Modul 3 · 3.1
Dina nuvarande tjänster i kartlägga
Modul 3: Inventera och planera · Lästid: 11 minuter
Lärandemål: Efter den här lektionen kan du göra en komplett inventering av dina nuvarande molntjänster, inklusive kopplingarna och den användning du inte direkt ser.
Nyckelbegrepp: inventering, komponent, nuvarande tjänst, mål, ägare, prioritet, skugg-IT, koppling, engångsinloggning (SSO), delad brevlåda, alias, distributionslista, verifieringspost
Varför börja med en inventering?
Ett byte misslyckas sällan på det stora arbetet. Att kopiera mejl och flytta filer brukar gå bra. Det misslyckas på det som ingen hade skrivit ner: kontaktformuläret på webbplatsen som plötsligt slutar skicka mejl, skannern som skannar till en avslutad brevlåda, kollegan som förde sin kundlista i en privat Dropbox.
En inventering är en lista över allt du gör i molnet just nu: vilken tjänst, vilka uppgifter, vem som är ägare, vad som ska hända med det och hur viktigt det är. Det tar några timmar och sparar dig dagar.
Bakkerij De Korrel började med åtta rutor. Efter en runda bland kollegorna blev det tretton.
De åtta komponenterna
Börja med dessa åtta. De återkommer alla i resten av kursen.
| Komponent | Vad du skriver ner | Var du hittar det |
|---|---|---|
| E-post | Domäner, brevlådor, alias, delade brevlådor, distributionslistor (gruppadresser), vidarebefordringar, total storlek | Administrationsportalen för din e-posttjänst, DNS (MX-poster) |
| Kalender | Personliga kalendrar, delade kalendrar, rum- och enhetskalendrar, prenumerationer på externa kalendrar | Kalenderinställningar, administrationsportal |
| Kontakter | Personliga adressböcker, delade adressböcker, organisationslistan | Kontakter-appen, administrationsportal |
| Filer | Personlig lagring per person, delade mappar eller delade enheter, externa delningar, total storlek | Lagringsöversikt i administrationsportalen (lektion 3.2) |
| Dokument | Vilket kontorspaket, vilka filer med makron, mallar, formulär, egna format (Google Dokument) | Filinlämning, samtal med kollegor |
| Chatt och möten | Chatt-tjänst, kanaler, mötestjänst, vem som har möten med externa parter | Licensöversikt, kollegor |
| Lösenord | Var finns lösenorden nu: lösenordshanterare, webbläsare, lappar, ett kalkylblad | Kollegor, webbläsarinställningar |
| Backuper | Vad backas upp nu, av vem, vart, och har återställning någonsin testats | Administratör, backuptjänst |
Det du inte direkt ser: kopplingar
Det här är den viktigaste delen av inventeringen. En koppling är allt som finns utanför din molntjänst men ändå är beroende av den. Leta efter dem på dessa ställen:
- Engångsinloggning (SSO). Appar där du loggar in med ditt Google- eller Microsoft-konto. I säkerhetsinställningarna för varje konto finns en lista över appar med åtkomst. Kontrollera detta hos flera kollegor, inte bara hos dig själv.
- Din webbplats. Kontaktformulär och webbutiker skickar mejl. Via vilken server? Med vilken adress?
- Enheter. Skannrar och multifunktionsskrivare som skannar till e-post eller till en mapp. Kassaapparater, larmsystem eller andra enheter som skickar e-post.
- Annan mjukvara. Bokföring, CRM, planering, nyhetsbrevtjänst. Skickar de mejl i din domäns namn? Hämtar de filer från din lagring?
- DNS för din domän. Där ser du vem som får skicka e-post i din domäns namn (SPF), vilka tjänster som har satt en verifieringspost (TXT-poster som
google-site-verification=ellerMS=) och om det finns DKIM-poster från andra tjänster. Uppgift A2.1 i den föregående modulen har redan tagit reda på detta åt dig. - Telefoner och bärbara datorer. Vilka appar synkroniserar med den gamla tjänsten? Alla dessa måste ställas om senare (lektion 7.2).
Skugg-IT: det kollegor ordnar själva
Skugg-IT är mjukvara eller lagring som kollegor använder på egen hand, utan att organisationen har ordnat det: en gratis Dropbox, en WhatsApp-grupp med kunder, ett privat Gmail för nyhetsbrevet, en onlineplanerare. Det är oftast inte illa menat: någon löste ett problem.
Inför bytet är skugg-IT viktigt av två skäl. Det finns ofta organisationens uppgifter där som måste följa med. Och om du inte frågar efter det fortsätter det bara att finnas kvar efter bytet, utanför din nya europeiska lösning.
Fråga därför på ett sätt som gör att folk svarar ärligt. Inte "vem använder otillåtna tjänster?", utan: "Vi byter till en ny lösning och vill inte att någon ska tappa bort något. Vilka program, sajter och appar använder du i ditt arbete, även om du har ordnat dem själv?" En kort lista med exempel hjälper folk att komma ihåg.
Per rad: fem fält
Skriv ner fem saker för varje rad i din inventering:
- Nuvarande tjänst: till exempel "Gmail via Google Workspace".
- Storlek: så konkret som möjligt, till exempel "12 brevlådor, totalt 38 GB" eller "3 delade kalendrar".
- Ägare: vem bestämmer om detta och vet hur det fungerar? Det ska vara någon med ett namn, inte "alla".
- Mål: vad ska hända med det senare? Flyttas till en ny tjänst, avslutas, arkiveras eller lämnas kvar tills vidare.
- Prioritet: hög (utan detta kan organisationen inte arbeta), medel eller låg.
Exempel på några rader hos bageriet:
| Komponent | Nuvarande tjänst | Storlek | Ägare | Mål | Prioritet |
|---|---|---|---|---|---|
| E-post | Google Workspace, example.com | 12 brevlådor, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (kontor) | Flytta till europeisk e-posttjänst | hög |
| Filer | Google Drive, 1 delad enhet "Recept" | 64 GB, 4 externa delningar | Sanne | Flytta till teammapp | hög |
| Koppling | Beställningsformulär webbplats | skickar till bestellingen@ | webbyggare | Ändra SMTP-inställning | hög |
| Koppling | Kassasystem, inloggning med Google | 5 konton | Mo (filial) | Skapa egen inloggning | hög |
| Koppling | Skanner kontor | skannar till scan@ | Sanne | Nya SMTP-uppgifter | medel |
| Skugg-IT | Bagarens Dropbox (privat) | recept, 2 GB | Jeroen | Flytta till teammapp, säg sedan upp | medel |
Fallgropar
- Att bara titta på ditt eget konto. En administratör ser inte automatiskt vilka appar en vanlig användare har kopplat till sitt konto. Kontrollera hos flera personer.
- Att glömma delade brevlådor.
info@,facturen@ochbestellingen@är ofta inte en egen brevlåda utan ett alias, en delad brevlåda eller en grupp. Vid bytet måste det komma tillbaka på rätt sätt (lektion 4.4). - Att räkna licenser istället för användning. Tolv licenser betyder inte att tolv personer är aktiva. Titta på den senaste inloggningen.
- Ingen ägare. En rad utan ägare blir inte åtgärdad.
- Att inte uppdatera inventeringen. Det du upptäcker under migreringen ska du ändå lägga till.
I praktiken: så här ser det ut hos en leverantör
Vid ett byte till en WebOké Nextcloud och ett WebOké-e-postpaket blir inventeringen direkt din att göra-lista: för varje komponent står det i handboken vilket verktyg du använder (till exempel Importera för Google, Dataöverföring för OneDrive, Verktyg för e-postflytt för e-post) och i vilken ordning. Hos andra europeiska leverantörer heter verktyget något annat, men inventeringen är precis densamma: den handlar om din organisation, inte om leverantören.
Sammanfattning
- En inventering förhindrar att du glömmer saker vid bytet som ingen hade skrivit ner.
- Börja med åtta komponenter: e-post, kalender, kontakter, filer, dokument, chatt och möten, lösenord, backuper.
- Leta efter kopplingar: engångsinloggning, webbplats, enheter, annan mjukvara, DNS-poster, telefoner.
- Fråga kollegor om skugg-IT på ett sätt som gör att de svarar ärligt.
- Varje rad får nuvarande tjänst, storlek, ägare, mål och prioritet.
Quiz
Uppgift
Uppgift A3.1: Är din inventering komplett? Fyll i inventeringsformuläret för din egen organisation (eller för ditt eget privata bruk). Programmet kontrollerar om alla åtta komponenter finns med, om du har hittat minst tre kopplingar, och om varje rad har en nuvarande tjänst, storlek, ägare, mål och prioritet.
Uppgift E3.1: Rundan bland kollegorna. Fråga minst tre personer (eller, om du arbetar ensam, gå igenom dina egna enheter) vilka program, sajter och appar de använder i sitt arbete. Anteckna vad du inte hade på din lista och vad du lär dig av det.
Uppgift E3.1: Rundan bland kollegorna
Fråga minst tre kollegor (eller gå igenom dina egna enheter och webbläsare): "Vi byter leverantör och vill inte att någon ska förlora något. Vilka program, sidor och appar använder du i ditt arbete, även om du har ordnat dem själv?" Mallen för A3.1 finns vid den uppgiften.
Dina bockar och anteckningar sparas bara i den här webbläsaren; vi skickar dem ingenstans. Är du inloggad sparar vi i Mina kurser bara att du har gjort uppgiften.
Läs mer
Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.