Importera och synkronisera på alla dina enheter

Modul 5: Kalender och kontakter · Lästid: 11 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du importera kalendrar och kontakter utan dubbletter, låta dem synkronisera på iPhone, Android, Mac, Windows och i Outlook, och stänga av den gamla synkroniseringen på ett korrekt sätt.

Nyckelbegrepp: importera, tom kalender eller adressbok, dubbletter, slå ihop, prenumerera (endast läsbehörighet), iOS-konto (CalDAV och CardDAV), DAVx5, Thunderbird, CalDav Synchronizer, standardkalender, stänga av gammal synkronisering

Ordningen som förhindrar dubbletter

Det vanligaste problemet efter ett byte är inte att något saknas, utan att allt finns dubbelt. Det beror nästan alltid på ordningen. Håll dig till den här:

Importera först, i webbmiljön för din nya tjänst.
Kontrollera att antalen stämmer (lektion 5.2).
Ställ in enheterna först efter det.
Stäng av den gamla synkroniseringen på varje enhet så snart den nya fungerar.

Gör du tvärtom händer detta: din telefon har fortfarande alla kontakter från Google, du lägger till det nya CardDAV-kontot, telefonen laddar upp "sina" kontakter till den nya adressboken, och sedan importerar du dessutom vcf-filen. Då hamnar alla med två eller tre gånger.

Importera i en tom kalender eller en tom adressbok

Importera en fil en gång, och helst i en ny, tom kalender eller en ny, tom adressbok. Ge dem ett igenkännbart namn, till exempel "Arbete (från Google)". Går något fel kastar du bara den kalendern eller adressboken och börjar om, utan att röra dina andra uppgifter.

Är du osäker på om en import lyckades, kolla först i listan innan du försöker igen. En andra import av samma fil skapar dubbletter hos de flesta tjänster; bara om mötena har samma UID och hamnar i samma kalender känner servern igen dem.

För bageriet betyder det: alla importerar sin egen kalender i en egen kalender "Personligt", och administratören sätter upp den gemensamma kalendern "Leveransschema" en gång och delar den med teamet.

Finns det dubbletter ändå?

Ett par: slå ihop dem parvis i adressboken.
Allt dubbelt: skapa en ny, tom adressbok, importera originalfilen en gång och ta bort den dubbla adressboken.
Med en Mac eller iPhone: appen Kontakter kan själv upptäcka dubbletter och föreslå att de slås ihop; resultatet går via CardDAV tillbaka till servern.

Gör alltid en nedladdning av adressboken (vcf) innan du börjar städa.

Prenumerera i stället för att importera

Du behöver inte flytta över varje kalender. Skolloven, matcherna för idrottsklubben eller helgdagarna är kalendrar från någon annan som du bara vill se. De prenumererar du på med en länk (en ics-adress). En prenumeration har bara läsbehörighet och uppdaterar sig själv. Importerar du en sådan kalender får du i stället en kopia som inte längre uppdateras.

Det går även åt andra hållet: vill du visa en kalender från din nya tjänst i ett program som inte stödjer CalDAV, som Outlook på webben, skapar du en prenumerationslänk. Tänk på att alla som har den länken kan se kalendern. Använd det bara för en kalender utan privata uppgifter.

Ställa in per enhet

För varje enhet behöver du serveradressen, ditt användarnamn och ett apputlösenord (lektion 5.1). Skapa ett eget apputlösenord per enhet.

Enhet eller program	Hur	Observera
iPhone och iPad	Inställningar, Kalender (eller Appar, Kalender), Konton, Annat: CalDAV-konto; och under Kontakter ett CardDAV-konto	två konton: ett för kalender, ett för kontakter; välj sedan din nya kalender som standardkalender
Android	appen DAVx5 (i Google Play och F-Droid); den lägger in kalendrar och kontakter i telefonens vanliga appar	undanta DAVx5 från batterioptimeringen, annars stannar synkroniseringen
Mac	Systeminställningar, Internetkonton, Annat konto: CalDAV och CardDAV
Thunderbird	Kalender: ny kalender på nätverket; Adressbok: CardDAV-adressbok	Thunderbird hittar ofta kalendrar själv via serveradressen
Klassiskt Outlook för Windows	det gratis tillägget CalDav Synchronizer, till en ny, tom kalendermapp	fungerar inte i nya Outlook, Outlook på webben eller Outlook för Mac; där bara en prenumerationslänk (endast läsbehörighet)

Standardkalendern

Ett vanligt misstag: den nya kalendern finns på plats, men nya möten du skapar på din telefon hamnar i iCloud, i "På min iPhone" eller i din gamla Google-kalender. Det beror på telefonens standardkalender. Ställ in den på kalendern för din nya tjänst. Samma sak gäller standardkontot för nya kontakter.

Stänga av den gamla synkroniseringen

Fungerar den nya synkroniseringen på en enhet, stäng då av den gamla:

iPhone: under Inställningar, Kalender, Konton öppna Google- eller Exchange-kontot och stäng av Kalendrar och Kontakter (eller ta bort kontot om det inte längre behövs för mejl).
Android: i kontoinställningarna, stäng av synkroniseringen av kalender och kontakter för Google-kontot. Observera: du behöver ofta själva Google-kontot på Android för Play Store. Du stänger bara av synkroniseringen av kalender och kontakter.
Outlook: ta bara bort Microsoft 365-kontot när mejlen också har flyttats över (modul 4).

Gör det här per enhet, och bocka av det på din lista. Med tolv medarbetare som var och en har en telefon och en laptop blir det 24 enheter.

Ordna om delning och samarbete

Delade kalendrar följer inte automatiskt med. Ordna dem på nytt efter importen:

dela de gemensamma kalendrarna med rätt kollegor eller en grupp, med redigerings- eller läsbehörighet;
gör kalendrar som ska synas utanför organisationen (en kalender för öppettider eller bokningar) separata och medvetet offentliga;
kom överens om vem som skickar inbjudningar till gemensamma möten, så att det inte blir två arrangörer.

I praktiken: så ser det ut hos en leverantör

I en WebOké Nextcloud importerar du en kalender i appen Kalender, längst ner till vänster under Kalenderinställningar, med Importera kalender: du väljer ics-filen och kalendern där mötena ska hamna. Kontakter importerar du i appen Kontakter, under Kontaktinställningar. På iPhone lägger du till ett CalDAV- och ett CardDAV-konto; säger iPhone att den inte kan verifiera kontot, fyller du i den fullständiga adressen som står under Kalenderinställningar vid Serveradress för iOS och macOS. På Android loggar du in i DAVx5 via inloggningsskärmen för din Nextcloud, varefter DAVx5 själv skapar ett apputlösenord. För klassiskt Outlook använder du CalDav Synchronizer. Andra CalDAV-tjänster fungerar på samma sätt på samma enheter; bara serveradressen skiljer sig.

Sammanfattning

Importera och kontrollera först, ställ sedan in enheterna, stäng sedan av den gamla synkroniseringen: så undviker du dubbletter.
Importera varje fil en gång, i en ny, tom kalender eller en ny, tom adressbok.
Prenumerera på andras kalendrar i stället för att importera dem.
iPhone och Mac klarar CalDAV och CardDAV själva; Android behöver DAVx5; klassiskt Outlook tillägget CalDav Synchronizer.
Ställ in standardkalendern på din nya tjänst och ordna om delade kalendrar.

Quiz

Uppgift

Uppgift E5.3: En enhet helt och hållet. Välj din egen telefon. Importera (eller kontrollera) din kalender och dina kontakter i den nya tjänsten, koppla telefonen med ett eget apputlösenord, ställ in standardkalendern korrekt och stäng av den gamla synkroniseringen. Skapa sedan ett testmöte på din telefon och se om det dyker upp i webbkalendern. Fyll i checklistan.

Läs mer

Stegen i de här artiklarna gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

Cookies på WebOké

Cookieinställningar

Nödvändiga

Marknadsföring