Övergångsperioden och avslutet

Modul 4: Flytta e-post · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du ta dig igenom dagarna efter MX-bytet utan att tappa mejl, ställa om alla enheter och inställningar ordentligt samt kontrollera och avsluta e-postflytten.

Nyckelbegrepp: övergångsperiod, cache, deltakopia, testmejl, ställa om enheter, ta bort gammalt konto, nedbromsning, delad brevlåda, vidarebefordran, autosvar, arkivexport, säga upp

Varför det finns en övergångsperiod

Efter bytet av MX (lektion 4.3) går inte all e-post direkt till den nya servern. Servrar som fortfarande har det gamla MX-posten i minnet (cache) skickar ett tag framöver till den gamla leverantören. Hur länge det varar beror på TTL:n: med en TTL på 300 sekunder handlar det om minuter, med en TTL på en dag handlar det om en dag. Dessutom försöker vissa servrar leverera ett mejl som tidigare misslyckades på nytt senare, till den adress de då kände till.

Resultatet: under några dagar kommer det in e-post på två ställen samtidigt. Det är inget problem, så länge du vet om det och inte stänger den gamla brevlådan för tidigt.

Se det som två brevlådor bredvid varandra. Den nya hänger redan uppe, adressen på dörren har ändrats, men brevbäraren som fortfarande tittar på sin gamla lista stoppar brevet i den gamla lådan. En vecka framöver tittar du alltså i båda. Därefter klistrar du igen den gamla och tömmer den en sista gång.

Dag 1: den andra kopian och en första kontroll

Kör dagen efter bytet flytten av alla brevlådor en gång till. Meddelanden som redan har kopierats hoppas över; bara den e-post som fortfarande kom in hos den gamla leverantören läggs till.

Kontrollera därefter med testmejl:

1. Ta emot. Skicka från en annan adress, till exempel en privat adress på din telefon via mobilt internet, ett mejl till varje viktig adress: info@, bestellingen@ och ett par personliga adresser. Kommer det fram till den nya brevlådan?
2. Skicka. Skicka från den nya brevlådan ett mejl till en adress hos Gmail och hos Outlook.com. Kommer det fram, och inte i skräpposten? Titta på sidhuvudena (i Gmail: Visa original). Där ser du spf=pass, dkim=pass och dmarc=pass om allt står rätt.
3. Formulär. Fyll i kontaktformuläret på din webbplats och kolla om meddelandet kommer fram.

Går det inte att skicka, eller hamnar e-post i skräpposten, kolla först SPF och DKIM (lektion 4.3).

Ställa om enheter och program

Varje telefon, laptop och surfplatta måste ställas om till den nya servern. Gör inte det genom att ändra servernamnet i det gamla kontot, utan så här:

1. Lägg till brevlådan hos den nya leverantören som ett nytt konto, med IMAP samt servernamn och portar från den nya leverantören.
2. Kontrollera att e-posten finns där (kopian).
3. Ta bort det gamla kontot från enheten.

Det sistnämnda är viktigare än det verkar. Ett bortglömt gammalt konto fortsätter att logga in i bakgrunden. Hos den gamla leverantören gör det ingen skada så länge abonnemanget löper, men är den gamla brevlådan avslutad, eller pekar servernamnet som det gamla kontot använder mot den nya servern, så försöker enheten logga in med fel lösenord var och varannan minut. Många e-postservrar bromsar eller blockerar då IP-adressen, och då kan plötsligt hela kontoret inte längre skicka e-post.

Hos Bakkerij De Korrel använder alla Outlook-appen på telefonen. De gamla Microsoft 365-kontona tas bort; det nya IMAP-kontot läggs in. Två medarbetare använder iPhones inbyggda Mail-app; där görs det på samma sätt.

Tänk också på enheter utan skärm: skannern som mejlar pdf:er till info@, kassan, webbutiken. De skickar via en SMTP-server. Står det fortfarande Microsofts server där, slutar det att fungera så snart det gamla kontot är borta.

Vad du ställer in på nytt

Ur din lista från lektion 4.1 tar du nu fram allt som inte följde med i kopian, och ställer in det hos den nya leverantören:

Vad du fortfarande håller koll på de första veckorna

• Den gamla brevlådan. Kolla den första veckan dagligen om det fortfarande kommer in nya mejl. Kommer det fortfarande in mejl efter några dagar, är det något som inte ställts om någonstans: kanske skickar en leverantör via en gammal vidarebefordran, eller så finns det fortfarande en MX någon annanstans.
• DMARC-rapporter. Har du en rua-adress får du dagliga rapporter. Ser du där en server som mejlar i ditt namn men som inte klarar SPF eller DKIM, har du glömt en avsändare.
• Kalenderinbjudningar. De går via e-post. Fungerar kalendern redan hos den nya tjänsten (modul 5), testa då om en inbjudan kommer fram och om accepterandet kommer tillbaka till organisatören.

Avsluta och säga upp

Fungerar allt bra i några veckor, avslutar du:

1. Kör en sista kopia, ifall något ändå kom in.
2. Gör en arkivexport av de gamla brevlådorna (pst eller mbox, lektion 4.2) och spara den som säkerhetskopia. Tänk på lagringskrav: affärsmejl med skatterelaterade uppgifter måste i Nederländerna som regel sparas i sju år.
3. Städa upp i DNS:en (lektion 4.3, steg 5): gammal include, gammal DKIM, verifieringsposter, autodiscover.
4. Återkalla behörigheter: app-lösenord hos Google, det godkända flyttverktyget i Microsoft.
5. Ta bort domänen ur den gamla miljön och säg upp licenserna. Säg inte upp innan allt är kontrollerat; efter uppsägning kan den gamla leverantören radera dina uppgifter efter en viss tid.
6. Begär en bekräftelse från den gamla leverantören på att dina uppgifter har raderats, om det behövs för din GDPR-administration (lektion 9.3).

I praktiken: så ser det ut hos en leverantör

I WebOkés DirectAdmin-guide beskrivs avslutet i fyra steg: ställa in MX korrekt (vid en domän som flyttar till WebOké står den rätt direkt), kopiera en gång till dagen efter, ställa in enheterna som nytt konto och ta bort det gamla kontot, och säga upp först efter några veckor. Vidarebefordran, autosvar och semestermeddelanden ställer du in i DirectAdmin under E-posthanterare. WebOkés guide har en artikel E-post kommer inte fram: kontrollera själv. Hos andra leverantörer heter delarna annorlunda, men ordningen är densamma.

Sammanfattning

• Några dagar efter bytet kommer det fortfarande in e-post på det gamla stället; håll den gamla brevlådan öppen och kopiera en gång till.
• Kontrollera med testmejl: mottagning, sändning (spf, dkim och dmarc pass i sidhuvudena) och dina webbplatsformulär.
• Lägg till den nya brevlådan på varje enhet som ett nytt konto och ta bort det gamla; bortglömda gamla konton orsakar nedbromsning.
• Alias, delade brevlådor, grupper, regler, signaturer och autosvar ställer du in på nytt.
• Avsluta med en sista kopia, en arkivexport, städa upp DNS:en, återkalla behörigheter och säg upp först efter det.

Quiz

Uppgift

Uppgift A4.4: Är flytten klar? Gör den här kontrollen några veckor efter bytet. Programmet jämför dina e-postposter med vad det tidigare registrerat hos dig (i uppgifterna från lektion 4.1 eller 4.3): den gamla leverantören får inte längre finnas i MX, den gamla include måste vara borttagen ur SPF-posten, och det måste finnas en DMARC-post.

Uppgift E4.4: Testomgång och avslutningslista. Gör de tre testmejlen från den här lektionen och fyll i resultatet. Gå sedan igenom avslutningslistan och bocka av det som är klart.

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• DirectAdmin-guide 10.4: Efter flytten: MX-poster och dina enheter
• DirectAdmin-guide 8.1: Alla inställningar på ett ställe: servrar, portar och säkerhet
• DirectAdmin-guide 8.8: Skicka eller ta emot fungerar inte: så löser du det
• DirectAdmin-guide 7.5: Vidarebefordrare: skicka vidare e-post till en annan adress
• WebOké manual 7.4: E-post kommer inte fram: kontrollera själv
• WebOké manual 13.6: Är jag blockerad? Häv blockeringen av din IP-adress själv
• E-post som tas emot medan du flyttar ditt domännamn
• Nederländska skattemyndigheten (Belastingdienst): lagringskrav för bokföring (som regel 7 år i Nederländerna)