På, Cc, Dold kopia och Svara till

Modul 3: Skriva e-post · Lästid: 11 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du för varje mottagare medvetet välja mellan På, Cc och Dold kopia. Du vet vad Svara alla, Svara till och vidarebefordran gör, och du undviker att läcka adresser.

Nyckelbegrepp: På, Cc, Dold kopia (Bcc), kuvert, Svara alla, Svara lista, Svara till (Reply-To), Uppföljning till, vidarebefordran som bilaga, personuppgiftsincident, dagsgräns

Tre fält, tre roller

När du skriver ett mejl ser du som standard ett fält för mottagare. Med plustecknet bredvid lägger du till fler. Fälten är inte till för syns skull: varje fält säger något till mottagaren om hens roll.

• På är för den som ska göra något eller som du väntar dig svar från. Sätter du tre personer i fältet På känner sig alla tre tilltalade. Eller ingen av dem, eftersom alla tror att någon annan tar hand om det. Sätt därför helst en person i På, eller skriv i första meningen vem som gör vad.
• Cc (carbon copy, en genomslagskopia) är för den som läser med. Den som står i Cc behöver inte göra något men vet vad som pågår. Alla mottagare ser vem som står i Cc.
• Dold kopia (Bcc, blind carbon copy) är för den som får en kopia som de andra inte ska se. Den som står i Dold kopia syns inte för mottagarna i På och Cc, och mottagarna i Dold kopia ser inte heller varandra.

Hur kan en dold kopia vara osynlig när mejlet ändå kommer fram till de personerna? Det beror på skillnaden mellan kuvert och rubrikrader från lektion 1.1. E-postservern levererar till adresserna på kuvertet (RCPT TO). Rubrikraderna To och Cc är bara text i meddelandet. Vid en dold kopia lägger ditt e-postprogram adressen på kuvertet, men tar bort rubrikraden Bcc ur meddelandet som de andra får. Standarden för meddelandeformatet (RFC 5322) beskriver precis det beteendet.

Dold kopia och GDPR: en synlig adress kan vara en personuppgiftsincident

En e-postadress som ahmed@example.net är en personuppgift: den hör till en identifierbar människa. Skickar du ett mejl till fyrtio kunder och sätter alla i På eller Cc, får varje kund adresserna till de trettionio andra. Det har de aldrig gett sitt samtycke till.

GDPR (dataskyddsförordningen) kallar en sådan händelse en personuppgiftsincident (artikel 4 punkt 12): en säkerhetsincident som bland annat leder till obehörigt röjande av personuppgifter. Om du måste anmäla den till tillsynsmyndigheten beror på risken för de berörda personerna (artikel 33). Fyrtio adresser till kunder hos en blomsteraffär är något annat än fyrtio adresser till deltagare i en samtalsgrupp om skulder: i det andra fallet säger redan det faktum att någon står på listan något känsligt. Är du osäker, dokumentera händelsen och ta reda på om du behöver anmäla den. Kursen Säkert online går djupare in på det.

Regeln är enkel: mejlar du en grupp människor som inte känner (eller behöver känna) varandra, sätt dem i Dold kopia och sätt dig själv i På. Det gäller även när du väljer en grupp ur din adressbok: webbmejlen lägger då alla adresser i det fält du använder.

En fallgrop som få känner till: en mottagare av en dold kopia som klickar på Svara alla avslöjar sig själv. Svaret går till alla i På och Cc, och de ser plötsligt att hen hade en dold kopia. Sätter du någon i Dold kopia för att läsa med, säg att hen inte ska svara. Vill du ta med någon öppet, använd Cc.

Svara: Svara, Svara alla, Svara lista

På ett mottaget meddelande har du tre sätt att svara.

• Svara går bara till avsändaren (eller till adressen i Svara till, se nedan).
• Svara alla går till avsändaren och till alla i På och Cc. Använd det bara om alla andra verkligen behöver ditt svar. "Tack!" till tjugo personer är brus.
• Svara lista (via pilen bredvid Svara alla) är för mejl från en e-postlista. Listprogrammet lägger in rubrikraden List-Post i meddelandet (RFC 2369), och webbmejlen skickar då ditt svar till listan i stället för till personen som skrev.

Tvekar du mellan Svara och Svara alla, titta på fälten På och Cc innan du skickar. Där ser du exakt vem som får mejlet. Ta bort den som inte hör dit.

Svara till och Uppföljning till

Med Svara till (rubrikraden Reply-To) säger du: svar på det här mejlet vill jag ha till en annan adress. Sanne skickar till exempel ett mejl från sanne@example.com om en beställning, men vill att svaren kommer in på den delade adressen info@example.com, så att Daan också ser dem. Hon fyller då i info@example.com i Svara till. När kunden klickar på Svara står info@ redan som mottagare.

Svara till är också ett vanligt knep hos bedragare: avsändaren ser rätt ut, men ditt svar går till en helt annan domän (lektion 2.4). Titta därför ibland på adressen som webbmejlen fyller i när du svarar.

Uppföljning till (rubrikraden Mail-Followup-To) kommer från e-postlistornas värld. Med den anger du vart fortsatta svar i en diskussion ska gå, till exempel bara till listan och inte dessutom till dig personligen. Alla e-postprogram tar inte hänsyn till den. I vanlig affärspost lämnar du fältet tomt.

Vidarebefordra: i texten eller som bilaga

Med Vidarebefordra skickar du ett mottaget meddelande till någon annan. Med pilen bredvid väljer du hur:

• i texten (inline): det gamla meddelandet hamnar som citat under din text. Praktiskt för att snabbt uppdatera någon. Mottagaren kan läsa det som ett vanligt mejl.
• som bilaga: hela det ursprungliga meddelandet följer med som .eml-fil, med alla rubrikrader. Det behöver du när någon ska kunna se varifrån ett mejl verkligen kom, till exempel när du vidarebefordrar nätfiske till en supportavdelning.

Tänk på vad som står i citatet när du vidarebefordrar. En lång tråd innehåller ofta adresser, telefonnummer eller överenskommelser från personer som inte vet att du skickar den vidare. Ta bort det som den nya mottagaren inte behöver se.

Många mottagare: dagsgränsen

En brevlåda är gjord för personlig e-post, inte för nyhetsbrev. För att förhindra missbruk kan du bara skicka ett begränsat antal mejl per dag. Hos WebOké gäller gränsen för hela ditt paket tillsammans: alla brevlådor, webbmejlen och din webbplats. Observera: varje mottagare räknas. Ett meddelande med tvåhundra adresser i Dold kopia blir tvåhundra mejl. Vill du regelbundet nå en stor grupp, använd en tjänst för nyhetsbrev. Den sköter också avregistrering och en ordnad lista, vilket hör till ett nyhetsbrev. Hos andra leverantörer finns liknande gränser.

Exempel: ett mejl, tre fält

Sanne skickar offerten på bröllopsblommorna till Ahmed.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed ska godkänna, så han står i På. Daan gör blommorna och läser med: Cc. Ahmed ser att Daan läser med, och det är bra, eftersom Daan kanske ringer honom senare. Svaren kommer in på info@, där både Sanne och Daan tittar.

I praktiken: så fungerar det i webbmejlen

Under Skriv finns fältet Mottagare. Med plustecknet till höger om fältet lägger du till Cc, Dold kopia, Svara till och Uppföljning till. Med knappen med figurerna väljer du kontakter eller en grupp ur din adressbok. Ovanför ett öppnat meddelande finns Svara, Svara alla (med Svara lista under pilen) och Vidarebefordra (med valet i texten eller Bilaga). Stegen finns i Roundcube-handboken. I andra webbmejl, som Gmail eller Outlook.com, heter knapparna nästan likadant och fungerar på liknande sätt.

Sammanfattning

• På är för den som ska göra något, Cc för den som läser med, Dold kopia för den som ska förbli osynlig.
• Dold kopia fungerar via kuvertet: adressen får mejlet, men rubrikraden Bcc följer inte med till de andra.
• Synliga adresser till personer som inte känner varandra kan vara en personuppgiftsincident (artikel 4 punkt 12 GDPR); om du anmäler beror på risken (artikel 33).
• Använd Svara alla bara när alla behöver ditt svar; en mottagare av en dold kopia som använder det avslöjar sig själv.
• Svara till skickar svar till en annan adress; varje mottagare räknas in i dagsgränsen.

Quiz

Uppgift

Uppgift A3.1: Vem lägger du var? Läs de fem situationerna och välj för varje situation om den nämnda personen eller gruppen hör hemma i På, Cc eller Dold kopia. (1) Sanne skickar offerten på bröllopsblommorna och vill att Ahmed godkänner den: var lägger hon Ahmed? (2) I samma mejl vill Sanne att Daan vet vad som har avtalats; Daan behöver inte göra något och Ahmed får gärna se att Daan läser med: var lägger hon Daan? (3) Sanne mejlar fyrtio kunder som inte känner varandra att butiken är stängd på Koningsdag (kungens dag i Nederländerna): var lägger hon kunderna? (4) Sanne ber både budfirman (planning@example.org) och Daan att före fredag bekräfta om de kan på lördag; hon väntar sig svar från båda: var lägger hon budfirman? (5) Sanne svarar på ett klagomål från en kund och vill ha en kopia på sin egen arkivadress archief@example.com; adressen gör inget med mejlet och kunden behöver inte se den: var lägger hon archief@example.com? Du väljer i valfälten för varje situation och programmet jämför dina svar med facit. För varje situation ser du om ditt val stämmer och varför.

Läs mer

Där steg i webbmejlen beskrivs gäller de för WebOkés webbmejl; i andra webbmejl fungerar det på liknande sätt.

• Roundcube Webmail 4.1: Skriva ett nytt meddelande
• Roundcube Webmail 4.2: Svara och vidarebefordra
• Roundcube Webmail 13.4: Den dagliga gränsen har nåtts
• Gräns för att skicka e-post
• Gratis kurs Säkert online för företagare 8.2: Personuppgiftsincidenter och anmälningsplikten
• Gratis kurs E-post i ordning: installation och korrekt leverans 7.2: Samtycke, avregistrering och en ren lista
• RFC 5322, Internet Message Format (engelska): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR (dataskyddsförordningen), förordning (EU) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Bcc gebruiken en privacy: mailen aan een groep die elkaar niet kent