Makron, mallar och att testa kompatibilitet

Modul 6: Filer och dokument · Lästid: 12 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du med hjälp av en testuppsättning av dina egna dokument avgöra vad som fungerar bra i ett nytt onlineoffice, vad du behöver anpassa och vad du hellre låter vara kvar i ett annat program, med särskild uppmärksamhet på VBA-makron, mallar, teckensnitt och sammanslagning av e-post.

Nyckelbegrepp: testuppsättning, kompatibilitet, VBA-makro (xlsm, docm), JavaScript-makro, egen funktion (#NAME?), tillägg (add-in), mall (dotx, xltx, potx), grafisk profil, innehållskontroll, formulärfält, slå ihop e-post, spåra ändringar, kommentarer, funktionsnamn och avgränsare

Varför testa, om formaten ändå är öppna?

I lektion 6.3 såg du att docx och odt är öppna standarder. Det betyder inte att alla program hanterar innehållet i en sådan fil lika bra. Ett enkelt brev eller kalkylblad fungerar överallt. Det är de speciella delarna som strular: makron, knappar, tillägg, formulärfält, komplicerade mallar och teckensnitt som inte finns. De finns nästan alltid i just de dokument som verksamheten bygger på: offertgeneratorn, tidrapporten, brevpapperet.

Därför skapar du en testuppsättning innan bytet och går igenom den systematiskt. Inte för att bevisa att det nya paketet är bra, utan för att veta vad du behöver lösa.

Steg 1: välj din testuppsättning

Välj 15 till 25 dokument. Inte slumpmässiga, utan de dokument som är viktigast eller mest komplicerade:

• de dokument som används mest (fråga kollegor, eller titta på "senaste" i din gamla tjänst);
• alla mallar och brevpapperet;
• varje fil med makron (filändelserna xlsm, docm, pptm, samt äldre xls eller doc som kan innehålla makron);
• dokument med formulär, sammanslagning (brev från en adresslista) eller länkar till andra filer;
• dokument du utbyter med externa parter (revisor, uppdragsgivare);
• några stora eller gamla filer.

Hos Bakkerij De Korrel blev det 18 stycken, bland annat offertgeneratorn (Excel med makro), brevpapperet (Word-mall med teckensnitt från den grafiska profilen), prislistan, ledighetskortet, det årliga julbrevet till kunderna och mässpresentationen.

Steg 2: testa varje dokument på fasta punkter

Öppna varje dokument i det nya officepaketet och gör det du normalt gör med det. Anteckna per dokument:

1. Öppnas det? Och ser det likadant ut (formatering, radavstånd, sidnumrering)?
2. Redigera och spara: ändra något, spara, öppna igen. Stämmer det fortfarande?
3. Tillbaka till motparten: öppna den redigerade filen i mottagarens program (till exempel Word hos revisorn). Ser det fortfarande bra ut där?
4. Speciella delar: fungerar knapparna, formlerna, fälten, innehållsförteckningen, sidhuvuden och sidfötter?
5. Redigera tillsammans: kan två personer arbeta i det samtidigt utan problem?
6. Utskrift och pdf: stämmer utskriften?

Makron: den ärliga sanningen

Ett makro är en liten programbit i ett dokument: en knapp som formaterar en offert, kopierar data eller sorterar en lista. I Microsoft Office är makron skrivna i VBA (Visual Basic for Applications). Filer med makron har en egen filändelse: xlsm, docm och pptm. I zip-filen ligger koden i en del som heter vbaProject.bin.

Onlineofficepaketen hos europeiska moln kör inte VBA. Euro-Office och ONLYOFFICE har makron i JavaScript; Collabora och LibreOffice har ett eget Basic och Python, och kan köra viss VBA-kod med begränsningar i skrivbordsprogrammet LibreOffice. I webbläsaren kan du i praktiken inte räkna med det. Filen öppnas visserligen: du ser alla data och formler, men knapparna gör ingenting.

Vad kan du göra?

Två fallgropar. Spara alltid originalet: sparar du en xlsm-fil i ett annat paket kan VBA-koden bli oanvändbar i Excel. Och egna funktioner: använde en formel en egengjord VBA-funktion, som =MOMS(A1), ger den i det nya paketet ett felvärde som #NAME?.

Säkerheten spelar också in. Makron i andras filer kan vara skadliga. Ett bra paket frågar vid öppning om du vill köra automatiska makron. Välj bara ja om du litar på filen.

Mallar och grafisk profil

En mall (dotx, xltx, potx, eller ott för ODF) är ett startdokument: brevpapper, offert, presentation enligt den grafiska profilen. Testa tre saker:

• Teckensnitt: finns den grafiska profilens teckensnitt på onlineofficets server? Om inte flyttar texten sig (lektion 6.3). Fråga leverantören om de kan installera det, eller välj ett fritt teckensnitt som ligger nära.
• Logotyp samt sidhuvud och sidfot: står de rätt, även på andra sidan?
• Fält: datum, sidnummer, innehållsförteckning. Låt dem uppdateras en gång.

Skapa i det nya molnet en fast mapp Mallar, med endast läsbehörighet för de flesta, så att ingen av misstag ändrar originalet.

Formulär, sammanslagning och spårade ändringar

• Formulärfält och innehållskontroller (listrutor, kryssrutor, datumväljare i Word) fungerar inte likadant i alla paket. Testa att fylla i och skicka tillbaka.
• Slå ihop e-post (brev från en adresslista) fungerar i många onlinepaket, men ibland med begränsningar, som ett maxantal mottagare per gång eller inga etikettark. Testa med din riktiga adresslista.
• Spåra ändringar och kommentarer går oftast bra fram och tillbaka. Kontrollera ändå att författarnamnen stämmer, och ta bort dem innan du skickar ett dokument externt.
• Tillägg (add-ins) från Microsoft Office, till exempel från ett bokförings- eller CRM-paket, fungerar inte i ett annat office. Kolla om leverantören av tillägget har en annan koppling.

Kalkylblad: funktionsnamn och avgränsare

Den som är van vid Excel på svenska skriver =SUMMA(B3:B11) och =OM(B5>0;"vinst";"förlust"), med semikolon mellan delarna. Ett onlineoffice kan vara inställt på engelska namn och kommatecken (=SUM(...), =IF(...,...)). Själva filen ändras inte av det: funktioner sparas i filen på ett fast sätt. Det handlar om vad du skriver. Kontrollera inställningen för formelspråk och region, och berätta för kollegor vilken form de ska använda.

Steg 3: besluta per dokument

Ange per dokument ett resultat i din testuppsättning: grönt (fungerar), orange (fungerar efter en anpassning, skriv vilken) eller rött (fungerar inte, välj en lösning från tabellen om makron). Några röda dokument är ingen anledning att låta bli att byta. De är däremot en anledning att lösa dem före bytesdatumet, eller att medvetet behålla en Excel-licens för offertgeneratorn tills den ersatts.

I praktiken: så ser det ut hos en leverantör

I Euro-Office i ett WebOké Nextcloud öppnas en xlsm-fil med alla data, men utan fungerande VBA-knappar. Via fliken Visa och Makron skapar du ett makro i JavaScript eller spelar in ett; under Anpassade funktioner skapar du en egen funktion. Under Fil, Avancerade inställningar finns språk för formler och region. Slå ihop e-post finns på fliken Samarbete. I andra paket heter menyerna annorlunda, men begränsningarna är jämförbara: VBA fungerar inte fullt ut i webbläsaren hos något av de europeiska onlinepaketen.

Sammanfattning

• Öppna standarder säger inget om makron, tillägg och formulär: testa dina egna dokument.
• Skapa en testuppsättning med 15 till 25 viktiga och komplicerade dokument och testa dem på fasta punkter.
• VBA-makron fungerar inte i onlinepaketen; kolla först om du fortfarande behöver makrot och spara alltid originalet.
• Kontrollera mallar för teckensnitt, logotyp och fält, och lägg dem i en fast mapp med läsbehörighet.
• Ge varje dokument grönt, orange eller rött, och lös de röda före bytesdatumet.

Quiz

Uppgift

Uppgift A6.5: Kompatibilitetsskanning av ditt eget dokument. Ladda upp ett dokument som du tycker är viktigt (till exempel ett kalkylblad med makron eller din mall). Programmet letar efter makron, externa länkar, inbäddade objekt, formulärfält, spårade ändringar och kommentarer, okända funktioner samt teckensnitt utan ersättning, och ger per punkt grönt, orange eller rött med råd.

Uppgift E6.5: Din testuppsättning. Fyll i testuppsättningen för minst tio av dina egna dokument, med resultatet per testpunkt och ett beslut per dokument.

Läs mer

Stegen i dessa artiklar gäller WebOkés tjänster; hos andra leverantörer fungerar det på ett liknande sätt.

• Euro-Office handbok 15.30: En Excel-fil med VBA-makron: vad gör du nu?
• Euro-Office handbok 15.2: Formler från Excel: svenska funktionsnamn och semikolon
• Euro-Office handbok 15.22: Skapa brev från en mottagningslista
• Euro-Office handbok 12.2: Ett dokument öppnas som skrivskyddat
• Euro-Office handbok 12.3: Teckensnitt ser annorlunda ut
• Euro-Office handbok 15.24: Ta bort kommentarer och ändringar innan du skickar ett dokument