erbjuder.

Begäran om radering av uppgifter. WordPress har ett verktyg för att radera någons personuppgifter (Verktyg > Ta bort personuppgifter). Under Konton och integritet väljer du om även uppgifter i beställningar ska tas bort och om åtkomsten till nedladdningar ska upphöra. Tänk efter innan du slår på det: uppgifter som du måste spara för skattemyndigheten (i Sverige Skatteverket) (fakturor, lektion 5.6) får du inte bara radera, inte ens på begäran. Raderingen i WooCommerce anonymiserar beställningen; se till att uppgifterna du måste spara då finns i din bokföring.

Integritetstexter. Du kan ställa in en kort text som visas vid registrering och i kassan, med en länk till din integritetspolicy (lektion 5.5). Skriv en eller två meningar där, inte en hel policy.

Lagringstider. Det här är den del som oftast hoppas över. WooCommerce kan automatiskt rensa personuppgifter efter en tid som du väljer, per typ:

GDPR säger att du inte ska spara uppgifter längre än nödvändigt. Skattereglerna säger att du måste spara din bokföring i ett antal år: i Nederländerna 7 år, i Belgien 10 år för momsen, i Tyskland 8 år för fakturor (lektion 5.6). I Sverige gäller 7 år enligt bokföringslagen. De två reglerna krockar inte, så länge du vet var du sparar vad. Theehuis Example låter slutförda beställningar i WooCommerce anonymiseras efter några år, eftersom fakturorna finns i bokföringsprogrammet och ligger kvar där i 7 år. Sparar du din bokföring bara i WooCommerce, välj då ingen kortare tid än din skyldighet att spara.

Som standard är alla tider tomma: då sparar WooCommerce allt för alltid. Det är det enklaste och det sämsta valet.

I praktiken: så ser det ut i WooCommerce

Med andra teman och webbhotell fungerar det likadant; det här är inställningar i WooCommerce självt.

1. WooCommerce > Inställningar > Allmänt: fyll i butiksadressen. Välj bara länderna från din plan för försäljning och leverans. Välj en standardplats; använder du en sidcache, välj då inte vanlig lokalisering.
2. Kontrollera valutan och formatet längst ner.
3. Konton och integritet: gästbeställning på eller av; skapa konto i kassan; välj en länk för att ställa in lösenordet.
4. Välj vid radering av uppgifter om beställningar och nedladdningar ska ingå, och skriv ner var du sparar de uppgifter som du måste spara av skatteskäl.
5. Fyll i integritetstexterna med en länk till din integritetspolicy.
6. Fyll i lagringstiderna, med ett skäl för varje tid.

Sammanfattning

• Butiksadressen är grunden för momsen; sälja till och leverera till är två separata val. Välj bara länder du är redo för.
• Vanlig lokalisering och en sidcache krockar; välj då varianten med cachestöd eller butikens land.
• Gästbeställning går snabbt och ger färre uppgifter; ett konto är praktiskt för återkommande kunder. Låt kunderna själva välja lösenord via en länk.
• Fyll i lagringstiderna: som standard sparar WooCommerce allt för alltid.
• Radering på begäran och anonymisering får inte bryta mot din skyldighet att spara bokföringen: vet var du sparar vad. I Sverige är tiden 7 år (bokföringslagen).

Quiz

Uppgift

Uppgift D2.3: Konton och lagringstider. Gör inställningarna från den här lektionen i din (test)butik. Det här är en gör-det-själv-uppgift: du bockar själv av och svarar på frågan.

Bocka av:

• butiksadress och länder (försäljning och leverans) inställda;
• valuta och format kontrollerade;
• gästbeställning medvetet påslagen eller avslagen;
• skapa konto i kassan medvetet valt;
• lösenord via länk inställt;
• lagringstider ifyllda under Konton och integritet.

Svara: vilka lagringstider har du valt för inaktiva konton, misslyckade, avbrutna och slutförda beställningar, och varför? Tänk på skyldigheten att spara från lektion 5.6.

Efter "klar" ser du modellsvaret: spara inte slutförda beställningar kortare tid än skyldigheten att spara av skatteskäl, om inte uppgifterna finns någon annanstans (till exempel i din bokföring); rensa bort inaktiva konton; ett skäl för varje val.

Läs mer

• Gratis WordPress-kurs 9.3: GDPR: cookies, formulär och integritetspolicy
• Är det här ett dataintrång och måste jag anmäla det?
• Gratis WordPress-kurs 6.2: Cachelagring
• Inställningar i WooCommerce (woocommerce.com, engelska): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Spara dina fakturor (Belastingdienst, nederländska): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren