IMAP, POP och webbmejl: därför ser du samma mejl överallt

Modul 1: Så fungerar din e-post · Lästid: 9 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du förklara skillnaden mellan IMAP och POP, du vet vad den betyder för din e-post på flera enheter, för din lagring och för en backup, och du kan ta reda på hur dina enheter är inställda.

Nyckelbegrepp: IMAP, POP3, synkronisera, flaggor, mappen Skickat, lagringsgräns (kvot), lokal kopia

Två sätt att hämta e-post

I lektion 1.1 såg du att e-post levereras till en e-postserver. Där ligger den kvar tills ett e-postprogram hämtar den. För själva hämtningen finns två protokoll, med helt olika idéer bakom.

• POP3 (Post Office Protocol, kort och gott POP) är det äldsta. Idén är en postbox: ditt program hämtar den nya e-posten, lägger den på din dator och servern får sedan slänga den. Standarden säger det själv: normalt laddas e-posten ned och raderas sedan.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) fungerar tvärtom. E-posten stannar på servern. Ditt program visar det som finns på servern och skickar vidare det du gör: läser, flyttar, raderar, markerar. Servern är källan, dina enheter tittar på samma sak.

Webbmejlen använder alltid IMAP. Något annat går inte heller: webbmejlen har ingen egen disk där den sparar din e-post. Den visar direkt det som finns i din brevlåda på servern.

Det här synkroniserar IMAP

Med IMAP hålls inte bara själva e-posten i takt, utan också allt du gör med den:

• Mappar. Skapar du mappen Kunder i webbmejlen visas den också i e-postappen på din telefon. Mapparna finns på servern.
• Flaggor. Varje meddelande har egenskaper som IMAP kallar flaggor: läst, besvarat, markerat, raderat. Läser du ett mejl på telefonen står det som läst även i webbmejlen. Svarar du på det från din laptop ser du pilen för besvarat i webbmejlen.
• Flytta och radera. Drar du ett meddelande till Papperskorg har det flyttats till Papperskorg överallt.

En sak som förvånar många: mappen Skickat. Utskicket sker via SMTP, och SMTP sparar ingenting. Ditt e-postprogram lägger själv en kopia i mappen Skickat på servern efter att mejlet har skickats. Med IMAP syns den kopian överallt. Gör ett program inte det, eller lägger det kopian i en annan mapp, ser du dina skickade mejl bara på den enda enheten. Lektion 5.1 går djupare in på detta.

Vad POP gör, och varför det ställer till problem

Med POP frågar programmet servern: vilka meddelanden har du till mig? Det hämtar dem och ber servern radera dem. Många program har ett val i stil med "Lämna en kopia på servern", ibland med en tidsgräns som 14 dagar. Men även då gäller: det du gör på din dator känner servern inte till. Mappar, läst eller besvarat stannar på den enda enheten.

Ta Daan, Sannes kollega. För flera år sedan ställde han in sin e-post med POP på kontorsdatorn. På telefonen använder han IMAP. Vad händer?

• På morgonen ser Daan ett mejl från en leverantör på sin telefon. När han öppnar e-postprogrammet på kontoret hämtar det mejlet och raderar det på servern. Därefter är mejlet borta från telefonen.
• I webbmejlen är Inkorg nästan tom, eftersom allt ligger på kontorsdatorn.
• Det Daan skickar från kontoret finns bara i Skickat på den datorn.

Det brukar kallas att POP på en andra enhet "stjäl" e-posten. Det är en av de vanligaste orsakerna till klagomålet "min e-post försvinner".

Lagring: lagringsgränsen gäller allt

Med IMAP ligger all din e-post på servern. Varje brevlåda har en maxstorlek, lagringsgränsen eller kvoten. Gränsen gäller alla mappar tillsammans: Inkorg, men också Skickat, Utkast, Arkiv, Skräp och Papperskorg. Raderad e-post i Papperskorg räknas alltså med tills du tömmer papperskorgen.

Är brevlådan full får det inte plats någon ny e-post. Avsändaren får då tillbaka sitt mejl med ett felmeddelande. Med POP har du mindre problem med det, eftersom servern töms hela tiden. Det är det enda skälet till att vissa fortfarande använder POP. Bättre är att arbeta med IMAP och städa ibland, eller spara gammal e-post lokalt med ett e-postprogram (lektion 5.4).

Den trasiga laptopen

Säg att Sannes laptop ramlar ned från bordet och inte startar längre. Vad har hon förlorat?

• Med IMAP: inget av sin e-post. Hon loggar in i webbmejlen eller ställer in sin nya laptop, och allt finns där igen: mappar, skickade mejl, lästa och olästa. Det som kan vara borta: utkast som ännu inte låg på servern, och mejl som hon själv hade flyttat till en lokal mapp på laptopen.
• Med POP: all e-post som laptopen har hämtat och som servern har raderat. Hade hon ingen backup av laptopen är den e-posten borta.

IMAP ger alltså en viss säkerhet, men är ingen backup. Raderar du ett meddelande och tömmer papperskorgen är det borta överallt på en gång. Ett misstag synkroniseras lika snabbt som en riktig åtgärd. Därför är det bra att veta om din leverantör gör backuper, och hur du själv exporterar viktig e-post.

Vilka inställningar hör till vilket protokoll

I ditt e-postprogram ser du i kontoinställningarna vilken sorts konto det är. Så känner du igen dem:

Det är de vanliga portarna med kryptering, även hos WebOké. Ett konto kan bara ha ett sätt att hämta e-post. Vill du byta från POP till IMAP måste du i de flesta program lägga till kontot på nytt. Säkra då först den e-post som bara finns lokalt, till exempel genom att dra den till de nya IMAP-mapparna.

I praktiken: så fungerar det i webbmejlen

Webbmejlen använder alltid IMAP. Det du gör i webbmejlen ser du alltså i varje e-postprogram som också använder IMAP, och tvärtom. Hur full din brevlåda är ser du nere till vänster i webbmejlen, på stapeln under mapparna. I Roundcube-handboken står det under Vad är webbmejlen hur webbmejl och e-postprogram fungerar tillsammans. I andra webbmejl, som Gmail eller Outlook.com, fungerar det på liknande sätt: även de visar det som finns på servern.

Sammanfattning

• POP hämtar e-post till en enda enhet och raderar den oftast på servern; IMAP låter e-posten ligga kvar på servern.
• IMAP synkroniserar mappar och flaggor (läst, besvarat, markerat). Webbmejlen använder alltid IMAP.
• Mappen Skickat är en kopia som ditt e-postprogram själv lägger på servern.
• Lagringsgränsen gäller alla mappar tillsammans, även Papperskorg och Skräp.
• IMAP skyddar mot en trasig enhet, men är ingen backup: en radering sker överallt samtidigt.

Quiz

Uppgift

Uppgift D1.2: Så är din e-post inställd. Ta reda på i kontoinställningarna på varje enhet där du mejlar (dator, telefon, surfplatta) om den använder IMAP eller POP, och vilken server och vilken port den använder för att ta emot och skicka. Skriv ned det i en lista. Öppna sedan webbmejlen och e-postappen på telefonen bredvid varandra och jämför mapparna: ser du samma mappar, och finns samma mejl i Skickat? Svara sedan på de här frågorna: Använder någon av dina enheter POP, och i så fall, försvinner det e-post från dina andra enheter på grund av det? Var finns din mapp Skickat: på servern (syns överallt) eller bara på en enhet? Vad skulle du förlora om din viktigaste enhet gick sönder i morgon?

Läs mer

Där steg i webbmejlen beskrivs gäller de för WebOkés webbmejl; i andra webbmejl fungerar det på liknande sätt.

• Roundcube Webmail 1.1: Vad är webbmejlen?
• IMAP eller POP3: vad är skillnaden och vilket ska du välja?
• Hur kontrollerar jag min e-postanvändning?
• Gratis kurs E-post i ordning: installation och korrekt leverans 1.3: IMAP och POP3: hämta mejl
• Gratis kurs E-post i ordning: installation och korrekt leverans 3.1: Mappar och synkronisering: varför du har två "Skickat"
• Gratis kurs E-post i ordning: installation och korrekt leverans 3.2: Lagring, kvoter och en full brevlåda
• RFC 9051, IMAP version 4 revision 2 (engelska): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol version 3 (engelska): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939