Kapitel 3 · 3.6
Skapa brev från en adresslista (dokumentkoppling)
En inbjudan eller påminnelse till alla dina kunder, med rätt namn och adress i varje brev. I Word heter det koppla dokument eller mail merge. Du behöver två saker: en adresslista och ett brev.
Adresslistan
Skapa ett kalkylark i Calc, Excel eller Euro-Office. Skriv kolumnnamnen på första raden, till exempel Hälsningsfras, Namn, Företag, Adress, Postnummer, Ort. Varje följande rad är en mottagare. Lämna inga tomma rader. Spara listan som ods eller xlsx.
I LibreOffice Writer
Steg 1: koppla adresslistan
- Öppna ditt brev och välj Verktyg > Kopplad utskrift....
- Välj Använd det aktuella dokumentet och klicka på Nästa. Välj Brev och klicka på Nästa.
- Klicka vid adresslistan på Välj en annan adresslista... (eller Välj adresslista), klicka på Lägg till... och välj ditt kalkylark. Markera arbetsbladet med adresserna och klicka på OK.
- Om du själv lägger in adressen och hälsningsfrasen i brevet (steg 2), avmarkera då Det här dokumentet ska innehålla ett adressblock. och rutan för hälsningsfrasen. Klicka på Slutför.
Steg 2: lägg in fält i brevet
- Välj Visa > Datakällor. Högst upp ser du din adresslista.
- Dra kolumnrubriken, till exempel Namn, till rätt plats i brevet. Ett fält <Namn> visas. Gör så för alla fält och skriv själv in mellanslag och radbrytningar mellan dem.
Steg 3: sammanfoga
Efter guiden visas verktygsfältet Kopplad utskrift. Med pilarna bläddrar du mellan mottagarna. Välj sedan:
- Skriv ut sammanslagna dokument: alla brev till skrivaren;
- Spara sammanslagna dokument: som ett dokument eller som separata filer, till exempel som pdf;
- Redigera individuella dokument: alla brev i ett nytt dokument så att du kan granska dem.
Om du utan guiden väljer Arkiv > Skriv ut... i ett brev med fält frågar LibreOffice: Ditt dokument innehåller adressdatabasfält. Vill du skriva ut ett standardbrev (kopplad utskrift)? Välj Ja för att skapa alla brev.
Etiketter skapar du med Arkiv > Nytt > Etiketter. Välj märke och typ av etikettark, välj din adresslista som databas och lägg in fälten i etiketten.
I Euro-Office
- Öppna brevet och gå till fliken Samarbete. Klicka på Slå ihop e-post och välj Från lagring för att välja adresslistan i din Nextcloud.
- Placera markören på rätt ställe och klicka till höger på Infoga sammanslaget fält.
- Granska resultatet med Förhandsgranska resultat och välj PDF, Docx eller E-post under Slå ihop till.
Steg för steg i Skapa brev från en adresslista. Behöver du förnamnet separat i din lista? Se Dela upp förnamn och efternamn från en kolumn.