Chatta och ha möten

Modul 7: Samarbete, appar och säkerhet · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du välja ett europeiskt alternativ för chatt och videosamtal och ordna bytet från Teams, Slack eller Zoom, inklusive vad du gör med chatthistoriken.

Nyckelbegrepp: chatt, samtal eller kanal, videomöte, gäst utan konto, lobby (väntrum), moderator, transportkryptering, totalsträckskryptering (end-to-end), chatthistorik, bevarandeplikt, öppen standard (Matrix), köra själv (självhostad)

Varför chatt är den svåraste delen

E-post, kalendrar och filer har öppna standarder: IMAP, CalDAV, WebDAV. De kan du kopiera från en leverantör till en annan. Med chatt och möten är det annorlunda. Microsoft Teams, Slack, Zoom och WhatsApp har alla sitt eget system. Ett samtal från Teams kan du inte "importera" till en annan chattapp. Du börjar alltså om från början.

Det låter värre än det är. Hos Bakkerij De Korrel handlar det om tre saker: att snabbt fråga en kollega något ("är kardemummabullarna klara?"), ett möte en gång i veckan med de bagare som jobbar hemifrån med planeringen, och då och då ett videosamtal med en kund eller leverantör. Det klarar alla moderna chattprogram. Det svåra ligger i vanorna och i de gamla meddelandena.

Vad behöver du? Fyra frågor

Innan du väljer ett program svarar du på fyra frågor:

Europeiska och öppna alternativ

Det finns grovt sett två typer av lösningar: chatt och samtal som en del av din molnmiljö, och fristående program.

Två saker sticker ut. Schweiz och Storbritannien är inte medlemmar i EU. För båda länderna har EU-kommissionen fattat ett beslut om adekvat skyddsnivå: uppgifter får skickas dit utan extra åtgärder (lektion 2.1). Och "öppen källkod, utvecklad av ett amerikanskt företag" (Jitsi) betyder något annat än "tjänst från ett amerikanskt företag". Om du kör Jitsi på en egen server eller hos en europeisk leverantör går ditt samtal inte via 8x8. Mjukvaran tillhör alla; tjänsten tillhör den som kör servern.

Transport, totalsträcka och vem som kör servern

Nästan alla program krypterar förbindelsen mellan din enhet och servern. Det kallas transportkryptering. Någon på samma wifi-nätverk kan då inte läsa med, men servern själv kan i princip göra det.

Med totalsträckskryptering (end-to-end) kan bara deltagarna läsa eller höra samtalet, inte heller administratören av servern. Threema och Wire gör det som standard. Matrix kan göra det per samtal, och i Element är det påslaget som standard för privata samtal. I Nextcloud Talk och Jitsi beror det på versionen och serverns inställningar. Utgå där från att administratören av servern kan se chattmeddelanden, om inte din leverantör skriftligen säger något annat.

För ett bageri som diskuterar planeringen räcker transportkryptering oftast, förutsatt att servern finns hos en part du litar på och som lyder under europeisk rätt. Diskuterar du medicinska uppgifter eller känsliga förhandlingar väger totalsträckskryptering tyngre.

Gäster, lobby och moderatorer

Kunder och leverantörer har inget konto i din miljö. För det finns en gästlänk: vem som helst med länken kan delta via webbläsaren, utan att installera något. Det är smidigt och samtidigt en risk, eftersom en länk kan skickas vidare.

Tre vanor gör det säkert:

1. Sätt ett lösenord på länken och skicka det via en annan kanal, till exempel sms.
2. Använd en lobby (väntrum): gäster väntar tills en moderator öppnar mötet och släpper in dem.
3. Stäng gäståtkomsten efteråt, eller skapa ett nytt samtal för varje möte.

Vad gör du med den gamla chatthistoriken?

Meddelandena från Teams, Slack eller WhatsApp följer inte med. Därför bestämmer du i förväg:

• Vad måste bevaras? Överenskommelser med kunder, beslut, offerter som diskuterats i en chatt. De borde egentligen inte bara finnas i en chatt. Lägg dem i ett dokument eller i mejlet innan du byter.
• Vad får försvinna? Det mesta: "blir 5 minuter sen", bilder från lunchen, lösa frågor.
• Hur bevarar du resten? Teams och Slack har exportfunktioner för administratörer (i Microsoft 365 via eDiscovery, i Slack via arbetsytans exportfunktion, beroende på ditt abonnemang). Du får då filer (ofta JSON eller HTML) som du sparar som arkiv i en mapp med begränsad åtkomst. Sökbara i ditt nya chattprogram blir de inte.
• Hur länge? Spara arkivet så länge som behövs för din administration eller dina överenskommelser, och inte längre. Finns det personuppgifter i det gäller dataskyddsförordningen (GDPR) även för arkivet.

Lägg också undan filerna som delats i Teams-kanaler separat. De finns i Microsoft 365 oftast i SharePoint eller OneDrive och följer med filmigreringen (lektion 6.1), inte med chatten.

Själva bytet

Ett chattprogram fungerar bara om alla använder det. Att byta halvvägs är sämst: då vet ingen var ett meddelande finns. Därför:

1. Välj ett datum då det nya programmet blir det enda chattprogrammet.
2. Skapa i förväg de samtal du behöver: ett allmänt samtal, ett per team (hos De Korrel: "bageri", "butik", "utkörning") och ett för veckomötet.
3. Låt alla installera appen på telefon och dator före det datumet (lektion 7.2).
4. Sätt ett fastnålat meddelande i det gamla programmet: "Från och med måndag chattar vi i Talk. Svara inte längre här."
5. Sätt det gamla programmet i skrivskyddat läge efter några veckor och avsluta det sedan.

I praktiken: så här ser det ut hos en leverantör

I det här exemplet använder vi Nextcloud Talk i en WebOké Nextcloud. Talk ingår i paket med en Office-licens. Du öppnar Talk via ikonen högst upp. På startsidan ligger dina samtal till vänster, med knappen Starta möte nu skapar du direkt ett möte med en länk, och med Kontrollera enheter testar du kamera och mikrofon. Gäståtkomst slår du på per samtal under Konversationsinställningar, under Administration; där sätter du också ett lösenord. Lobbyn finns under Möte. Att spela in samtal och ringa till vanliga telefonnummer går inte i den här miljön.

Hos andra Nextcloud-leverantörer, och hos Matrix-, Jitsi- eller BigBlueButton-tjänster, fungerar det på liknande sätt: gästlänk, lösenord, väntrum och moderatorer kan heta något annat, men principen är densamma.

Sammanfattning

• Chattsamtal följer inte med till ett nytt program. Lägg det viktiga i ett dokument eller mejl i förväg, exportera resten som arkiv.
• Välj utifrån fyra frågor: vem, hur många, vad måste bevaras, hur känsligt.
• Transportkryptering skyddar under vägen; totalsträckskryptering skyddar även mot servern. Vem som kör servern spelar roll.
• Säkert med gäster: lösenord, lobby, stäng gäståtkomst efteråt.
• Byt på ett bestämt datum, med apparna redan installerade.

Quiz

Uppgift

Uppgift E7.1: Förbered din chattövergång. Besvara de fyra frågorna från den här lektionen för din egen organisation, gör en lista över de chattgrupper och kanaler du har nu, och bestäm för varje grupp: vad måste bevaras, var ska det hamna, och vilket samtal i det nya programmet ersätter det.

Läs mer

Stegen i de här artiklarna gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• Nextcloud-guide 10.1: Vad är Talk och vem har det?
• Nextcloud-guide 10.3: Videosamtal och möten: kamera, mikrofon, bakgrund och räck upp handen
• Nextcloud-guide 10.5: Bjud in gäster via en länk (utan konto)
• Nextcloud-guide 16.22: Gäster i ett Talk-möte med ett väntrum (lobby)
• Videosamtal i Nextcloud Talk fungerar inte: orsaker och lösningar
• Matrix-specifikation: https://spec.matrix.org/