Officeformat: OOXML, ODF och pdf

Modul 6: Filer och dokument · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du förklara vad docx, odt och pdf egentligen är, varför ett dokument kan se annorlunda ut efter ett byte, och du väljer rätt format för samarbete, utbyte och arkivering.

Nyckelbegrepp: filformat, öppen standard, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), gamla binära format (doc, xls, ppt), pdf och PDF/A (ISO 19005), csv, typsnitt, metriskt likvärdigt typsnitt, konvertering

Ett dokument är en överenskommelse

En fil är en rad bytes. Det är först genom ett filformat som ett program vet vad dessa bytes betyder: det här är en rubrik, det här är fetstil, det här är en tabell med tre kolumner. Om formatet är öppet beskrivet och alla får använda det utan tillstånd eller licens, talar vi om en öppen standard (lektion 2.2). Då kan olika program läsa och skriva samma fil, och du är inte beroende av en enda tillverkare.

För kontorsdokument finns det två stora öppna standarder och ett format för att låsa fast innehållet.

OOXML: docx, xlsx och pptx

Sedan Office 2007 sparar Microsoft Office dokument som standard som Office Open XML, förkortat OOXML. Du känner till filändelserna: docx, xlsx och pptx. Standarden är fastställd som ECMA-376 och som internationell norm ISO/IEC 29500.

En docx är egentligen en zipfil med en fast struktur. Byt namn på en kopia av offerte.docx till offerte.zip och packa upp den. Du ser då bland annat:

[Content_Types].xml        vilka delar filen innehåller
word/document.xml          texten och formateringen
word/styles.xml            formatmallarna
word/fontTable.xml         typsnitten som dokumentet använder
word/media/                bilderna
docProps/core.xml          titel, skapare, datum

Två saker är bra att känna till. För det första har ISO/IEC 29500 en strikt variant (Strict) och en bredare (Transitional) där även gamla Word-egenheter får plats; Office skriver som standard Transitional-varianten. För det andra kan en docx innehålla delar som bara Microsoft Office förstår, som makron i VBA (i docm och xlsm), ActiveX-knappar eller tillägg. Formatet är öppet, men allt som kan finnas i det fungerar inte överallt. Det tas upp i lektion 6.5.

ODF: odt, ods och odp

Det öppna dokumentformatet (ODF, OpenDocument Format) har utvecklats hos standardiseringsorganisationen OASIS och fastställts som ISO/IEC 26300. Filändelserna är odt (text), ods (kalkylblad) och odp (presentation). Även en odt är en zipfil. Den första delen heter mimetype och innehåller bokstavligen dokumenttypen, till exempel application/vnd.oasis.opendocument.text. Innehållet finns i content.xml, formatmallarna i styles.xml.

ODF är det egna formatet för LibreOffice och de paket som bygger på det, som Collabora Online. Många myndigheter i Europa nämner ODF som föredraget format för utbyte och arkivering. I Nederländerna finns ODF med på listan "tillämpa eller förklara" (pas toe of leg uit) hos Forum Standaardisatie, precis som pdf och PDF/A.

Vilket format väljer du?

Båda är öppna standarder. Den praktiska skillnaden ligger i vilka personer du samarbetar med och vilket program du använder.

Den viktigaste regeln: välj ett huvudformat per dokumenttyp och håll dig till det. Varje gång en fil konverteras fram och tillbaka (docx till odt till docx) kan något förskjutas.

Gamla format: doc, xls och ppt

Filer från före 2007 (doc, xls, ppt) är binära format: ingen zip med XML, utan en egen filstruktur från Microsoft. Moderna officepaket öppnar dem fortfarande, men inte alltid felfritt, och de kan innehålla makron utan att filändelsen avslöjar det. Råd vid ett byte: konvertera gamla filer som du fortfarande använder till docx, xlsx eller pptx (eller ODF) och spara originalet som arkiv.

Pdf och PDF/A

En pdf är avsedd att låsa fast hur något ser ut, likadant på alla enheter. Det går att redigera, men det är inte syftet. PDF/A (ISO 19005) är en striktare variant för arkivering: alla typsnitt finns inbyggda i filen, inga externa referenser eller skript får förekomma, så att filen i sig kan läsas under många år framöver. Välj PDF/A för allt du måste spara länge, till exempel årsredovisningar.

Varför ett dokument kan se annorlunda ut

Efter ett byte säger kollegor snabbt: "det ser annorlunda ut". Orsaken är nästan alltid typsnittet. Ett dokument anger sitt typsnitt (till exempel Calibri), men själva typsnittet finns oftast inte med i filen. Programmet som visar dokumentet måste ha det typsnittet installerat. Har det inte det, väljs ett ersättningstypsnitt, och det har andra teckenbredder. En rad bryts annorlunda, en tabell blir bredare, en sida förskjuts.

För de mest kända Microsoft-typsnitten finns det öppen källkod med metriskt likvärdiga ersättningar: varje tecken är exakt lika brett, bara formen skiljer sig något. Då bryts texten likadant.

Typsnitt som Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic eller ett eget grafiskt profiltypsnitt har inte någon sådan ersättning. En onlineoffice måste då ersätta dem med något liknande, och då kan texten brytas annorlunda. Hos Bakkerij De Korrel var det profiltypsnittet på brevpapperet som gav problem. Lösningen: låta typsnittet (om licensen tillåter det) installeras hos leverantören, eller välja ett fritt typsnitt i mallen.

Andra saker som kan förskjutas vid ett formatbyte: sidhuvuden och sidfötter med fält, innehållsförteckningar (uppdatera dem på nytt), kommentarer och spårade ändringar, inbäddade objekt, samt i kalkylblad villkorsstyrd formatering och diagram.

I praktiken: så här ser det ut hos en leverantör

I Euro-Office i en WebOké Nextcloud öppnar du docx, xlsx och pptx utan konvertering, och även odt, ods, odp, rtf, txt, csv samt de gamla formaten doc, xls och ppt. Med Arkiv, Ladda ned som väljer du bland annat DOCX, ODT, PDF eller PDF/A; med Spara kopia som hamnar kopian i din Nextcloud. För de fem typsnitten i tabellen finns de metriskt likvärdiga ersättningarna på servern. Andra onlineofficepaket har liknande menyer; vilka typsnitt de känner till varierar per leverantör. Fråga i förväg om detta om du använder ett eget grafiskt profiltypsnitt.

Sammanfattning

• docx, xlsx och pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) och odt, ods och odp (ODF, ISO/IEC 26300) är båda öppna standarder och båda zipfiler med XML.
• Välj det format som din office använder internt och som dina samarbetspartner känner till, och håll dig till det.
• Gamla binära filer (doc, xls, ppt) konverterar du; originalet sparar du.
• Pdf för att låsa fast, PDF/A för att spara länge.
• Förskjutningar beror oftast på typsnitt; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman och Courier New har metriskt likvärdiga ersättningar.

Quiz

Uppgift

Uppgift A6.3: Format och typsnitt i ditt eget dokument. Ladda upp ett dokument som du ofta använder (till exempel din brevmall). Programmet berättar vilket format det egentligen är, vilka typsnitt som finns i det och om det finns en metriskt likvärdig ersättning för varje typsnitt.

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller för WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

• Euro-Office handbok 1.4: Vilka webbläsare och filformat fungerar med Euro-Office?
• Euro-Office handbok 2.5: Ladda ner som docx, xlsx, pptx, odt eller pdf
• Euro-Office handbok 12.3: Teckensnitt ser annorlunda ut
• ISO/IEC 29500 och ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 och OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, lista över öppna standarder (ODF, PDF/A), nederländsk lista över rekommenderade öppna standarder