Flytta filer från Google Drive, OneDrive och Dropbox

Modul 6: Filer och dokument · Lästid: 11 minuter

Mål med lektionen: Efter den här lektionen kan du välja rätt metod för att flytta dina filer till ett europeiskt moln, och du känner igen fallgroparna: Google-egna filer, "Delat med mig", delade enheter, förbjudna tecken och för långa sökvägar.

Nyckelbegrepp: migreringsverktyg, koppling (OAuth), Google Takeout, skrivbordssynk sida vid sida, rclone, Google-egen fil (Docs, Sheets, Slides), .gdoc-genväg, "Delat med mig", delad enhet, förbjudna tecken, sökvägslängd, kontroll av antal och storlek

Filer är den största och långsammaste delen

Hos Bakkerij De Korrel ligger nästan allt i molnet: recept, schemat, fakturor, bilder till webbplatsen och mappen "Personal" med kontrakt. Tillsammans drygt 180 GB, fördelat mellan Google Drive (de flesta) och OneDrive (ägaren, som tidigare hade Microsoft 365). Det är mer än all e-post och alla kalendrar tillsammans. Filer tar alltså mest tid, och det är också där det oftast går fel.

Den rätta ordningen hade du redan i lektion 3.3: städa först hos den gamla tjänsten, skapa sedan användare i den nya, flytta filer och installera först därefter synkappar på datorer och telefoner. I den här lektionen handlar det om själva flytten.

Fyra sätt att flytta filer

Det finns i stort sett fyra vägar. Vilken du väljer beror på mängden, antalet personer och hur van du är.

Ett exempel med rclone, om du tidigare har konfigurerat de två tjänsterna under namnen gdrive och nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Tar du bort --dry-run kopierar rclone på riktigt. Med rclone check jämför du sedan källa och mål.

Fallgrop 1: Google-egna filer är inga filer

Ett Google Doc, Sheet eller en Slides-presentation är ingen docx- eller xlsx-fil. Det är ett dokument som bara finns hos Google. Den som vill ta med det måste exportera det, och då görs det om till ett vanligt format.

• Google Takeout låter dig välja per typ: Docs som docx, odt eller pdf, Sheets som xlsx, ods eller pdf, Slides som pptx, odp eller pdf. Som standard får du Microsoft-formaten.
• Ett migreringsverktyg gör oftast också om dem. Kontrollera efteråt att Google-dokumenten verkligen finns som docx eller xlsx.
• Googles synkapp (Google Drive för datorn) lägger inte ett riktigt dokument i din mapp, utan en liten fil med filändelsen .gdoc, .gsheet eller .gslides. Det är en genväg: några rader text med en länk och ett dokument-id. Det finns inte en bokstav av din text i den. Kopierar du den mappen till ditt nya moln har du tusentals tomma hänvisningar till Google. Säger du upp Google efteråt pekar de ingenstans längre.

Vid omvandlingen följer inte allt med. Texten, tabellerna, bilderna och det mesta av formateringen bevaras väl. Versionshistoriken följer inte med, och Google-egna delar som smarta chips eller länkar mellan dokument blir vanlig text eller försvinner. Ett Google Formulär blir inget fungerande formulär: du får på sin höjd svaren med dig. Formulär skapar du på nytt i den nya tjänsten.

Hos OneDrive och Dropbox är detta mycket mindre ett problem: där finns oftast redan vanliga Office-filer. Undantag hos Microsoft: OneNote-anteckningsböcker är inga vanliga filer. De exporterar du separat från OneNote (till exempel som pdf eller docx) eller flyttar manuellt till en anteckningsapp.

Fallgrop 2: "Delat med mig" och delade enheter

Det andra har delat med dig är inte ditt. Hos Google finns det under Delat med mig, hos OneDrive under Delad. Ett migreringsverktyg eller Takeout tar oftast inte med dessa filer, och det är rätt: ägaren måste flytta dem själv.

I en organisation är detta en stor sak. Hos Bakkerij De Korrel har verksamhetsledaren i åratal gjort alla scheman. De ligger i hennes Drive, delade med alla. Flyttar alla sin egen Drive är det bara hon som har schemana kvar. Därför:

• Gör i förväg listan från lektion 3.2: vilka mappar är delade, och vem äger dem?
• Låt ägaren flytta de delade mapparna, eller flytta dem centralt till en teammapp (lektion 6.2).
• Delade enheter hos Google Workspace (tidigare Teamdrives) tillhör organisationen, inte en person. De ligger inte i någons personliga Drive. Du måste välja dem separat eller låta en administratör exportera dem. rclone klarar det med alternativet för delade enheter.

Fallgrop 3: namn som Windows inte accepterar

I webbläsaren och på en Mac är nästan allt tillåtet i ett filnamn. Windows är strängare. Hamnar dina filer efter övergången via en synkapp på en Windows-dator, hoppas dessa filer över:

Det smidigaste är att städa upp detta före övergången, eller strax efteråt i webbläsaren för ditt nya moln, innan synkapparna börjar. Kom överens med teamet: inga skiljetecken i namn, förutom bindestreck och understreck.

Fallgrop 4: att tro att det är klart

En migrering som säger "klar" är ännu inte kontrollerad. Jämför för varje användare:

1. Antalet filer och den totala storleken för några stora mappar, gammalt och nytt. För Google-dokument skiljer sig storleken alltid (de blir riktiga filer vid omvandlingen), så räkna där bara antalet.
2. Ett stickprov: öppna några filer av varje typ. En docx som kom från ett Google Doc, ett stort kalkylblad, en pdf, ett foto.
3. Datumet: finns det ursprungliga ändringsdatumet kvar, eller har allt fått dagens datum? Med ett migreringsverktyg och rclone bevaras det oftast, vid uppladdning i webbläsaren inte alltid.
4. Sök efter genvägar: sök i det nya molnet på .gdoc, .gsheet och .gslides. Hittar du dem är dessa dokument inte verkligen flyttade.

Först när detta stämmer stänger du av den gamla synkappen och sätter på den nya (lektion 7.2). Arbeta från början av övergången så mycket som möjligt i det nya molnet: det du under övergången fortfarande sparar i det gamla följer inte med automatiskt.

I praktiken: så här ser det ut hos en leverantör

I det här exemplet använder vi en WebOké Nextcloud. Under Inställningar finns två hjälpmedel. Med WebOké Import Tool kopplar du ditt Google-konto och flyttar en mapp från Google Drive i taget; den appen frågar först om åtkomst hos supporten, eftersom Google bara tillåter sådana appar för anmälda konton. Med Gegevensmigratie kopplar du OneDrive (logga in hos Microsoft) eller Dropbox (med en åtkomstkod) och väljer Importdirectory, mappen dit allt hamnar. Båda fortsätter i bakgrunden; du får stänga fönstret.

Andra Nextcloud-leverantörer och andra europeiska moln har liknande migreringshjälpmedel, eller hänvisar till rclone eller skrivbordsappen. Valen och fallgroparna i den här lektionen gäller överallt.

Sammanfattning

• Välj ett migreringsverktyg i den nya tjänsten om det finns; Takeout, två synkappar eller rclone är alternativen.
• Google Docs, Sheets och Slides måste omvandlas. En .gdoc-fil är bara en länk, inte ett dokument.
• "Delat med mig" följer inte med: ägaren eller en administratör flyttar delade mappar och delade enheter.
• Städa bort förbjudna tecken och för långa sökvägar innan synkapparna börjar på Windows.
• Kontrollera antal, storlek, stickprov och datum innan du släpper den gamla tjänsten.

Quiz

Uppgift

Uppgift A6.1: Kontrollera en testexport. Exportera hos din nuvarande tjänst en mapp med minst ett Google-dokument (eller en Office-fil från OneDrive), till exempel med Google Takeout eller med Hämta. Ladda upp en fil från den exporten. Programmet kontrollerar om det är en riktig docx-, xlsx-, pptx-, odt-, ods- eller odp-fil, och inte en genväg eller något annat. Fyll också i vilka format din export gav.

Uppgift E6.1: Välja din flyttmetod. Välj per användare eller grupp metod (migreringsverktyg, export, två synkappar eller rclone), notera omfattningen och vem som flyttar delade mappar och delade enheter, och gör din kontrollista för efter övergången.

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på ett liknande sätt.

• Nextcloud-guide 13.1: Förbered dig: vad tar du med dig och i vilken ordning
• Nextcloud-guide 13.2: Google Drive, Foton, Kalender och Kontakter flytta över med WebOké Import Tool
• Nextcloud-guide 13.3: Flytta över Dropbox med Datamigrering
• Nextcloud-guide 13.4: OneDrive flytta över med Datamigrering
• Nextcloud-guide 4.8: Filnamn som orsakar problem
• Nextcloud-guide 16.1: Filer med otillåtna tecken, städa upp så att Windows synkroniserar igen
• Migrera från Google Drive till WebOké Nextcloud
• Migrera från Microsoft OneDrive till WebOké Nextcloud
• Migrera från Dropbox till WebOké Nextcloud
• Google, Takeout-hjälp (exportformat för Drive); rclone-dokumentation (rclone.org, Google Drive och WebDAV)