Bilagor och stora filer

Modul 3: Skriva e-post · Lästid: 11 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du räkna ut om filer ryms i ett mejl och förstår varför en bilaga blir större när den skickas. Vid stora filer väljer du rätt väg: förminska, konvertera eller skicka en delningslänk.

Nyckelbegrepp: MIME, base64, meddelandegräns, största bilagestorlek, mottagande server, delningslänk, utgångsdatum, pdf, förminska foton, bilagepåminnelse, vCard

En bilaga har blivit text

E-post byggdes en gång för vanlig text. Ett foto, en pdf eller ett kalkylark består av godtyckliga byte, och de kan inte skickas med hur som helst. Därför finns MIME: en standard som delar upp ett meddelande i delar, med en rubrikrad för varje del som talar om vad den innehåller (till exempel Content-Type: application/pdf) och hur den är förpackad. För filer är den förpackningen nästan alltid base64.

Base64 gör om varje 3 byte i din fil till 4 läsbara tecken (RFC 2045). Resultatet blir alltså ungefär en tredjedel större än originalet. Ett foto på 3 MB tar upp ungefär 4 MB i mejlet. Så här ser början av en sådan bilaga ut när du visar källan till ett meddelande:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Varje rad i den röran är en bit av din pdf. Mottagaren märker ingenting: hans e-postprogram gör om det till den ursprungliga filen igen.

Räkna: ryms det i ett meddelande?

Varje e-postserver har en meddelandegräns: det största meddelande den tar emot, mätt efter förpackningen. Hos WebOké är den 50 MB per meddelande, på alla e-postservrar. Eftersom base64 gör allt en tredjedel större ryms det ungefär 36 MB bilagor i ett meddelande. Den siffran ser du också i webbmejlen som största filstorlek när du bifogar filer.

Tumregeln för att räkna själv:

1. Lägg ihop storleken på alla bilagor.
2. Blir det mer än ungefär 36 MB ryms det inte i ett mejl hos WebOké.
3. Blir det mindre ryms det hos din server. Men det är bara halva sanningen.

Den andra halvan är den mottagande servern. Den har också en meddelandegräns, och den är ofta lägre än 50 MB. Många tjänster tar emot meddelanden upp till ungefär 20 till 25 MB, men det skiljer sig mellan tjänster och kan ändras. Är ditt meddelande för stort för mottagaren får du ett felmeddelande tillbaka, ofta med en kod som 552 eller orden "message too big" eller "message size exceeds". Ditt mejl har då skickats, men har inte kommit fram.

Därför en andra, försiktigare tumregel: över 15 till 20 MB bilagor till någon utanför din egen organisation väljer du hellre en delningslänk. Då behöver du inte chansa.

Tänk också på att ett meddelande med stora bilagor hamnar i din mapp Skickat och i mottagarens brevlåda. Det räknas in i lagringsutrymmet hos er båda (lektion 5.4). Skickar du samma fil på 20 MB till fem personer finns den fem gånger hos mottagarna och en gång hos dig.

Gör det mindre: den största vinsten först

Innan du skapar en delningslänk, se om filen kan bli mindre. Alla filer är inte lika stora i förhållande till vad de innehåller.

• Foton från en mobil eller kamera är ofta flera MB styck, eftersom de sparas i full upplösning. För en skärm räcker en bråkdel av det. Om du förminskar ett foto till exempelvis 2000 pixlar i bredd blir det oftast många gånger mindre, utan att du ser någon skillnad på skärmen. Det är nästan alltid den största vinsten.
• Dokument: en offert som .docx kan bli stor av infogade bilder och ser ibland annorlunda ut hos mottagaren. En pdf är ofta mindre, ser likadan ut överallt och kan inte ändras av misstag.
• Skannade dokument är bilder. Skanna med lägre upplösning eller i svartvitt om färg inte behövs.
• Zippa hjälper för textfiler och kalkylark, men knappt alls för foton, video och pdf-filer: de är redan komprimerade.

För video räcker det ofta inte att göra filen mindre. En film på några minuter blir snabbt större än 36 MB. Då är en delningslänk den enda bra vägen.

Delningslänken: filen stannar kvar, länken reser

Med en delningslänk lägger du filen i en onlinelagring, som Nextcloud eller ett annat moln, och skickar bara en länk. Mejlet förblir litet, mottagaren laddar ner filen när han vill och du kan återkalla länken senare.

En bra delningslänk har:

• ett utgångsdatum, så att filen inte ligger öppen i flera år;
• ett lösenord för konfidentiella filer, som du lämnar via en annan kanal (sms eller telefon), inte i samma mejl;
• endast läsbehörighet, om inte den andra verkligen behöver lägga tillbaka något.

En fallgrop: en delningslänk utan lösenord fungerar för alla som har länken. Vidarebefordrar mottagaren ditt mejl kommer nästa mottagare också åt filen. För personuppgifter eller offerter är lösenord och utgångsdatum alltså ingen lyx.

En annan fallgrop: vissa mottagare litar inte på länkar, med rätta efter all nätfiske (lektion 2.4). Skriv därför i mejlet vad de kan förvänta sig: "Du får en länk till vår Nextcloud, filen heter foto's-bruiloft.zip och länken fungerar till 1 juni."

Glömda bilagor och ett visitkort

Vem har aldrig skrivit "se bilaga" och sedan inte bifogat något? Webbmejlen kan varna dig: med Påminn om glömda bilagor kontrollerar den när du klickar på Skicka om din text innehåller ord som "bilaga" fast det inte finns någon bilaga. Påminnelsen är avstängd som standard; du slår på den under Inställningar > Redigering av meddelanden.

Med Bifoga vCard skickar du med en kontakt från din adressbok som visitkort (en .vcf-fil). Mottagaren lägger in den i sin egen adressbok med ett klick. Praktiskt när du vill ge någon uppgifterna till en kollega eller leverantör. Mer om vCard i lektion 7.2.

I praktiken: så fungerar det i webbmejlen

I fönstret Skriv lägger du till en bilaga med Bifoga högst upp eller med Bifoga fil till höger, eller så drar du en fil till rutan till höger. Där ser du också största tillåtna filstorlek. Påminnelsen om glömda bilagor finns under Inställningar > Redigering av meddelanden. Handboken för Roundcube beskriver stegen. I andra webbmejl fungerar det på liknande sätt, men gränsen per meddelande skiljer sig mellan leverantörer.

Sammanfattning

• Bilagor packas som text med base64 och blir därför ungefär en tredjedel större (3 byte blir 4 tecken).
• Hos WebOké får ett meddelande vara 50 MB; det motsvarar ungefär 36 MB bilagor.
• Mottagande servrar accepterar ofta mindre; för stora filer till externa mottagare är en delningslänk bättre.
• Förminska först foton och gör om dokument till pdf; zippa hjälper inte för foton och video.
• En delningslänk får ett utgångsdatum och, för konfidentiella filer, ett lösenord via en annan kanal.

Quiz

Uppgift

Uppgift A3.3: Ryms det i ett mejl? Utgå från tumregeln hos WebOké: ungefär 36 MB bilagor ryms i ett meddelande på 50 MB, eftersom base64 gör allt ungefär en tredjedel större. Välj för situation 1 till 3 "ryms" eller "ryms inte, delningslänk". (1) Sanne skickar två pdf-filer till Ahmed: offerten på 3 MB och blomsterplanen på 5 MB. (2) Daan vill skicka Sanne en video av hur en bröllopsbåge byggs upp; filen är 120 MB. (3) Sanne vill skicka Ahmed tolv foton av tidigare brudbuketter, vardera 3,5 MB, direkt från kameran, i ett mejl. Fråga 4: Sanne behöver frigöra utrymme för ett annat mejl och kan förminska en fil först. Vilken fil väljer du: (a) offerte-bruiloft.pdf på 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg på 9 MB direkt från kameran, (c) prijslijst.docx på 0,2 MB? Programmet jämför dina fyra svar med facit och visar uträkningen för varje situation.

Läs mer

Där steg i webbmejlen beskrivs gäller de för WebOkés webbmejl; i andra webbmejl fungerar det på liknande sätt.

• Roundcube Webmail 4.3: Skicka bilagor
• Email avvisat: meddelandet är för stort
• Felmeddelanden lösta 1.6: 552 Mailbox full eller Message too big
• Gratis kurs E-post i ordning: installation och korrekt leverans 3.2: Lagring, kvoter och en full brevlåda
• RFC 2045, MIME del 1, avsnitt 6.8 om base64 (engelska): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045