Appar på telefon och dator

Modul 7: Samarbete, appar och säkerhet · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du flytta alla datorer och telefoner i din organisation till den nya tjänsten, i rätt ordning, och ta bort de gamla apparna så att ingenting blir dubbelt eller försvinner.

Nyckelbegrepp: synkroniseringsapp för dator, synkronisera, virtuella filer, selektiv synkronisering, nätverksenhet (WebDAV), mobilapp, automatisk uppladdning av foton, app-lösenord, molnadress, certifikat, dubbel synkronisering, enhetshantering

Var övergången verkligen märks

För de flesta är "molnet" inte en webbplats, utan en mapp på bärbara datorn, en kalender på telefonen och foton som automatiskt hamnar någonstans. Om de här sakerna slutar fungera efter övergången har bytet misslyckats för dem, hur bra migreringen på servern än gick.

Hos Bakkerij De Korrel är det 12 personer med sammanlagt 9 bärbara datorer, 2 datorer i butiken, 12 telefoner och en surfplatta i bageriet för recepten. Varje enhet har nu appar från Google eller Microsoft: Google Drive för datorer eller OneDrive, Gmail- eller Outlook-appen, kalendern och kontakterna från Google- eller Microsoft-kontot, samt Google Foto eller OneDrive-kamerauppladdning. Alla dessa appar måste bli något annat, och de gamla måste bort.

Tre sätt att komma åt dina filer från datorn

Synkroniseringsappen för dator är oftast det bästa valet. I Nextcloud heter den Nextcloud Files; andra europeiska tjänster har liknande appar. Viktig är inställningen virtuella filer: du ser alla dina mappar och filer, men en fil laddas bara ner när du öppnar den. På så sätt får ett moln på 200 GB plats på en bärbar dator med 128 GB hårddisk. Med selektiv synkronisering väljer du istället vilka mappar som ska finnas helt och hållet på datorn.

Lägg märke till en skillnad som förvånar många: med virtuella filer betyder "ta bort" också att filen verkligen tas bort i molnet. Vill du bara frigöra utrymme väljer du Frigör utrymme (eller vad det kallas i din app), inte Ta bort.

Gyllene regeln: aldrig två synkroniseringsappar på samma mapp

Det största misstaget vid övergången är att den gamla och den nya synkroniseringsappen körs samtidigt, eller att någon låter den nya appen synkronisera till den gamla appens mapp. Då har du två program som båda tror att de bestämmer över samma filer. Resultatet: dubbletter, konfliktkopior, och i värsta fall filer som ett program tar bort eftersom det andra har flyttat dem.

Ordningen är därför:

1. Filerna har redan flyttats på servern (lektion 6.1) och kontrollerats.
2. Stäng av den gamla synkroniseringsappen (Google Drive för datorer, OneDrive, Dropbox): logga ut eller pausa synkroniseringen och ta sedan bort appen. Filerna som ligger i den gamla mappen finns kvar på datorn, men uppdateras inte längre.
3. Installera den nya appen och låt den använda en ny, egen mapp.
4. Kontrollera att filerna finns i den nya mappen.
5. Byt namn på den gamla mappen (till exempel OneDrive-GAMMAL-använd-inte) och ta bort den efter några veckor, om ingen saknar något.

Att inte kasta den gamla mappen direkt är ditt skyddsnät: fanns det något på datorn som aldrig kom in i molnet hittar du det där fortfarande.

Telefoner och surfplattor

På en telefon handlar det oftast om fyra saker:

När det gäller foton finns en fälla. Har du redan flyttat de gamla fotona via en migrering (lektion 6.1), och låter du sedan den nya appen också ladda upp "alla befintliga foton", hamnar de där två gånger. Välj därför vid aktivering av automatisk uppladdning om appen ska ladda upp allt, eller bara från ett visst datum. Och aktivera aldrig alternativet att foton tas bort från telefonen efter uppladdning, i alla fall inte de första veckorna.

På iPhone ger iOS appar lite tid i bakgrunden. Uppladdningen fortsätter ofta bara när appen är öppen. Det är inte något fel i tjänsten; öppna appen då och då vid laddaren på wifi.

Inloggning: vanlig inloggning eller app-lösenord

Eftersom din nya tjänst använder tvåfaktorsautentisering (2FA) (lektion 7.3) kan vissa appar inte logga in med ditt vanliga lösenord. De kan inte fylla i den extra koden. Det finns två typer av appar:

• Appar som visar ett inloggningsfönster från tjänsten, som skriv- och mobilappen för Nextcloud. Du loggar in precis som i webbläsaren, med kod. Appen ordnar sedan själv en egen åtkomstnyckel.
• Appar som bara kan fylla i användarnamn och lösenord, som den inbyggda kalendern och kontakterna på iPhone, Thunderbird eller en nätverksenhet. För dessa skapar du ett app-lösenord: ett separat, långt lösenord för bara den appen på den enheten.

Ge varje app-lösenord ett namn som Kalender iPhone Anne. Tappar Anne bort telefonen drar du bara tillbaka det lösenordet.

Molnadressen och certifikatet

Varje enhet måste få rätt adress till ditt moln. Använd den slutgiltiga adressen från början, helst på din egen domän (cloud.example.com). Börjar du med en tillfällig adress från leverantören och byter senare till din egen domän måste du gå igenom alla enheter en gång till.

Adressen måste fungera via https med ett giltigt certifikat. Får en app en certifikatvarning, klicka aldrig bort den. Det är precis den varning du ska få om någon försöker avlyssna din trafik. Låt det utredas först. I uppgift A7.2 kontrollerar du detta automatiskt.

Enhetshantering och fjärradering

Större organisationer använder enhetshantering (MDM): ett system där administratören installerar appar och kan radera en förlorad telefon. För en organisation som De Korrel är det oftast för tungt. Det som däremot är viktigt: i din nya tjänst kan du se vilka enheter som är inloggade och återkalla en enhet. Vissa tjänster kan radera filerna från sin egen app på distans så snart enheten är online igen. Det fungerar bara för just den appen, inte för resten av telefonen.

I praktiken: så ser det ut hos en leverantör

I en WebOké Nextcloud installerar du Nextcloud Files på datorn (Windows, Mac eller Linux). När du lägger till ditt konto öppnar appen ett webbläsarfönster där du loggar in med din kod; därefter väljer du en mapp och om du vill använda virtuella filer. På telefonen använder du den officiella appen Nextcloud från Nextcloud GmbH; någon egen WebOké-app finns inte. Där fyller du i adressen till din Nextcloud. Kalender och kontakter går via det inbyggda kontot på iPhone eller via DAVx5 på Android, med ett app-lösenord.

Hos andra europeiska leverantörer fungerar det på liknande sätt: en skrivbordsapp, en mobilapp, och för kalender och kontakter standarderna CalDAV och CardDAV.

Sammanfattning

• Användare märker övergången på sina enheter. Planera det steget lika noggrant som migreringen på servern.
• Aldrig två synkroniseringsappar på samma mapp: stäng först av den gamla, sätt sedan på den nya i en egen mapp, ta bort den gamla mappen först efter några veckor.
• Virtuella filer sparar utrymme; att ta bort är också att verkligen ta bort.
• Förhindra dubbla foton: välj ett startdatum vid automatisk uppladdning.
• Använd direkt den slutgiltiga molnadressen med ett giltigt certifikat, och app-lösenord för appar utan inloggningsfönster.

Quiz

Uppgift

Uppgift A7.2: Kontrollera din molnadress. Fyll i adressen till ditt nya moln (till exempel cloud.example.com). Programmet kontrollerar certifikatet, omdirigeringen från http till https, HSTS-inställningen och, för Nextcloud, om installationen är nåbar och stöds.

Uppgift E7.2: Enhetslista och övergångsordning. Gör en lista över alla enheter i din organisation med vilka appar som synkroniserar per enhet just nu, och ställ upp stegen i rätt ordning för varje enhet: gammal av, ny på, kontrollera, gammal bort.

Läs mer

Stegen i de här artiklarna gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• Nextcloud-guide 7.1: Varför skrivbordsappen? Webbläsare, app eller nätverksenhet
• Nextcloud-guide 7.2: Nextcloud Files installera på Windows
• Nextcloud-guide 7.3: Nextcloud Files installera på Mac (File Provider)
• Nextcloud-guide 7.5: Virtuella filer: se allt, ladda ner bara det du öppnar
• Nextcloud-guide 8.1: Vilka appar behöver du på din telefon och surfplatta?
• Nextcloud-guide 8.4: Foton ladda upp automatiskt
• Nextcloud-guide 16.18: Flytta din Nextcloud till en egen domän: vad justerar du sedan i apparna?
• Nextcloud-guide 15.7: Certifikatvarning eller osäker anslutning