Så här går din e-post: MX, IMAP och SMTP

Modul 4: Flytta e-post · Lästid: 10 minuter

Mål med lektionen: Efter den här lektionen kan du förklara vägen ett e-postmeddelande tar, namnge de delar som ändras vid en mejlflytt, och peka ut vad som utöver själva meddelandena behöver följa med.

Nyckelbegrepp: MX-post, mailserver, mailbox, IMAP, POP3, SMTP, submission (port 587 och 465), webbmejl, e-postprogram, alias, delad mailbox, regler

Varför du först måste förstå vägen

E-post känns som en enda sak: du skriver, du trycker på Skicka, och någon annan läser det. I verkligheten samarbetar minst fyra delar. Vid en flytt ändrar du några av dem, och den som inte vet vilka drar i fel knapp. Resultatet blir mejl som under en dag fortsätter komma in hos den gamla leverantören, eller telefoner som i tysthet fortsätter skicka via den gamla servern.

Bakkerij De Korrel har domänen example.com. Alla tolv medarbetare mejlar just nu via Microsoft 365. Bageriet vill byta till en europeisk mejlleverantör. Innan de flyttar något ritar de upp vägen.

Resan för ett mejl till info@example.com

En kund skickar en beställning till info@example.com. Det här händer:

1. Kundens e-postprogram lämnar mejlet till sin egen utgående server. Det sker med SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), via porten för att lämna in mejl: submission, port 587 med STARTTLS eller port 465 med TLS.
2. Den servern vill leverera mejlet till example.com. Den frågar i DNS: "vilka är MX-posterna för example.com?" MX-posten pekar på den server som tar emot mejl för domänen.
3. Den avsändande servern kopplar upp sig mot den servern, återigen med SMTP (nu mellan servrar, port 25), och levererar mejlet.
4. Den mottagande servern lägger mejlet i mailboxen för info@.
5. Medarbetare läser mailboxen med ett e-postprogram eller webbmejlen. Det sker oftast med IMAP, port 993 med TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

MX-posten finns i DNS för din domän, inte hos din mejlleverantör. Den som administrerar DNS bestämmer alltså vart mejlen för din domän går. Hur MX-poster och prioriteter fungerar i detalj kan du läsa om i DNS-kursen, lektion 4.1.

IMAP eller POP3: var finns din e-post egentligen?

Med IMAP ligger mejlen kvar på servern. Din dator, din telefon och webbmejlen visar alla samma mailbox. Flyttar du ett mejl till en mapp på telefonen ligger det i samma mapp på datorn också.

Med POP3 hämtar e-postprogrammet mejlen och tar ofta bort dem från servern efteråt. Mejlen finns då bara på den ena datorn.

Vid en flytt gör det stor skillnad. En IMAP-mailbox kan du kopiera från server till server: allt finns på servern. Med POP3 kan en del av historiken finnas bara på en gammal dator. De mejlen måste du ta med separat, till exempel genom att dra de gamla mapparna till din nya IMAP-mailbox i e-postprogrammet.

Fråga dig själv: använder någon hos dig fortfarande POP3? Det ser du i kontoinställningarna i e-postprogrammet: står det POP eller port 995 där, är det POP3.

Microsoft 365 och Google Workspace använder för sina egna appar även egna protokoll, som Exchange ActiveSync och Gmail-appen. Du märker sällan av det, men det betyder att inte alla inställningar automatiskt övergår till IMAP. Efter flytten behöver varje enhet ställas in på nytt (lektion 4.4).

Vad förändras vid en flytt?

Den viktigaste goda nyheten står på sista raden: eftersom du har en egen domän förblir din e-postadress densamma. Kunderna märker ingenting. Det är precis därför en egen domän är så värdefull för ditt oberoende (lektion 8.2). Har du idag en adress som bakkerij.dekorrel@gmail.com kan du visserligen kopiera mejlen, men själva adressen förblir Googles. Då måste du meddela alla en ny adress.

Vad som utöver meddelandena hör till din e-post

En mailbox är mer än en hög med meddelanden. Vid en IMAP-kopia följer meddelandena och mapparna med, men mycket annat gör det inte. Gör en lista på förhand:

• Alias: extra adresser som hamnar i samma mailbox, som bestellingen@ och facturen@ som kommer in till info@.
• Delade mailboxar och grupper: i Microsoft 365 har De Korrel en delad mailbox bestellingen@ som fyra personer läser, och en grupp team@ som går till alla. Hos den nya leverantören blir det en vanlig mailbox med flera användare, en vidarebefordran eller en e-postlista.
• Regler och filter: "mejl från grossisten till mappen Inköp". De finns på servern eller i e-postprogrammet och följer inte med vid en IMAP-kopia.
• Signaturer: finns ofta i e-postprogrammet eller i webbmejlens inställningar.
• Automatiska svar (frånvaromeddelanden).
• Vidarebefordringar till en extern adress.
• Avsändare som inte sitter i en mailbox: webbplatsen som mejlar beställningsformulär, kassan som mejlar kvitton, skannern som skickar pdf:er, bokföringen som skickar fakturor. De skickar i example.coms namn via en server. Även dem måste du ta med i SPF (lektion 4.3).
• Kalender- och kontaktmappar i Exchange. De följer inte med en mejlkopia. Dem flyttar du separat (modul 5).

Listan gör en "mejlflytt" till ett överskådligt projekt. I inventeringen från modul 3 hade du redan en rad "e-post"; nu delar du upp den raden.

I praktiken: så här ser det ut hos en leverantör

Hos WebOké finns inställningarna för ett e-postprogram samlade på en rad i DirectAdmin-handledningen: IMAP port 993 med SSL/TLS, SMTP port 587 med STARTTLS eller 465 med SSL/TLS, och som användarnamn den fullständiga e-postadressen. Som servernamn använder du domännamnet (om din webbplats också finns hos WebOké och har ett giltigt certifikat) eller servernamnet för ditt paket. Hos andra europeiska mejlleverantörer är portarna desamma; endast servernamnet skiljer sig, och vissa leverantörer låter dig logga in med ett separat användarnamn i stället för e-postadressen. Kolla alltid hjälpsidorna hos din nya leverantör.

Sammanfattning

• Mejl skickas med SMTP, MX-posten i DNS avgör var det hamnar, och du läser det oftast med IMAP.
• MX-posten finns i DNS för din domän: den som administrerar DNS styr mejlen.
• Med en egen domän förblir din e-postadress densamma vid en flytt; med en gratisadress från ett stort företag gör den inte det.
• IMAP-mailboxar går bra att kopiera; mejl som bara finns på en dator via POP3 måste följa med separat.
• Alias, delade mailboxar, regler, signaturer, autosvar och enheter som mejlar i din domäns namn följer inte med automatiskt. Sätt upp dem på en lista i förväg.

Quiz

Uppgift

Uppgift A4.1: Var kommer din e-post in nu? Fyll i din egen domän. Programmet slår upp MX-posterna och mejlserverns IP-adress, och frågar IP-adressregistret vilken organisation som administrerar det nätverket och i vilket land det är registrerat. Du fyller i förväg i vilken mejlleverantör du tror att du har. Därefter ser du om det stämmer.

Uppgift E4.1: Din mejllista. Gör listan från den här lektionen för din egen organisation: mailboxar, alias, delade mailboxar och grupper, regler, signaturer, autosvar, vidarebefordringar, enheter och program som mejlar i din domäns namn, och vem som fortfarande använder POP3.

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• DirectAdmin-guide 8.7: IMAP eller POP3: vad är skillnaden?
• DirectAdmin-guide 8.1: Alla inställningar på ett ställe: servrar, portar och säkerhet
• Vad är IMAP och POP3 och hur fungerar det?
• Gratis DNS-kurs 4.1: MX-poster och prioritet
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, port 587), RFC 8314 (TLS för submission och IMAP, port 465 och 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)