Lager och produkter i bulk

Modul 3: Produkter · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du ställa in lagret i WooCommerce medvetet (hantering, reservation, aviseringar, restorder, slutsålda produkter) och exportera och importera produkter säkert i bulk med en CSV-fil.

Nyckelbegrepp: lagerhantering, lager per produkt eller per variant, hålla lager (Hold stock), tröskelvärde för lågt lager, tröskelvärde för slut i lager, lageraviseringar, restorder (backorders), dölja slutsålda produkter, lagervisning, CSV-export, CSV-import, uppdatera befintliga produkter, teckenkodning (UTF-8), avgränsare, kopplingar till kassasystem eller grossist

Varför lager är mer än en siffra

En lagersiffra verkar enkel: du har tolv tekannor, tolv går ut genom dörren, sedan är de slut. I en webbutik händer saker samtidigt. Två kunder lägger den sista tekannan i sin varukorg. En kund börjar betala och ångrar sig halvvägs. Du säljer samma tekanna i din fysiska butik eller på en marknad. Ett felaktigt inställt lager leder till det värsta som kan hända en butik: en betald beställning som du inte kan leverera. Det kostar dig en återbetalning, en arg kund och ibland ett dåligt omdöme.

WooCommerce har en rad inställningar för detta. Du hittar dem under WooCommerce > Inställningar > Produkter > Lager (Inventory), och per produkt i fliken Lager.

Inställningarna en och en

Hantera lager (Enable stock management) är påslaget som standard. Per produkt väljer du sedan om WooCommerce ska hålla koll på antalet. Utan antal anger du bara status: i lager, slut i lager eller restorder. Det passar produkter som du tillverkar på beställning eller alltid kan leverera. För en variabel produkt väljer du om lagret gäller per variant eller för hela produkten (lektion 3.2).

Håll lager (minuter) (Hold stock), standard 60. När en kund börjar gå till kassan skapar WooCommerce en beställning med statusen Inväntar betalning och reserverar lagret. Har kunden inte betalat efter så många minuter avbryter WooCommerce den öppna beställningen och lagret kommer tillbaka. För kort tid, och en kund som behöver logga in hos sin bank ser sin beställning avbruten. För lång tid, och en tekanna är låst en halv dag för någon som för länge sedan har gått. En timme är rimligt för de flesta butiker. Obs: avbrytandet är en schemalagd uppgift. Om dina schemalagda uppgifter inte körs som de ska blir obetalda beställningar hängande (lektion 7.3).

Aviseringar (Notifications): ett mejl vid lågt lager, vid slut i lager och vid restorder, som standard till administratörens adress. Ange här adressen till den som sköter inköpen.

Tröskelvärde för lågt lager (Low stock threshold), standard 2, och tröskelvärde för slut i lager (Out of stock threshold), standard 0. Säljer du även i en fysisk butik och uppdaterar webbutiken bara en gång om dagen? Sätt då tröskelvärdet för slut i lager till 1 eller 2. Då säljer webbutiken inte det sista exemplaret, som kanske redan har sålts i butiken.

Synlighet för slut i lager (Hide out of stock items from the catalog), avstängt som standard. Att dölja håller dina butikssidor rena. Men en slutsåld produkt som kommer tillbaka förlorar då tillfälligt sin plats i kategorin. Själva produktsidan går fortfarande att nå. Lektion 7.1 handlar om vad det betyder för synligheten i sökmotorer.

Format för lagervisning (Stock display format): visa alltid antalet ("12 i lager"), bara när det är lite kvar ("Endast 2 kvar i lager"), eller aldrig. "Endast 2 kvar i lager" hjälper kunder att bestämma sig, men visa det bara när det stämmer; konstgjord brist är vilseledande.

Restorder (Allow backorders?) per produkt: tillåt inte, tillåt men meddela kunden, eller tillåt. Att tillåta restorder betyder att kunder får köpa trots att du inte har något i lager. Det fungerar för en produkt som du säkert får in inom en vecka. Låt i så fall kunden veta det (mittenalternativet) och ange en realistisk leveranstid: leveranstiden hör till den information du ger före köpet (lektion 5.1).

Kopplingar och en enda källa till sanning

Säljer du på flera ställen (webbutik, butik med kassasystem, en marknadsplats) eller levererar en grossist direkt till dina kunder, då har du snabbt två eller tre lagerlistor. Välj en enda källa till sanning: det system som bestämmer det verkliga lagret. Oftast är det kassasystemet eller lagersystemet, och WooCommerce får antalen via en koppling. En sådan koppling använder SKU som nyckel. En produkt utan SKU, eller med en SKU som stavas annorlunda i kassasystemet, uppdateras inte. Därför var SKU så viktig i lektion 3.1.

Kopplingar använder oftast WooCommerce REST API med en API-nyckel. Ge en sådan nyckel bara de behörigheter som behövs (lektion 2.4).

Produkter i bulk: exportera och importera

För tio produkter arbetar du i administrationen. För hundra prisändringar, en ny säsong eller ett byte från ett annat butikssystem använder du den inbyggda CSV-exporten och -importen: knapparna Exportera (Export) och Importera (Import) ovanför produktlistan under Produkter > Alla produkter.

En CSV-fil är en textfil med en rad per produkt och kolumner som skiljs åt med kommatecken. Du öppnar den i ett kalkylprogram. Det är där det ofta går fel:

• Teckenkodning. WooCommerce använder UTF-8. Öppnar ditt kalkylprogram filen med en annan teckenkodning blir "é" något i stil med "é". Välj uttryckligen UTF-8 när du öppnar och sparar.
• Avgränsare och decimaltecken. Med till exempel nederländska inställningar använder ett kalkylprogram ofta semikolon som avgränsare och kommatecken som decimaltecken. WooCommerce förväntar sig punkt i priser (24.00). Ett pris som "24,00" kan tolkas som något annat. Kontrollera några rader i en textredigerare innan du importerar.
• Tomma kolumner. Vid uppdatering kan en tom cell betyda att ett värde töms. Ta hellre bort kolumner som du inte vill röra helt ur filen.
• Varianter. Varje variant är en egen rad, med en hänvisning till huvudprodukten.

När du importerar väljer du Uppdatera befintliga produkter (Update existing products). WooCommerce söker då upp en befintlig produkt via ID eller SKU. Produkter som inte finns hoppas över med det valet. Utan det valet skapar importen nya produkter, och en SKU som redan finns ger ett fel.

Arbeta säkert: först litet, först någon annanstans

En import kan ändra hundratals produkter med ett klick. Därför:

1. Gör en säkerhetskopia (WordPress-kursen, lektion 8.1), eller arbeta först i din testbutik (lektion 2.1).
2. Exportera först, så att du har en fil med nuläget.
3. Testa med en fil med en rad. Kontrollera produkten i administrationen och på webbplatsen.
4. Kör först därefter hela filen.
5. Stora filer kan slå i PHP:s uppladdningsgräns eller tidsgräns. Dela upp dem i delar, eller fråga ditt webbhotell om PHP-inställningarna (kunskapsbas 200).

Sammanfattning

• Lagerhantering förhindrar betalda beställningar som du inte kan leverera.
• Håll lager (standard 60 minuter) reserverar artiklar under betalningen; avbrytandet efteråt är en schemalagd uppgift.
• Tröskelvärden, aviseringar, synlighet och restorder ställer du in medvetet, med en ärlig leveranstid.
• Välj en enda källa till sanning och använd SKU som nyckel för kopplingar.
• CSV-import: UTF-8, punkt som decimaltecken, exportera först, testa med en rad, uppdatera via ID eller SKU.

Quiz

Uppgift

Uppgift D3.4: Exportera och importera. Gör detta i din testbutik eller efter en färsk säkerhetskopia.

Steg:

1. Exportera alla dina produkter till en CSV-fil med knappen Exportera ovanför produktlistan (Produkter > Alla produkter).
2. Öppna filen i ett kalkylprogram och välj UTF-8. Se vilken avgränsare och vilket decimaltecken du ser.
3. Skapa en ny fil med bara kolumnerna ID (eller SKU) och Lagersaldo, med en produkt. Ändra lagersaldot.
4. Importera filen med knappen Importera ovanför produktlistan, med Uppdatera befintliga produkter påslaget.
5. Kontrollera produkten i administrationen och i ett privat fönster på webbplatsen.
6. Gå igenom dina lagerinställningar under WooCommerce > Inställningar > Produkter > Lager.

Checklista (obligatorisk): säkerhetskopia eller testbutik; export gjord; filen öppnad med rätt teckenkodning; en rad ändrad; bara den raden importerad med "uppdatera befintliga produkter"; resultatet kontrollerat.

Svara:

1. Vilken kolumn använde WooCommerce för att hitta produkten: ID eller SKU?
2. Vad gick fel eller nästan fel (tecken, decimaltecken, tomma kolumner)?
3. Vilka lagerinställningar använder du (håll lager, tröskelvärden, aviseringar, restorder) och varför?

Ett bra svar nämner ID eller SKU som nyckel, en konkret fallgrop som du stötte på eller undvek, och för varje inställning ett skäl som passar din butik.

Läs mer

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, engelska): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Gratis WordPress-kurs 8.1: Säkerhetskopior: vad, var och hur ofta
• Det går inte att ladda upp: öka upload_max_filesize och max_execution_time
• DirectAdmin-guide 18.5: Uppladdning för stor (fel 413) eller timeout

Stegen i kunskapsbasen och handboken gäller för WebOkés paneler; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.