Ett mejl som blir läst

Modul 3: Skriva e-post · Lästid: 11 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du skriva ett mejl som förstås snabbt: med en ämnesrad som säger vad som ska hända, frågan högst upp, en tydlig struktur, ett citat som hjälper och ett medvetet val mellan oformaterad text och formatering.

Nyckelbegrepp: ämnesrad, kärnmening, ett ämne per mejl, citera, under eller över citatet, oformaterad text, HTML-redigerare, multipart/alternative, ton, Mottagarkvitto

Läsare skummar först

Den som öppnar sin e-post läser inte uppifrån och ned. Hen ser ett namn och ett ämne i meddelandelistan, öppnar kanske, läser de första raderna och bestämmer sedan: gör det nu, gör det senare eller låt det ligga. Ett bra mejl är skrivet för de få sekunderna. Det handlar inte om vackra meningar, utan om ordning: det viktigaste först.

Två saker avgör om ditt mejl klarar den första blicken: ämnet och den första meningen.

Ämnet: en sammanfattning med en handling

Ämnesraden är det enda mottagaren ser innan hen öppnar, och det enda hen söker på senare. "Liten fråga", "Info" eller "Re: Re: Fwd: offert" säger ingenting. Ett bra ämne svarar på två frågor: vad handlar det om, och vad förväntar du dig?

• Dåligt: vraagje
• Bättre: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Bäst: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Det sista ämnet innehåller ett datum och en handling. Ahmed vet utan att öppna att han behöver bestämma något, och till när. Sex månader senare hittar Sanne mejlet igen genom att söka på "bruiloft" eller "tafels" (lektion 5.3).

Byter samtalet ämne, ändra då också ämnesraden. En tråd som heter "Offert" men nu handlar om ett klagomål går inte att hitta.

Den första meningen är frågan

Börja med det det handlar om: frågan, beslutet eller nyheten. Bakgrunden kommer sedan. Det kallas också kärnmening. Jämför "Jag hoppas att allt är bra, det är väldigt mycket att göra här inför Mors dag, Daan har varit på semester och jag har tittat på offerten igen..." med "Ahmed, kan du meddela mig två saker före 1 maj: färgerna och antalet bord?" Den andra versionen kan Ahmed svara på direkt. En vänlig inledning går bra, men sätt den inte före frågan.

Några regler som hjälper:

• Ett ämne per mejl. Två ämnen i ett mejl betyder ofta att det andra glöms bort. Dessutom kan du inte arkivera mejlet i en enda mapp eller vidarebefordra det till rätt person.
• Korta stycken, med en tom rad emellan. Ett block på femton rader läser ingen på en telefon.
• Flera frågor? Numrera dem. Då kan mottagaren svara med "1. pastell, 2. fjorton bord".
• Ange ett datum när du behöver något, och säg varför ("då hinner jag beställa från odlaren i tid").
• Avsluta med nästa steg, inte med tre utropstecken.

Citera: bara det som hjälper

När du svarar på ett mejl lägger webbmejlen in det ursprungliga meddelandet som ett citat i ditt svar, med ett > före varje rad i oformaterad text eller ett lodrätt streck vid formatering. Citatet är praktiskt: mottagaren ser vad du svarar på. Men i en lång tråd växer citatet för varje runda, tills ditt svar på två rader försvinner under fyra skärmar text.

Ta därför bort det som inte behövs. Låt bara meningen du svarar på stå kvar och skriv ditt svar under den. Det kallas att svara inline:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Om du börjar över eller under citatet är en fråga om överenskommelse. I affärsmejl har det blivit vanligt att skriva över citatet, eftersom det senaste står överst. I tekniska e-postlistor är under eller mellan raderna normen. Välj det som passar de personer du mejlar med, och var konsekvent. Webbmejlen låter dig välja under Inställningar > Redigering av meddelanden > Vid svar.

En fallgrop: i en citerad tråd står ibland saker som den nya mottagaren inte behöver läsa, till exempel en intern kommentar eller ett telefonnummer. Läs igenom citatet innan du lägger till någon eller vidarebefordrar.

Oformaterad text eller formatering?

Ett mejl kan vara skrivet på två sätt.

• Oformaterad text: bara bokstäver, ingen fetstil, inga färger eller bilder i texten. Kommer fram likadant överallt, är litet och läses bra på alla skärmar, även i en enkel e-postapp eller en skärmläsare.
• HTML (formatering): med fetstil, rubriker, färger, länkar bakom ord och bilder. Ett e-postprogram som skickar formatering skickar oftast också med en version i oformaterad text i samma meddelande. Det kallas multipart/alternative: mottagaren får den version som hens program kan visa bäst.

Formatering är meningsfull när den hjälper innehållet: en tabell med tider, en rubrik över varje del, en deadline i fetstil. Den är meningslös när den bara är dekoration: färgade bokstäver, en bakgrund eller fem typsnitt. Formatering kan också gå förlorad eller komma fram annorlunda, till exempel om mottagaren bara läser oformaterad text. Lägg därför aldrig betydelsen enbart i en färg ("de röda datumen är fullbokade").

I WebOkés webbmejl skriver du som standard i oformaterad text. HTML-redigeraren slår du på per meddelande med knappen med bilden uppe till vänster i textfältet, eller som standard under Inställningar > Redigering av meddelanden.

Ton, korrläsning och Mottagarkvitto

E-post saknar din röst och ditt ansikte. En kort mening som du menar effektivt kan uppfattas som burdus av den andra. Några tumregler: hälsa och avsluta, skriv "kan du" i stället för "du måste", skriv aldrig något som du inte också skulle säga högt till mottagaren, och vänta med att skicka när du är arg. Att låta ett utkast ligga och läsa det en timme senare (lektion 3.4) förhindrar mycket ånger.

Läs igenom en sista gång innan du klickar på Skicka: stämmer mottagaren, stämmer ämnet, står frågan högst upp, är bilagan med (lektion 3.3)?

Med alternativet Mottagarkvitto ber du mottagaren meddela att hen har öppnat ditt mejl. Använd det sparsamt. Mottagaren får en fråga på skärmen, får tacka nej, och många program skickar aldrig något kvitto. Inget kvitto säger alltså ingenting. Att be om kvitto på varje mejl uppfattas dessutom som misstroget. Vill du vara säker på att något har kommit fram, fråga helt enkelt i texten.

I praktiken: så fungerar det i webbmejlen

Du väljer över eller under citatet under Inställningar > Redigering av meddelanden. Där ställer du också in om du skriver med formatering som standard. HTML-redigeraren slår du på per meddelande med knappen med bilden. Mottagarkvitto hittar du bland alternativen till höger i fönstret Skriv. Roundcube-handboken beskriver knapparna steg för steg. I andra webbmejl och i e-postprogram heter alternativen ungefär likadant, och skrivreglerna gäller överallt.

Sammanfattning

• Skriv för den första blicken: ämnet och den första meningen avgör om ditt mejl blir läst.
• Ett bra ämne säger vad det handlar om och vad du förväntar dig, gärna med ett datum.
• Ett ämne per mejl, korta stycken, numrerade frågor och ett tydligt nästa steg.
• Citera bara det som hjälper; välj över eller under citatet och håll fast vid det.
• Formatering bara när den hjälper innehållet; be om Mottagarkvitto högst i undantagsfall.

Quiz

Uppgift

Uppgift D3.2: Skriv om ett rörigt mejl. Öppna materialet slechte-mail.txt: ett mejl från Sanne till Ahmed med ämnet "vraagje", där fyra ämnen blandas och den egentliga frågan kommer först i slutet. Skriv om det i webbmejlen som ett nytt meddelande till dig själv (skicka det inte till någon annan). Använd den här checklistan: ämnet säger vad det handlar om, vad som ska hända och till när; den första meningen är frågan; frågorna är numrerade; saker som inte hör till ämnet är borttagna (eller flyttade till ett separat mejl); bara den som ska svara står i På; mejlet är kortare än originalet. Svara sedan på: vilken mening i originalet var egentligen kärnan, vad har du utelämnat och varför, och hör Daan hemma i På, Cc eller inte alls? Jämför till sist med modellsvaret till den här uppgiften.

Läs mer

Där steg i webbmejlen beskrivs gäller de för WebOkés webbmejl; i andra webbmejl fungerar det på liknande sätt.

• Roundcube Webmail 4.2: Svara och vidarebefordra
• Roundcube Webmail 4.4: Formatering, utkast och extra alternativ
• Roundcube Webmail 10.1: De viktigaste inställningarna
• Roundcube Webmail 9.1: Söka i din e-post