Modul 8 · 8.3
Jämför kostnader och administration på ett rättvist sätt
Modul 8: Backuper, avslut och administration · Lästid: 10 minuter
Lärandemål: Efter den här lektionen kan du ställa de totala kostnaderna och administrationen för din gamla och nya lösning rättvist bredvid varandra, utan att bara titta på priset per användare, och dokumentera vem som gör vilket administrationsarbete.
Nyckelbegrepp: totalkostnad (TCO), engångskostnader och återkommande kostnader, licens per användare, lagring, utökningar, migreringskostnader, utbildning, egen tid, hanterad tjänst, självhosting, administrationsuppgifter, vem gör vad (RACI), prisstabilitet, skalbarhet
Den felaktiga jämförelsen
Den första frågan nästan alla ställer är: "Vad kostar det per användare och månad?" Det talet jämför man med sin nuvarande licens, och sedan är man klar. Det är fel jämförelse, av två skäl.
För det första jämför du då inte samma sak. Ett paket hos en leverantör innehåller mejl, filer, office och chatt, hos en annan är office en separat licens, ingår mejl i ett annat paket och är extra lagring dyrare. För det andra utelämnar du allt som inte är en faktura: din egen och dina kollegors tid, utbildningen, administrationen, själva migreringen.
I den här lektionen använder vi inga priser från verkliga leverantörer. De förändras, och det handlar om metoden. Du fyller själv i beloppen, med offerter och prislistor som du begär in vid det aktuella tillfället.
Totalkostnad: allt i en översikt
Med totalkostnad (på engelska total cost of ownership, TCO) menar vi alla kostnader under en fast period, till exempel tre år, inklusive engångskostnader. En period på tre år är praktisk eftersom engångskostnader för migrering då vägs in på ett rättvist sätt.
| Typ | Exempel | Engångs eller återkommande |
|---|---|---|
| Licenser och abonnemang | Per användare, per paket, office-licenser, chatt, mejlkonton | Återkommande |
| Lagring | Extra lagring utöver paketet, tillväxt av dina data per år | Återkommande, växande |
| Utökningar | Arkivering, extra backup, extra säkerhet, avancerade administrationsfunktioner | Återkommande |
| Domännamn och DNS | Registrering, eventuell DNS-tjänst | Återkommande |
| Backup utanför tjänsten | En andra tjänst eller lagring, externa diskar (lektion 8.1) | Återkommande och engångs |
| Migrering | Hjälp från en specialist eller leverantören, eventuellt dubbel betalning under övergången | Engångs |
| Dubbel period | Gammal och ny tjänst samtidigt under övergången, uppsägningstid | Engångs |
| Utbildning | Utbildningar, ta fram fusklappar, kollegors timmar | Engångs, och vid nya kollegor |
| Egen tid för administration | Timmar per månad för användare, frågor, uppdateringar (vid självhosting), kontroller | Återkommande |
| Bytkostnader vid avslut | Export, eventuella kostnader från leverantören (förbjudet från och med 12 januari 2027 enligt dataförordningen (Data Act), lektion 8.2) | Engångs, senare |
| Enheter och programvara | Till exempel ett skrivbordsprogram, en lösenordshanterare | Återkommande eller engångs |
Den viktigaste rutan glöms oftast bort: egen tid. Räkna ut den genom att multiplicera antalet timmar med ett fast timpris som du själv väljer. Även om ingen fakturerar det kostar det dig något.
Ett räkneexempel utan verkliga priser
Hos Bakkerij De Korrel arbetar Ruud med variabler, så att exemplet stämmer för alla:
G= antal användare (12)L= licens per användare och månad, inklusive office där det behövsO= extra lagring per månadB= extern backup per månadU= timmar egen administration per månad,T= timpris som bageriet räknar för egen tidM= engångskostnader för migrering (hjälp plus egna timmar xT)D= dubbel period: antal månader som gammalt och nytt betalas samtidigt, gånger den gamla månadskostnadenOp= utbildning (timmar x antal kollegor xT)
Totalkostnad över 36 månader:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpHan gör beräkningen två gånger: en gång för "fortsätta som nu", en gång för "byta". Vid "fortsätta som nu" är M, D och Op noll, men han räknar ändå med de prishöjningar som den gamla leverantören har aviserat, och med tiden som nu går förlorad på delade lösenord och borttappade filer.
Resultatet är inte "den billigaste vinner". Det är ett tal som du kan diskutera ärligt utifrån: bytet kostar så här mycket en gång, och sedan så här mycket mer eller mindre per månad, i utbyte mot mer inflytande och mindre beroende (modul 1). Ibland är det europeiska dyrare, ibland billigare. Båda utfallen är en god anledning att göra ett medvetet val.
Hanterad tjänst eller självhosting?
Med europeisk, öppen programvara (Nextcloud, Matrix, Jitsi) kan du även hosta själv: sätta upp programvaran på en egen server eller en hyrd server. Det kan verka billigt, eftersom programvaran är gratis. Räkna rättvist:
| Hanterad tjänst | Självhosting | |
|---|---|---|
| Server, lagring, backup | Hos leverantören | Ordna och betala själv |
| Uppdateringar och säkerhetspatchar | Leverantören | Du, i tid, även under semestern |
| Driftstopp klockan 7 på morgonen | Leverantören | Du |
| Kunskap | Hos leverantören | Hos dig, eller hos den där smarta kollegan |
| Inflytande | Högt, om leverantören är europeisk och du har en bra exit | Högst |
För en organisation med tolv personer utan egen IT-kunskap är självhosting oftast en risk, inte en besparing. En server som inte får uppdateringar på flera månader är osäkrare än en välskött hanterad tjänst. För en organisation med egna administratörer kan det tvärtom vara det bästa valet.
Fördela administrationen: vem gör vad?
Även med en hanterad tjänst finns det arbete kvar. Dokumentera vem som gör vad, med en enkel uppdelning: vem som utför, vem som är slutansvarig, vem som rådfrågas och vem som hålls informerad (ofta kallat RACI, efter de engelska orden).
| Uppgift | Utför | Slutansvarig | Hur ofta |
|---|---|---|---|
| Ny kollega: skapa konto, tilldela licens | Kontorschef | Ägare | Vid anställning |
| Avgående kollega: överlämna, stänga av | Kontorschef | Ägare | Vid avslut |
| Kontrollera vem som är administratör och vem som har licenser | Kontorschef | Ägare | Varje kvartal |
| Återställningstest backup | Kontorschef | Ägare | Årligen |
| Exit-test | Kontorschef | Ägare | Årligen |
| Starta uppdateringar (om tjänsten låter kunden göra det) | Kontorschef | Ägare | Vid varje större version |
| Uppdatera personuppgiftsbiträdesavtal och register | Ägare | Ägare | Vid ändring, minst årligen |
| Besvara kollegors frågor | Ambassadör (lektion 9.1) | Kontorschef | Kontinuerlig |
En uppgift utan namn blir inte gjord. En uppgift med bara ett namn blir inte gjord om den personen är sjuk. Sätt därför en ersättare på de viktigaste uppgifterna också.
Vad du mer bör tänka på vid jämförelsen
- Prisstabilitet: hur ofta och hur får priset ändras, och har du då en uppsägningsrätt?
- Skalbarhet: vad händer vid 15 eller 25 användare, eller vid dubbelt så mycket lagring? Hamnar du då i ett annat paket?
- Vad ingår egentligen: support på ditt språk, backuper som du själv kan återställa från, ett personuppgiftsbiträdesavtal, exportmöjligheter.
- Provperiod: kan du köra en pilot med några kollegor först (lektion 3.3)?
I praktiken: så ser det ut hos en leverantör
Hos en WebOké Nextcloud finns paket som skiljer sig åt i antal användare och lagring, Office-licenser per användare, och möjligheten att utöka lagring eller användare i Mitt WebOké. Uppdateringar, säkerhet och systembackuper sköts av WebOké, en ny huvudversion startas av paketets ägare själv, med en knapp. Användarhanteringen, licenserna och återställningstesterna sköts av kunden. Priser står medvetet inte med i den här kursen.
Hos andra leverantörer ser fördelningen annorlunda ut. Fyll därför i tabellen "vem gör vad" för varje leverantör, och ta med den i din jämförelse.
Sammanfattning
- Jämför totalkostnaden över en fast period, inte bara priset per användare.
- Räkna in engångskostnader (migrering, dubbel period, utbildning) och framför allt din egen tid.
- Självhosting är programvara utan licens, men med arbete: räkna det rättvist.
- Dokumentera administrationsuppgifter med ett namn och en ersättare.
- Tänk på prisstabilitet, skalbarhet och vad som egentligen ingår i paketet.
Quiz
Uppgift
Uppgift E8.3: Kostnadsmall och ansvarsfördelning för drift. Fyll i kostnadsmallen i OPDRACHTEN.md för "fortsätta som nu" och "byta", med belopp från offerter eller prislistor som du själv begär in, över 36 månader. Fyll sedan i tabellen "vem gör vad" med namn och ersättare.
Uppgift E8.3: Kostnadsmall och ansvarsfördelning för drift
Fyll i kostnadsmallen två gånger (stanna kvar och byta) med belopp från egna offerter eller prislistor, och fördela driftansvaret.
Dina bockar och anteckningar sparas bara i den här webbläsaren; vi skickar dem ingenstans. Är du inloggad sparar vi i Mina kurser bara att du har gjort uppgiften.
Läs mer
Stegen i de här artiklarna gäller för WebOkés tjänster, hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.
- Nextcloud-guide 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family eller Max: skillnader och byte
- Nextcloud-guide 14.4: Mer lagring eller användare, byta paket eller säga upp
- Nextcloud-guide 14.6: Uppdateringar av Nextcloud: när och hur
- Nextcloud-guide 14.7: Rättigheter: vem administrerar vad i din Nextcloud?
- Vilket Nextcloud-paket passar dig och hur uppgraderar du?