Räkna data, användare och ägarskap

Modul 3: Inventera och planera · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du fastställa omfattningen av dina data per tjänst och per användare, avgöra vem som äger vilka data, och städa upp i förväg så att övergången går snabbare och säkrare.

Nyckelbegrepp: lagringsanvändning, brevlådestorlek, personlig lagring, delad enhet eller teamsajt, extern delning, licens, aktiv användare, dataägare, administratör, uppstädning, lagringsskyldighet

Varför räkna?

Med inventeringen från lektion 3.1 vet du vad du har. Nu vill du veta hur mycket och från vem. Det finns tre skäl till det:

1. Får det plats? Ditt nya paket måste vara tillräckligt stort, även för tillväxten de kommande åren.
2. Hur lång tid tar det? Kopiering av e-post och filer sker med en viss hastighet. Att kopiera tiotals gigabyte tar timmar till dagar, och en brevlåda med hundra tusen meddelanden tar mer tid än en med tio stora bilagor.
3. Vem bestämmer? För varje mapp och varje brevlåda måste någon säga: det här ska med, det här kan tas bort.

Lagring per tjänst och per användare

Stora molntjänster visar i administrationsportalen hur mycket lagringsutrymme som används, oftast uppdelat på e-post, filer och foton, och per användare. I Google Workspace och Microsoft 365 hittar du det i administrationsmiljön under rapporter eller lagringsöversikten; de exakta menynamnen ändras regelbundet, så sök i din tjänsts hjälpavsnitt efter "storage usage" eller "lagringsanvändning".

Notera per användare:

Titta också på senaste inloggning. Konton som inte har använts på flera månader tillhör ofta personer som har slutat. De flyttar du inte över som vanliga konton, utan du arkiverar uppgifterna eller överför dem till en kollega.

Har du ingen administrationsportal, till exempel för att alla har en separat gratis brevlåda? Då kollar varje person själv: i inställningarna för e-post eller lagring står det hur mycket utrymme som används.

Delad lagring tillhör organisationen

Hos de flesta tjänster finns det skillnad mellan:

• personlig lagring: en persons filer, även om personen delar dem med andra. Hos Google heter det "Min Drive", hos Microsoft OneDrive.
• delad lagring för ett team eller organisationen: hos Google en delad enhet, hos Microsoft en teamsajt i SharePoint eller filerna i en Teams-kanal.

Den skillnaden är viktig. En fil i en kollegas personliga lagring försvinner när dennes konto avslutas, även om hela teamet använde den. En fil i delad lagring finns kvar. Vid övergången vill du att gemensamma filer i den nya tjänsten också hamnar i delad lagring: hos Nextcloud till exempel en teammapp (lektion 6.2).

Ta därför reda på var varje viktig mapp finns just nu. Ofta visar det sig att mappen "Kunder" egentligen ligger i bageriägarens personliga Drive, och är delad med alla. Då är den personen ägare och måste exportera den själv, eller så måste en administratör först överföra äganderätten.

Externa delningar

En extern delning är en fil eller mapp som du har delat med någon utanför din organisation, eller en offentlig länk. De flyttas i princip aldrig med vid en övergång: länken fungerar bara hos den gamla tjänsten. Notera därför:

• vilka mappar som är delade med kunder, leverantörer eller revisorn;
• vilka offentliga länkar som finns och om de fortfarande behövs;
• vad som är delat med dig: mappar från andra som du ser i din egen Drive ligger inte i din lagring och flyttas alltså inte med.

Det sista överraskar många. "Delat med mig" är inte en egen kopia. Vill du behålla något, gör en egen kopia eller fråga ägaren.

Städa upp innan du flyttar

Migreringsverktygen tar med allt du ger dem. Det du inte vill behålla bör du helst slänga i förväg. Att städa upp i förväg:

• gör kopieringen snabbare;
• gör kontrollen efteråt enklare (mindre att räkna);
• minskar risken: data du inte har kan heller inte läcka.

Kasta dock inte bort något du måste bevara. För skattemyndigheten gäller i Nederländerna generellt en lagringsskyldighet på sju år för bokföringen (artikel 52 stycke 4 i den allmänna lagen om rikets skatter), och för vissa uppgifter, såsom om fastigheter, tio år. För personaluppgifter och medicinska uppgifter gäller andra tidsfrister. Är du osäker, fråga din bokförare eller jurist. Observera att andra lagringstider kan gälla i ditt land. Det du måste bevara men inte använder dagligen kan du också arkivera: lagra separat, till exempel i en arkivmapp med begränsad åtkomst.

Och tvärtom: personuppgifter du inte längre behöver ska du enligt dataskyddsförordningen (GDPR) just inte fortsätta spara (principen om lagringsminimering, artikel 5.1 e). En övergång är ett bra tillfälle att städa upp det.

Hur lång tid tar kopieringen?

En grov uppskattning hjälper vid planeringen (lektion 3.3). Hastigheten beror på den gamla tjänsten (som ofta begränsar antalet förfrågningar per minut), den nya tjänsten och antalet filer. Räkna generöst för planeringen:

• många små filer eller meddelanden går långsammare än få stora;
• en första kopia av en stor brevlåda kan ta en natt eller längre; en andra omgång (bara nya meddelanden) går snabbt;
• gör ett test med en brevlåda och en mapp, och räkna vidare utifrån det testet.

Licenser och användare

Räkna också licenserna: hur många användare, vilken typ (till exempel med eller utan kontorspaket) och hur länge de gäller. Hos den nya tjänsten väljer du per person vad hen behöver. Inte alla behöver ett onlinekontorspaket eller videosamtal.

Fastställ också vem som ska vara administratör framöver. En administratör skapar konton och ställer in rättigheter. Det är något annat än dataägaren: kollegan vars brevlåda det är. En bra tumregel: minst två administratörer, och administratörer tittar inte i andras data om inte det är överenskommet (lektion 7.3).

I praktiken: så ser det ut hos en leverantör

I en WebOké Nextcloud ser du din lagring på två ställen: nere till vänster i appen Filer för dig själv, och som administratör i Mitt WebOké för hela paketet. Filer i en teammapp räknas inte på en enskild person, och filer som någon delar med dig räknas på ägaren. Användare skapar du i Användarhantering; där ser du också senaste inloggning. Hos andra leverantörer finns dessa översikter på ett annat ställe, men principen är densamma.

Sammanfattning

• Räkna per tjänst och per användare hur mycket e-post och filer det finns, och titta på senaste inloggning.
• Delad lagring (delad enhet, teamsajt) tillhör organisationen; personlig lagring försvinner med kontot.
• Externa delningar och "delat med mig" flyttas inte med: notera dem.
• Städa upp i förväg, men respektera lagringsskyldigheter; arkivera det du måste bevara.
• Dokumentera licenser, administratörer och dataägare; minst två administratörer.

Quiz

Uppgift

Uppgift E3.2: Din organisations siffror. Ta reda på lagringen för e-post och filer per användare, senaste inloggning, och om kontot ska flyttas med. Ta reda på för dina tre viktigaste gemensamma mappar om de ligger i personlig eller delad lagring, och vem som är ägare. Notera de externa delningar som fortfarande behövs.

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• Nextcloud-guide 6.4: Se din lagring: vad räknas och vad räknas inte
• Nextcloud-guide 14.2: Skapa, redigera, inaktivera och ta bort användare
• Nextcloud-guide 5.10: Överföra ägarskap när en kollega slutar
• Nextcloud-guide 14.7: Rättigheter: vem administrerar vad i din Nextcloud?
• Dataskyddsförordningen (GDPR), artikel 5.1 e (lagringsminimering); Nederländska skattemyndigheten, lagringsskyldighet för bokföring (gäller nederländska regler, observera att andra regler kan gälla i ditt land): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren