Kapitel 15 · 15.24
Ta bort kommentarer och ändringar innan du skickar ett dokument
I ett dokument som teamet har arbetat med finns det ofta kommentarer ("stämmer det här priset?") och spårade ändringar. Skickar du det så till en kund läser hen allt med. Så här gör du dokumentet rent.
Steg 1: hantera alla ändringar
- Gå till fliken Samarbete.
- Klicka på pilen vid Acceptera och välj Acceptera alla ändringar. Vill du istället avvisa dem, välj Avvisa alla ändringar vid Avvisa.
- Stäng av Spåra ändringar, så att inga nya tillkommer.
Steg 2: ta bort kommentarer
Klicka på knappen för att ta bort kommentarer (1) på fliken Samarbete och välj Ta bort alla kommentarer. Vill du bara ta bort dina egna kommentarer kan du använda Ta bort mina kommentarer.
Steg 3: kontrollera
Välj läget Slutlig under Visningsläge och läs igenom dokumentet en gång till. Öppna även kommentarspanelen till vänster för att se att den är tom.
Ännu säkrare: skicka en pdf
Vill du vara helt säker på att inget följer med och att kunden inte kan ändra något? Skicka en pdf: Arkiv, Ladda ner som och välj PDF. Eller skapa en pdf i din Nextcloud med Spara kopia som och dela den med en länk.
Fallgropar
- Borttagna kommentarer försvinner ur dokumentet. Vill du spara dem, gör då en kopia först.
- En äldre version med alla kommentarer finns kvar i filens versionshistorik. Delar du själva filen med kunden kan hen komma åt den med redigeringsrättigheter. Dela därför en kopia eller en pdf istället.