Domän, e-post och webbplats vid dödsfall eller när ett företag avvecklas: det här behöver de efterlevande göra
Har en kund gått bort, eller läggs ett företag, en förening eller en stiftelse ner? Då fortsätter webbplatsen, e-postadressen och domännamnet att fungera tills någon gör något med dem. I den här artikeln får du veta i vilken ordning du gör det: vad du ska skicka in, hur du säkrar e-posten och webbplatsen och hur du behåller eller säger upp domänen.
1. Bestäm först vad du vill
Oftast handlar det om något av följande:
- Ta över allt: kontot förs över till ditt namn och webbplatsen, e-posten och domänen fortsätter som vanligt.
- Behålla en del: till exempel bara domännamnet, så att gamla e-postadresser inte hamnar hos någon annan, eller bara e-posten.
- Avsluta allt: säkra först det du vill behålla och säg sedan upp.
2. Skicka in underlag
Kan du inte logga in på den avlidnes konto? Skicka då ett mejl till support@weboke.se med:
- en kopia av dödsbeviset;
- bevis på att du får företräda de anhöriga, till exempel ett arvsintyg eller ett intyg om testamentsexekutor från en notarie, eller en skriftlig fullmakt från arvingarna;
- en kopia av din egen legitimation;
- vad du vill: föra över kontot till ditt namn och din e-postadress, eller säga upp (en del av) produkterna och domänerna.
Stod kontot på ett företag, en förening eller en stiftelse? Då skickar den nya styrelseledamoten eller en firmatecknare ett aktuellt utdrag ur handelsregistret (i Nederländerna KvK) där hen finns med, tillsammans med en kopia av sin egen legitimation. Finns du själv inte med på utdraget? Skicka då en skriftlig fullmakt från någon som gör det.
När vi har kontrollerat underlaget ändrar vi kontots e-postadress och mobilnummer. Därefter begär du själv ett nytt lösenord och loggar in. Läs mer i Jag kan inte logga in längre: e-postadress eller telefon borta, eller kunden har avlidit.
3. Säkra e-posten och webbplatsen
När du är inloggad hanterar du paketet själv i Mitt WebOké och DirectAdmin. Säkra det du vill spara, även om du senare säger upp allt:
- E-post: ställ in ett nytt lösenord för brevlådan i DirectAdmin, se Ändra lösenordet för en e-postadress. Öppna sedan brevlådan i ett e-postprogram och spara e-posten i en lokal mapp, se Spara e-post lokalt för att spara utrymme på e-postservern.
- Webbplats och filer: ladda ner en fullständig backup, se WebOké Backups: visa, återställa eller ladda ner en backup.
- Nextcloud: exportera filer, kalender och kontakter, se Exportera dina data från Nextcloud: filer, kalender och kontakter.
Vill du meddela kontakter att adressen inte längre läses? Ställ då in ett automatiskt svar på brevlådan, se Autosvar.
Gäller det ett företag som läggs ner? Tänk då på att affärsmejl och fakturor kan omfattas av lagstadgad arkiveringsskyldighet. Se Spara affärsmejl: arkiveringsskyldighet och arkivering.
4. Förläng eller säg upp
- Låta det fortsätta: betala förlängningsfakturorna. Står de på den avlidnes konto får du dem så snart kontot har din e-postadress.
- Säga upp: säg upp till förfallodagen, så fungerar allt fram till dess. Du kan säga upp i Mitt WebOké, eller utan att logga in via formuläret Säg upp avtal, med underlaget från steg 2.
- Föra över: vill någon annan behålla webbplatsen eller domänen? För då över paketet eller domänen till den personens WebOké-konto i stället för att säga upp det.
Efter slutdatumet stängs ett paket direkt. Har du ändå glömt något kan vi på begäran återställa en backup upp till 30 dagar efter avslutet. Begär det via ett ärende. Vad som händer i övrigt efter en uppsägning hittar du i Säga upp produkter och domäner, återkalla en uppsägning och vad som händer sedan.
5. För över domänen till rätt innehavare
Även om kontot står på ditt namn är domänen inte automatiskt din. Hos registret står den avlidne eller den upplösta organisationen fortfarande som innehavare. Vill du behålla domänen? Ändra då innehavaren under domänkontakterna i Mitt WebOké. Det är ett innehavarbyte: därefter tillhör domänen juridiskt den nya innehavaren.
- Läggs ett aktiebolag eller en stiftelse ner, men någon av de inblandade vill behålla domänen? Ordna då innehavarbytet innan organisationen avregistreras ur handelsregistret.
- Avslutas en enskild firma förblir företagaren själv innehavare. Vid dödsfall går domänen till en arvinge genom ett innehavarbyte.
Kör du fast? Skicka då ett ärende till oss. Vad en innehavare är läser du i Vad är en domäninnehavare?.
Steg för steg med skärmbilder: Ändra domänkontakter och ägare, Föra över och slå ihop konton och Säga upp en produkt, återkalla en uppsägning eller föra över i WebOké-handboken.