Modul 3 · 3.3
En migrationsplan: ordning, risker och återställning
Modul 3: Inventera och planera · Lästid: 12 minuter
Mål: Efter den här lektionen kan du göra en migrationsplan med faser i rätt ordning, en risklista, en go/no-go-punkt och en återställningsplan.
Nyckelbegrepp: migrationsplan, fas, pilot, big bang, stegvis övergång, beroende, TTL, frysningspunkt, övergångsperiod, risklista (sannolikhet och konsekvens), go/no-go, återställningsplan (rollback), säga upp
Varför en plan?
Med din inventering (lektion 3.1) och dina siffror (lektion 3.2) vet du vad som behöver göras. En migrationsplan anger i vilken ordning, när, av vem, och vad du gör om något går fel. Den förhindrar de två klassiska misstagen: att göra saker i fel ordning (att ändra MX innan de nya brevlådorna finns) och att säga upp den gamla tjänsten för tidigt.
Big bang eller stegvis?
Det finns två huvudvägar.
| Väg | Vad det är | Passar för | Risk |
|---|---|---|---|
| Big bang | Allt flyttas vid ett och samma tillfälle, till exempel under en helg | Mindre organisationer med få kopplingar | Om något går fel går det fel överallt samtidigt |
| Stegvis | Per del eller per grupp av personer, utspritt över flera veckor | Större organisationer eller många kopplingar | Två system sida vid sida under en tid; folk blir förvirrade |
För de flesta mindre organisationer fungerar en stegvis övergång per del bra: först filer, sedan kalender och kontakter, sedan e-post, sedan resten. E-post flyttas som en helhet för alla samtidigt, eftersom domänen bara kan peka på ett ställe i taget.
Börja alltid med en pilot: en eller två personer som redan gör allt i den nya tjänsten, i en vecka eller två. De hittar problemen, och du justerar planen innan resten följer efter.
Faserna
En migrering har fem faser.
1. Förbereda
- Inventering och siffror klara (lektion 3.1 och 3.2).
- Ny tjänst vald, avtal och personuppgiftsbiträdesavtal undertecknat (lektion 2.4, 9.2).
- Export eller backup av allt från den gamla tjänsten, innan du ändrar något. Det här är ditt skyddsnät.
- Rensat det som kan tas bort.
- Användare och administratörer skapade i den nya tjänsten, tvåfaktorsautentisering (2FA) påslagen (lektion 7.3).
- TTL för dina MX-poster sänkt, till exempel till 300 sekunder. Gör det minst en gammal TTL-period innan bytet. Om TTL stod på 86400 sekunder (ett dygn), sänk den minst ett dygn i förväg (DNS-kurs lektion 6.1 och 6.3).
2. Pilot
- En eller två personer går över.
- Du testar de krångligaste dokumenten, telefonapparna, kopplingarna.
- Du skriver fusklappen och förklaringen för resten (lektion 9.1).
3. Flytta över
- Kopiera filer; ordna mappar och delningar på nytt (lektion 6.1, 6.2).
- Exportera och importera kalendrar och kontakter (lektion 5.2, 5.3).
- Kopiera brevlådorna en första gång, medan den gamla brevlådan fortfarande tar emot e-post som vanligt (lektion 4.2).
- Ändra kopplingar: webbplats, skanner, kassasystem, programvara.
4. Övergång
- Vid den överenskomna tidpunkten: ändra MX-posterna, uppdatera SPF, DKIM och DMARC (lektion 4.3).
- Kort därefter, och ännu en gång ett dygn senare: kopiera brevlådorna igen, så att e-post som kommit till den gamla tjänsten under tiden ändå följer med (lektion 4.4).
- Ställ om allas enheter; stäng av gamla synkroniseringsappar (lektion 7.2).
- En frysningspunkt för filer: från den tidpunkten arbetar ingen längre i den gamla lagringen.
5. Avsluta
- Kontrollera: räkna mappar, filer, möten, kontakter och e-post.
- Låt båda systemen finnas sida vid sida i några veckor, den gamla i skrivskyddat läge om möjligt.
- Säg först därefter upp den gamla tjänsten som sista steg, och be om bekräftelse på att dina uppgifter raderas där (lektion 9.3).
- Uppdatera register över behandling och integritetspolicy (lektion 9.3).
Beroendena du inte får vända på
Vissa steg måste verkligen ske i en viss ordning. Det här är de hårda reglerna:
- Export eller backup av den gamla tjänsten görs innan varje ändring.
- Piloten görs innan utrullningen till alla.
- Brevlådorna i den nya tjänsten finns innan du ändrar MX. Annars nekar den nya servern e-posten.
- TTL är sänkt minst en gammal TTL-period innan MX-bytet.
- Den första kopian av e-posten görs innan MX-bytet; den andra kopian efter MX-bytet.
- Kalendrarna är importerade innan du kopplar telefonerna. Annars synkroniserar telefonen mitt i en import och du får dubbletter.
- Den gamla tjänsten sägs upp sist, efter kontrollen.
Uppgift A3.3 låter dig göra den här ordningen själv och kontrollerar den.
Risker: sannolikhet gånger konsekvens
En risklista listar vad som kan gå fel, hur troligt det är och hur allvarligt. Poängsätt sannolikhet och konsekvens till exempel från 1 till 3 och multiplicera. Allt med poäng 6 eller 9 får en åtgärd.
| Risk | Sannolikhet | Konsekvens | Poäng | Åtgärd |
|---|---|---|---|---|
| E-post kommer inte fram under bytet | 2 | 3 | 6 | Sänk TTL i förväg, byt utanför högtrafik, andra synkronisering |
| Dokument med makron fungerar inte | 3 | 2 | 6 | Testuppsättning i piloten (lektion 6.5), kör Excel tillfälligt parallellt |
| Kollegor fortsätter arbeta i den gamla lagringen | 3 | 2 | 6 | Frysningspunkt, gamla lagringen skrivskyddad, förklaring |
| Telefonen visar allt dubbelt | 2 | 1 | 2 | Importera först, sedan koppla; stäng av gamla kontot |
| Kassasystem slutar fungera efter avslutade konton | 2 | 3 | 6 | Eget inloggning innan avslut (lektion 2.3) |
| Avtal för gamla tjänsten förnyas automatiskt | 2 | 2 | 4 | Uppsägningsdatum i kalendern |
Go/no-go och återställningsplan
Kom överens i förväg om vem som beslutar vid tidpunkten för MX-bytet, och på vilka grunder. En go/no-go-punkt med en kort checklista: alla brevlådor skapade och testade, första kopian klar, TTL låg, pilot utan stora problem, kollegor informerade. Är en enda av dessa punkter inte grön: fortsätt inte, och välj ett nytt datum. Det känns som ett misslyckande, men det är precis därför punkten finns.
En återställningsplan (rollback) beskriver hur du går tillbaka om det ändå går fel efter bytet. För e-post är det relativt enkelt så länge den gamla tjänsten fortfarande finns: ställ tillbaka MX-posterna till de gamla värdena (som du skrivit ner i förväg, eller där du har en DNS-backup), och kopiera tillbaka den e-post som under tiden kommit in hos den nya tjänsten. Det går bara om du inte redan sagt upp den gamla tjänsten. Därför säger du upp den sist.
Planering i tiden
Ett exempel för bageriet, med tolv personer:
| Vecka | Vad |
|---|---|
| 1 | Inventering, siffror, val, avtal; export av gamla tjänsten |
| 2 | Skapa användare, 2FA, pilot med två personer; sänk TTL i slutet av veckan |
| 3 | Flytta filer och kalendrar; första e-postkopian; ändra kopplingar |
| 4 | Tidigt måndag morgon: MX-byte; samma dag och tisdag andra kopian; ställ om enheter |
| 5 | Kontroll, frågestunder |
| 6 till 8 | Båda sida vid sida; sedan säga upp den gamla tjänsten, uppdatera registret |
Välj tidpunkten för bytet medvetet. Inte strax före en hektisk period (för ett bageri inte veckan före helgerna), inte när administratören är på semester, och med tid att lösa problem dagen efter.
I praktiken: så ser det ut hos en leverantör
Manualen för WebOké Nextcloud anger en bestämd ordning: först skapa användare och göra kontot säkert, sedan filer, sedan kalendrar och kontakter, sedan först apparna, och den gamla tjänsten sägs upp först när allt fungerar som det ska. För e-post arbetar verktyget för e-postflytt med en första kopia före och en andra kopia efter MX-bytet. Andra europeiska leverantörer rekommenderar i stort sett samma ordning, eftersom den följer av hur e-post och synkronisering fungerar.
Sammanfattning
- En migrationsplan fastställer ordning, tid, ansvariga och återställning.
- Stegvis per del, med en pilot i förväg, fungerar för de flesta mindre organisationer; e-post flyttas för alla samtidigt.
- Hård ordning: export först, pilot innan utrullning, brevlådor och låg TTL innan MX-bytet, andra kopian efter, importera innan koppling, uppsägning sist.
- En risklista med sannolikhet och konsekvens visar var du behöver åtgärder.
- En go/no-go-punkt och en återställningsplan gör det tryggt att också säga "inte än".
Quiz
Uppgift
Uppgift A3.3: Sätt stegen i rätt ordning. Du får arton steg i en migrering i oordning. Sätt dem i en ordning som fungerar. Programmet kontrollerar de hårda reglerna från den här lektionen och talar om exakt vilken regel du bryter.
Uppgift E3.3: Din egen migreringsplan. Gör med mallen en migrationsplan för din egen organisation: faser med datum, ansvariga, en risklista med minst fem risker, en go/no-go-checklista och en återställningsplan.
Uppgift E3.3: Din egen migreringsplan
Fyll i mallen utifrån din inventering (A3.1/E3.1) och dina siffror (E3.2), och låt en kollega läsa igenom den.
Dina bockar och anteckningar sparas bara i den här webbläsaren; vi skickar dem ingenstans. Är du inloggad sparar vi i Mina kurser bara att du har gjort uppgiften.
Läs mer
Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.
- Nextcloud-guide 13.1: Förbered dig: vad tar du med dig och i vilken ordning
- Nextcloud-guide 13.6: Från Microsoft 365 till WebOké: filer, dokument, e-post och kalender
- Flytta domän, webbplats och e-post tillsammans utan driftstopp: steg-för-steg-guiden
- DirectAdmin-guide 10.1: Flytta din e-post: alternativen
- WebOké manual 5.7: Återställa DNS och skapa en DNS-backup
- Gratis DNS-kurs 6.1: TTL och cache
- Gratis DNS-kurs 6.3: DNS vid en flytt