Organisera rättigheter och delning på nytt

Modul 6: Filer och dokument · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du utforma en ny delningsstruktur med en rättighetsmatris, teammappar och säkra offentliga länkar, istället för att bygga upp de gamla delningarna exakt likadant igen.

Nyckelbegrepp: ägare, delad mapp, teammapp (gruppmapp), dela med användare, grupp eller team, läsrättighet, redigeringsrättighet, offentlig länk, lösenord, utgångsdatum, nedladdningsgräns, dela via e-post, federerad delning, filförfrågan, rättighetsmatris, överföra ägarskap

Delningar följer inte med

Vid nästan varje flytt är detta den största överraskningen: filerna följer med, men delningarna gör det inte. Den som delade en mapp med en kollega hos Google eller Microsoft, skickade en offentlig länk till en kund eller lät en leverantör titta med, måste göra om det i det nya molnet. Ett migreringsverktyg känner inte till personerna i ditt nya moln, och en offentlig länk hos Google har en Google-adress som slutar fungera efter uppsägningen.

Det känns som extra arbete, men det är också en möjlighet. Efter års delning är den gamla situationen ofta ett virrvarr: mappar delade med tidigare anställda, länkar utan lösenord som stått öppna i tre år, och ingen vet längre vem som får göra vad. Hos Bakkerij De Korrel visade det sig att mappen "Personal", med avtal och lönebesked, fortfarande var delad med en praktikant från två år sedan. Flytten är tillfället att rätta till det.

Vem äger en mapp?

I varje moln tillhör en fil eller mapp någon: ägaren. Att dela innebär att ägaren ger andra tillgång. Det får två konsekvenser:

1. Slutar ägaren, blir mappen osäker. Tas kontot bort, försvinner filerna, även om hundra kollegor arbetade med dem. Att först överföra ägarskapet är då nödvändigt.
2. Lagring räknas till ägaren. Det kollegor lägger i din delade mapp dras av från din lagring.

För allt som tillhör organisationen och inte en enskild person använder du därför en teammapp (hos andra tjänster även kallad gruppmapp, delad enhet eller projektyta). Den tillhör teamet. Människor kommer och går, mappen blir kvar.

Utforma först: rättighetsmatrisen

Bygg inte blint upp det som fanns tidigare. Skapa först en rättighetsmatris: en tabell med organisationens mappar i raderna, grupperna i kolumnerna, och i varje ruta vad gruppen får göra. Arbeta med grupper eller team, inte enskilda namn. Då behöver du bara justera gruppen när en ny kollega tillkommer.

Matrisen för Bakkerij De Korrel:

Tre regler:

• Så få rättigheter som möjligt. Läsa är standard; redigera bara för den som verkligen behöver det. Det begränsar också skadan om ett konto kapas eller någon av misstag tömmer en mapp.
• Känsliga mappar separat. Personalakter, hälsouppgifter och administrationen hör hemma i egna mappar med en liten grupp.
• En ägare per mapp. Kom överens om vem som förvaltar en mapp och vem som bestämmer vem som får tillgång, även för en teammapp.

Dela inom och utanför organisationen

Inom det nya molnet delar du med en användare, en grupp eller ett team. Du väljer läsrättighet eller redigeringsrättighet, och ofta ytterligare detaljer som att få ta bort eller dela vidare.

För personer utanför organisationen finns fler alternativ:

• Offentlig länk. Vem som helst som har länken kommer åt den, även om länken skickas vidare. Sätt ett lösenord på allt som inte verkligen är offentligt, och skicka det via en annan kanal (länk via mejl, lösenord via sms eller telefon). Sätt ett utgångsdatum och, om möjligt, en nedladdningsgräns.
• Dela via e-post. Mottagaren får en personlig länk via mejl, utan konto. Praktiskt för en revisor eller en kund.
• Filförfrågan (även kallad fildropp eller uppladdningslänk). Den andra personen kan bara lägga in filer, inte se vad som redan finns där. Perfekt för att låta en kund lämna in handlingar.
• Federerad delning. Hos Nextcloud och andra tjänster som följer den öppna standarden Open Cloud Mesh delar du direkt med någon på en annan server, utan offentlig länk. Den andra personen ser mappen i sitt eget moln.

En länk med "dölj nedladdning" kan verka säker, men hindrar inget på riktigt: titta kan man, och ta en skärmbild går lika bra. Lita inte på det för hemliga handlingar.

Informera externa parter om att något förändras

Glöm inte personerna utanför organisationen. Hos Bakkerij De Korrel gällde det revisorn (mapp med fakturor), tryckeriet (mapp med formgivning) och två fasta kunder med en beställningslista. Deras gamla Google-länkar slutar fungera efter uppsägningen.

1. Sök i din gamla tjänst efter alla offentliga länkar och externa delningar. Google Drive och OneDrive har en översikt för detta (för en organisation också i administratörsdelen).
2. Avgör för varje länk om den fortfarande behövs. Ofta är svaret nej.
3. Skapa de nödvändiga länkarna på nytt i det nya molnet, nu med lösenord och utgångsdatum.
4. Skicka den nya länken till den externa parten, med en kort förklaring och datumet då den gamla slutar fungera.

Avslut och överlämning

Rättigheterna förblir bara korrekta om du håller dem uppdaterade. Dokumentera i din avslutningsrutin (lektion 7.3):

• Personliga mappar som fortfarande behövs: överför ägarskapet till en efterträdare, innan kontot inaktiveras.
• Inaktivera kontot först, ta bort det först efter kontroll. Ett borttaget konto är borta tillsammans med alla sina filer.
• Ta bort personen som slutar från alla grupper och team, och återkalla dess offentliga länkar.

Gör en kort genomgång varje halvår: stämmer matrisen fortfarande, och vilka offentliga länkar står fortfarande öppna?

I praktiken: så här ser det ut hos en leverantör

I en WebOké Nextcloud delar du från fliken Dela i detaljerna för en fil eller mapp. Där söker du upp en användare, grupp eller team, eller skapar en offentlig länk med plustecknet vid Skapa offentlig länk. Under Anpassa länk och Avancerade inställningar ställer du in ett lösenord, ett utgångsdatum och en nedladdningsgräns. Teammappar finns i Filer i menyn till vänster; en teammapp beställer du hos WebOké via support, och du kopplar den till ett team från appen Team. Överföring av ägarskap gör ägaren själv under Inställningar, Dela.

Hos andra Nextcloud-leverantörer kan en administratör ofta skapa gruppmappar själv. Andra europeiska moln kallar det olika (delad yta, projektmapp), men valen är desamma: vem äger mappen, vem får göra vad, och hur säker är länken.

Sammanfattning

• Delningar och offentliga länkar följer inte med vid en flytt. Bygg upp dem medvetet på nytt.
• Skapa först en rättighetsmatris med grupper och så få rättigheter som möjligt.
• Allt som tillhör organisationen hör hemma i en teammapp, inte i en enskild medarbetares personliga mapp.
• Offentliga länkar: lösenord via en annan kanal, utgångsdatum och om möjligt en nedladdningsgräns.
• Informera externa parter om att deras länk förändras, och håll rättigheterna uppdaterade med en fast avslutningsrutin.

Quiz

Uppgift

Uppgift A6.2: Kontrollera en säker delningslänk. Skapa i ditt nya moln en offentlig testlänk till en oskadlig testfil, med ett lösenord och ett utgångsdatum. Klistra in länken (inte lösenordet). Programmet kontrollerar om länken fungerar via https och om filen inte går att se eller ladda ner utan lösenord.

Uppgift E6.2: Din rättighetsmatris. Skapa rättighetsmatrisen för din egen organisation (mappar, grupper, rättigheter), utse en ägare per mapp och gör en lista över externa parter som behöver en ny länk.

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• Nextcloud-guide 5.1: Dela med en användare i ditt eget Nextcloud
• Nextcloud-guide 5.2: En offentlig länk skapa: läsning, redigering, lösenord, utgångsdatum och hämtningsgräns
• Nextcloud-guide 5.3: Filer låta levereras: fildroppe och filförfrågan
• Nextcloud-guide 5.5: Team skapa och en mapp dela med hela ditt team
• Nextcloud-guide 5.6: Teammappar: en gemensam mapp som tillhör teamet
• Nextcloud-guide 5.7: Dela med någon på en annan Nextcloud (federativ delning)
• Nextcloud-guide 5.10: Överföra ägarskap när en kollega slutar
• Nextcloud-guide 16.7: Kollega slutar: ta över filer, kalender och delade mappar på ett säkert sätt