Modul 5 · 5.4

Svenska

Nederlands English Deutsch Français Dansk Español Svenska Italiano Polski Português Română Čeština Ελληνικά Magyar Slovenčina Български Suomi

Lagring och städning

Modul 5: Ordna och hitta · Lästid: 8 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du räkna ut hur full din brevlåda är, du vet vad som händer när den blir full och du kan frigöra utrymme på ett genomtänkt sätt utan att förlora e-post som du behöver.

Nyckelbegrepp: lagringsgräns (kvot), alla mappar räknas, Töm, Packa, stora meddelanden, Exportera, säkerhetskopia

Varje brevlåda har en gräns

Din brevlåda har en lagringsgräns, även kallad kvot: den största mängd e-post som får plats, till exempel 2 GB. Gränsen gäller för hela brevlådan, alltså för alla mappar tillsammans. Det glömmer många. Även de här mapparna räknas:

Skickat: varje bilaga som du själv har skickat finns där en gång till.
Arkiv: det du inte ser tar ändå plats.
Skräp: även e-post som du aldrig öppnar.
Papperskorg: ett raderat meddelande ligger i Papperskorg och räknas tills du tömmer den.
Dolda mappar: mappar som du inte prenumererar på (lektion 5.1).

Utöver gränsen för din brevlåda har hela ditt paket oftast också en gräns. Om alla dina brevlådor och din webbplats tillsammans blir för stora når du den gränsen, även om din egen brevlåda fortfarande har utrymme.

Hur full är den?

I webbmejlen ser du längst ned till vänster, under mapparna, en liten stapel med en procentsats. Det är den del av din gräns som används. Samma sak ser du under Inställningar > Mappar, under listan med mappar.

Att räkna är enkelt: lägg ihop storleken på alla mappar och dela med gränsen. Ett exempel med en brevlåda på 1 GB, det vill säga 1024 MB:

Postvak In     310 MB
Verzonden      220 MB
Archief        180 MB
Spam            40 MB
Prullenbak      62 MB
Concepten        4 MB
-------------------------
Totaal         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % vol

Tömmer du Skräp och Papperskorg försvinner 102 MB: 714 / 1024 = 0,697, alltså 70 %. Så ser du direkt vilken städåtgärd som ger mest. Tänk på att e-postservrar räknar med 1024: 1 GB är 1024 MB.

Vad som händer när den är full

När din brevlåda är full får ingen ny e-post plats. Avsändarens server får ett avslag och avsändaren får ett felmeddelande tillbaka, med texter som "Mailbox full" eller "Quota exceeded" (i lektion 8.4 lär du dig läsa ett sådant meddelande). För dig är det lömskt: du ser ingenting, eftersom mejlet aldrig kommer fram. Du märker det först när en kund ringer och säger att hans mejl studsar.

Även att skicka kan krångla. Webbmejlen sparar en kopia av varje skickat meddelande i Skickat. Finns det inte plats för den får du ett meddelande om att meddelandet inte kunde sparas i Skickat.

Därför får du hos många leverantörer en varning via e-post när din brevlåda är nästan full. Ta den på allvar och städa innan gränsen är nådd.

Frigör utrymme: från enkelt till riktat

Arbeta i den här ordningen:

Töm Skräp och Papperskorg. Välj mappen, klicka på de tre prickarna ovanför mapparna och välj Töm. Det ger ofta något direkt och du förlorar inget som du behöver.
Leta upp de stora meddelandena. Några få meddelanden med stora bilagor tar ofta mer plats än tusen vanliga mejl. Sortera listan via Listalternativ efter Storlek, Fallande. Gör det också i Skickat: där finns alla dina egna bilagor. Kombinera det med sökalternativen från lektion 5.3: Typ Med bilaga och Datum äldre än ett år.
Spara bilagor någon annanstans. Behöver du en bilaga men inte mejlet? Spara bilagan på din egen lagring eller i molnet och radera sedan meddelandet.
Töm Papperskorg igen. Allt som du raderade i steg 2 och 3 ligger nu där.

Det finns också två inställningar som håller din brevlåda liten av sig själv, under Inställningar > Inställningar > Serverinställningar, under Underhåll:

Töm Papperskorg vid utloggning: Papperskorg töms när du loggar ut. Praktiskt, men du har ingen andra chans efter att du har loggat ut.
Radera meddelanden i Skräp direkt: skräppost som du raderar hamnar inte först i Papperskorg.

Töm och Packa: skillnaden

I menyn med mappåtgärder ser du både Töm och Packa. Töm raderar alla meddelanden i den valda mappen. Packa är något annat: i IMAP kan ett meddelande vara markerat som raderat utan att det redan är borta. Vissa e-postprogram fungerar så: de stryker över meddelandet i stället för att flytta det till Papperskorg. Packa tar bort de markerade meddelandena på riktigt. Ser du överstrukna meddelanden i en mapp frigör Packa utrymme.

Menyn med mappåtgärder: Packa, Töm, Markera alla som lästa och Hantera mappar — (1) åtgärder för den valda mappen

Spara först, släng sedan

Vill du behålla gammal e-post, men inte på servern? Gör då först en kopia:

Ett meddelande: Fler > Exportera. Du får en .eml-fil som du senare kan öppna igen i nästan alla e-postprogram.
Flera meddelanden samtidigt: markera dem och välj Fler > Exportera. Du får då en zip-fil med alla meddelanden som .eml.
Stora mängder: installera ett e-postprogram på din dator som sparar e-post lokalt. Det är också sättet att hämta ett stort arkiv från servern.

Kontrollera att kopian går att öppna innan du raderar e-posten på servern. En tömd Papperskorg är nämligen borta. Ibland går det att hämta tillbaka från en säkerhetskopia av servern, men räkna inte med det som plan.

I praktiken: så fungerar det i webbmejlen

Lagringsstapeln finns längst ned till vänster. Töm och Packa finns i menyn med de tre prickarna ovanför mapparna. Sortering efter storlek gör du via Alternativ ovanför meddelandelistan. Roundcube-handboken beskriver stegen under Din brevlåda är full. I annan webbmejl fungerar det på liknande sätt: Gmail delar sitt lagringsutrymme med Drive och Foto, och Outlook.com visar användningen i inställningarna för lagring.

Sammanfattning

Lagringsgränsen gäller för alla mappar tillsammans, även Skickat, Arkiv, Skräp, Papperskorg och dolda mappar.
Räkna: lägg ihop mapparna och dela med gränsen. 1 GB är 1024 MB.
En full brevlåda avvisar ny e-post. Avsändaren får ett felmeddelande, du märker ingenting.
Börja med att tömma Skräp och Papperskorg, leta sedan upp stora meddelanden (även i Skickat) och töm därefter Papperskorg igen.
Exportera det du vill spara och kontrollera kopian innan du slänger något för gott.

Quiz

Uppgift

Uppgift A5.4: Räkna med ditt lagringsutrymme. Sanne har en brevlåda på 2 GB, det vill säga 2048 MB. Hennes mappar är så här stora: Inkorg 612 MB, Skickat 388 MB, Arkiv 455 MB, Skräp 96 MB, Papperskorg 173 MB och Utkast 12 MB. Fråga 1: hur många procent av hennes brevlåda används? Fråga 2: hur många procent används efter att hon har tömt Skräp och Papperskorg? Ange ett heltal för båda frågorna (avrundat till hela procent, utan procenttecken). Programmet jämför dina svar med facit, med en marginal på 1 procent, och visar vid fel hur du räknar ut det.

Läs mer

Där steg i webbmejlen beskrivs gäller de för WebOkés webbmejl. I annan webbmejl fungerar det på liknande sätt.

Cookies på WebOké

Cookieinställningar

Nödvändiga

Marknadsföring