Kopiera brevlådor med IMAP

Modul 4: Flytta e-post · Lästid: 11 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du kopiera en brevlåda från Google eller Microsoft till en europeisk brevlåda, vet du varför du behöver OAuth eller ett app-lösenord för det, och kan du bedöma hur lång tid det tar och vad som inte följer med.

Nyckelbegrepp: IMAP-migrering, kopiera (inte flytta), imapsync, OAuth 2.0, grundläggande autentisering, app-lösenord, Gmail-etiketter, upprepad synkronisering (delta), mbox, pst-fil

Kopiera, inte flytta

En e-postflytt med IMAP fungerar som en flyttgubbe som arbetar med två nycklar: en till din gamla brevlåda och en till din nya. Han loggar in på båda, går igenom din gamla brevlåda mapp för mapp och lägger varje meddelande i samma mapp i din nya brevlåda. I din gamla brevlåda ändras ingenting.

Det har två stora fördelar:

• Inget går förlorat. Går något fel finns allt kvar hos den gamla leverantören.
• Du kan upprepa det. Ett bra migreringsprogram känner igen meddelanden som redan har kopierats och hoppar över dem. Kör du kopian en dag senare igen kommer bara de nya meddelandena med. Det kallas en deltasynkronisering, och den behöver du under övergångsperioden (lektion 4.4).

Det mest kända programmet för detta är imapsync, öppen källkod och använt av många leverantörer bakom deras eget flyttverktyg. Du behöver inte installera det själv: de flesta e-postleverantörer har ett flyttverktyg i sin panel som gör det åt dig.

Vad du ordnar i förväg

1. Skapa de nya brevlådorna, med samma adresser som nu. För Bakkerij De Korrel är det tolv personliga brevlådor, plus info@ och bestellingen@.
2. Kontrollera lagringsutrymmet. Se hur stor varje gammal brevlåda är (modul 3, lektion 3.2) och se till att den nya brevlådan är minst lika stor, med lite marginal. Blir den nya brevlådan full stannar kopieringen.
3. Städa upp. Det du inte vill behålla behöver du inte flytta. Att slänga en mapp med tio års nyhetsbrev sparar timmar.
4. Ordna åtkomsten till den gamla brevlådan. Det är hos Google och Microsoft den svåraste delen, se nedan.
5. Ta reda på servernamnet för den gamla IMAP-servern. Hos Gmail är det imap.gmail.com, hos Microsoft 365 och Outlook.com outlook.office365.com. Flyttverktyg fyller i detta själva för kända leverantörer.

Logga in hos Google och Microsoft: varför ditt lösenord inte längre fungerar

Förr loggade ett flyttverktyg helt enkelt in med din e-postadress och ditt lösenord. Det kallas grundläggande autentisering. Eftersom lösenord ofta läcker ut har de stora leverantörerna stängt den möjligheten.

Microsoft har stängt av grundläggande autentisering för IMAP och POP i Exchange Online (Microsoft 365) från och med oktober 2022, och för privata Outlook.com-konton i september 2024. Ett flyttverktyg måste därför logga in via OAuth 2.0: du loggar själv in på en sida hos Microsoft, ger verktyget tillstånd, och verktyget får en tillfällig nyckel (en token) i stället för ditt lösenord. Ditt lösenord hamnar då aldrig hos verktyget.

I en företagsmiljö med Microsoft 365 kan administratören ha ställt in att användare inte själva får ge tillstånd till externa appar. Då måste administratören godkänna flyttverktyget i administrationscentret först. Planera det i förväg, för det är ofta just den personen som är på semester.

Google accepterar sedan den 30 september 2024 inte heller vanliga lösenord för IMAP hos Google Workspace (för privata Gmail-konton gällde det redan tidigare). Kan flyttverktyget inte använda OAuth med Google använder du ett app-lösenord: ett separat lösenord på 16 tecken som bara gäller för just den kopplingen. Ett app-lösenord kan du bara skapa om tvåfaktorsautentisering är påslagen på Google-kontot. I Google Workspace kan administratören också ha stängt av app-lösenord.

Efter flytten återkallar du app-lösenordet, eller återkallar du tillståndet för flyttverktyget. Lämna inga öppna dörrar.

Gmail-etiketter blir mappar

Gmail har inga mappar utan etiketter. Ett meddelande kan ha flera etiketter. Via IMAP visar Gmail varje etikett som en mapp, plus några specialmappar som [Gmail]/Alla meddelanden (eller [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Skickat och [Gmail]/Skräppost.

Konsekvensen vid en kopiering:

• Ett meddelande med två etiketter hamnar efter flytten i två mappar, som två kopior. Din brevlåda kan därför bli större än i Gmail.
• Mappen Alla meddelanden innehåller allt en gång till. Bra flyttverktyg hoppar över den eller kopierar bara det som inte finns någon annanstans. Kontrollera i kontrollsteget vilka mappar som följer med.
• Arkiverad e-post (utan etikett) finns bara i Alla meddelanden. Hoppar du över den mappen helt missar du de meddelandena. Enklast är att i förväg ge arkiverad e-post i Gmail etiketten "Arkiv".

Microsoft 365 har vanliga mappar, men också mappar som inte är e-post: Kalender, Kontakter, Uppgifter, Anteckningar. De ser du via IMAP ibland som tomma eller konstiga mappar. Flyttverktyg hoppar oftast över dem. Innehållet flyttar du separat (modul 5).

Hur lång tid tar det?

Det beror främst på antalet meddelanden och storleken på bilagorna, och på hur snabbt den gamla leverantören låter dig hämta dem. Google och Microsoft bromsar stora mängder IMAP-trafik. En liten brevlåda är klar på minuter, en brevlåda på flera tiotal gigabyte kan ta en dag eller längre. Därför startar du den första kopieringen gott om tid före växlingen, medan alla bara fortsätter arbeta i den gamla brevlådan.

För Bakkerij De Korrel betyder det: måndag den första kopieringen av alla brevlådor, onsdag kväll DNS-växlingen (lektion 4.3), torsdag och en vecka senare ytterligare en deltakopiering.

Om IMAP inte går

Ibland lyckas inte IMAP, till exempel för att administratören av den gamla miljön inte ger tillstånd eller redan har slutat. Då finns två utvägar:

• En export. Klassisk Outlook kan exportera en brevlåda som en pst-fil. Google Takeout levererar din e-post som en mbox-fil. En sådan fil importerar du sedan med ett e-postprogram som Thunderbird (med en importfunktion) i din nya IMAP-brevlåda, eller så hjälper din leverantör dig med det. Det är mer arbete och mindre snyggt: mappstruktur och läst/oläst följer inte alltid med korrekt.
• Via ditt e-postprogram. Sätt det gamla och det nya kontot sida vid sida i ett e-postprogram och dra över mapparna. Utmärkt för en liten brevlåda, opraktiskt för tolv medarbetare.

En export är också klokt som backup strax innan du säger upp det gamla abonnemanget (lektion 4.4 och modul 8).

I praktiken: så här ser det ut hos en leverantör

I Mitt WebOké heter flyttverktyget Flytta e-post (under Mina produkter). Det har fem steg: Källa, Mål, Kontroll, Flytta och Klart. Vid Källa väljer du den gamla leverantören. Väljer du Outlook, Hotmail eller Live, eller fyller du i outlook.office365.com som server, visas knappen Logga in med Microsoft: du får en kod, loggar in hos Microsoft och godkänner. Väljer du Gmail frågar verktyget efter ett app-lösenord och lägger till en länk till rätt Google-sida. Vid Kontroll ser du hur många meddelanden och mappar som hittats, och vilka mappar som inte följer med för att de är kalender- eller kontaktmappar. Flytten fortsätter på servern om du stänger sidan, och en upprepad flytt hoppar över meddelanden som redan finns. I DirectAdmin finns dessutom IMAPSync-migreringar, som bara fungerar med ett lösenord och alltså inte med Microsoft-inloggningen.

Andra europeiska leverantörer har liknande flyttverktyg, ibland under namn som "importera e-post" eller "IMAP-import". Var uppmärksam på tre saker hos varje verktyg: klarar det OAuth med Microsoft och Google, kan det köras upprepade gånger utan dubbletter, och visar det vad som inte följer med.

Sammanfattning

• En IMAP-flytt kopierar; din gamla brevlåda förblir oförändrad, och du kan upprepa kopieringen utan dubbletter.
• Microsoft accepterar inte längre lösenord för IMAP: logga in med OAuth, eventuellt efter godkännande av administratören. Hos Google använder du OAuth eller ett app-lösenord (med tvåfaktorsautentisering).
• Gmail-etiketter blir mappar; ett meddelande med två etiketter finns efter kopieringen i två exemplar, och arkiverad e-post finns bara i Alla meddelanden.
• Starta den första kopieringen gott om tid före DNS-växlingen; stora brevlådor kan ta en dag.
• Lyckas inte IMAP är en pst- eller mbox-export utvägen. Återkalla app-lösenord och tillstånd efteråt.

Quiz

Uppgift

Uppgift A4.2: Kontrollera servrarna hos din nya leverantör. Fyll i IMAP- och SMTP-servernamnet som din nya (eller tilltänkta) e-postleverantör anger. Programmet kontrollerar om IMAP på port 993 och SMTP på port 587 eller 465 är nåbara, om certifikatet är giltigt för det namnet och inte snart löper ut, och om din domän har poster som gör att e-postprogram hittar inställningarna själva.

Uppgift E4.2: Provflytt av en brevlåda. Flytta en brevlåda (din egen eller en testbrevlåda) med ett flyttverktyg. Notera inloggningsmetoden, antalet meddelanden och mappar före och efter, vilka mappar som inte följde med, och hur lång tid det tog. Återkalla sedan app-lösenordet eller tillståndet.

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• WebOké manual 7.2: Flytta e-post till WebOké (även från Microsoft 365)
• DirectAdmin-guide 10.1: Flytta din e-post: alternativen
• DirectAdmin-guide 10.2: IMAPSync-migreringar i DirectAdmin
• DirectAdmin-guide 10.3: Flytta e-post via Mitt WebOké
• Flytta e-post till WebOké med e-postflyttverktyget
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Google Workspace-hjälp: Less secure apps och app-lösenord; Gmail-hjälp: IMAP och etiketter
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/