Mappar och speciella mappar

Modul 5: Ordna och hitta · Lästid: 9 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du förklara var dina mappar egentligen finns, vilka speciella mappar det finns och hur ett e-postprogram känner igen dem. Du kan också själv hitta en dubbel Skickat-mapp eller en fel inställd skräppostmapp.

Nyckelbegrepp: mapp på servern, speciell mapp, SPECIAL-USE, avgränsare, undermapp, prenumerera, arkivmapp

Dina mappar finns på servern

I modul 1 såg du att webbmejlen pratar med e-postservern via IMAP. Det gäller även mappar. En mapp som du skapar i webbmejlen skapar du inte i din webbläsare, utan på servern. Därför ser du samma mapp direkt i e-postprogrammet på din laptop och i e-postappen i din telefon. Flyttar du ett meddelande till mappen Klanten (kunder) i telefonen, så ligger det även i Klanten i webbmejlen.

Det får tre följder som du behöver känna till:

• Att ta bort en mapp är permanent. Tar du bort en mapp försvinner även e-posten i den, på alla enheter samtidigt. Det finns ingen "Papperskorg för mappar".
• Alla mappar räknas in i ditt lagringsutrymme. Även mappar som du nästan aldrig öppnar, som Arkiv eller Skickat. Det handlar lektion 5.4 om.
• Ett nytt namn påverkar allt som pekar på mappen. Ett filter som flyttar e-post till "Facturen" slutar fungera om du byter namn på mappen till "Räkningar". Lektion 6.2 återkommer till det.

Undermappar och avgränsaren

Mappar kan ligga under varandra, till exempel en mapp per kund under en mapp Klanten. På servern har varje mapp ett enda fullständigt namn. Nivån anges med en avgränsare: ett fast tecken mellan delarna i namnet. Hos WebOké är det en punkt. Mappen Ahmed under Klanten heter alltså Klanten.Ahmed på servern. En mapp under Inkorg heter INBOX.Leveranciers, eftersom Inkorg alltid heter INBOX på servern.

Webbmejlen visar inte de fullständiga namnen. Du ser ett träd med indragna mappar och det svenska namnet Inkorg. Ändå är det bra att känna till det riktiga namnet. Du stöter på det i ett filterskript (modul 6), när du ställer in ett e-postprogram och i felmeddelanden. Andra e-postservrar använder ibland ett snedstreck som avgränsare (Klanten/Ahmed). Idén är densamma.

Eftersom punkten är avgränsaren kan du inte använda den i ett mappnamn. Skriver du "Offertes 2026.1" i webbmejlen får du meddelandet att namnet innehåller ett tecken som inte är tillåtet. Ett e-postprogram gör ibland utan varning om det till en mapp "1" under "Offertes 2026". Välj därför namn utan punkt.

Speciella mappar: Utkast, Skickat, Skräp, Papperskorg och Arkiv

Vissa mappar har en fast uppgift. Ett utkast måste sparas någonstans, likaså ett skickat meddelande, raderad e-post och skräppost. Det är de speciella mapparna. Det knepiga: förr hade varje e-postprogram sina egna namn. Outlook använde "Sent Items", Apple Mail "Sent Messages" och Thunderbird "Sent". På så sätt fick en och samma brevlåda lätt tre mappar för skickad e-post.

Därför finns det en standard: SPECIAL-USE (RFC 6154). Servern sätter en etikett på mappen som har en viss uppgift. Ett e-postprogram som känner till standarden läser etiketterna och använder rätt mapp, oavsett vad den heter. Etiketterna är:

Hos WebOké heter de här mapparna Drafts, Sent, Junk, Trash och Archive på servern. Webbmejlen visar dem på svenska. Tänk på skräppostmappen: på servern heter den Junk, webbmejlen visar den som Skräp och ett e-postprogram som Skräppost. Det är tre gånger samma mapp. Det är bara den mappen som skräppostfiltret lär sig av (lektion 8.2).

Därför ser du ibland två Skickat-mappar

Ett e-postprogram som inte läser etiketterna eller är fel inställt skapar själv en mapp med sitt eget namn. Då ser du till exempel en mapp "Sent Items" under Inkorg bredvid Skickat. Följden: det du skickar från din laptop hamnar i den ena mappen och det du skickar från webbmejlen i den andra. Då kan du leta länge.

Så löser du det:

1. Ta reda på vilken mapp som har etiketten \Sent. Det är den riktiga.
2. Ställ in den mappen som mapp för skickade meddelanden i e-postprogrammet.
3. Flytta meddelandena från den dubbla mappen till den riktiga mappen.
4. Ta bort den tomma dubbla mappen först efter det.

Samma sak kan hända med utkast, papperskorgen och skräppostmappen. En egen mapp "Spam" under Inkorg är inte skräppostmappen: skräppostfiltret lägger ingenting där och lär sig inte heller av den.

Prenumerera: visa eller dölja

En mapp kan finnas utan att du ser den. Ett e-postprogram visar bara de mappar som du prenumererar på. I webbmejlen är det reglaget bakom varje mapp under Inställningar > Mappar. Stänger du av det försvinner mappen från din mapplista, men e-posten i den finns kvar och räknas in i ditt lagringsutrymme. Saknar du en mapp, kontrollera då först om den bara är dold.

Arkivmappen

En arkivmapp är till för e-post som är klar men som du vill spara. Skillnaden mot en vanlig mapp: webbmejlen får en egen knapp Arkivera för den. Ett klick och meddelandet ligger i ditt arkiv. Under Uppdelning av arkiv väljer du om arkivet automatiskt ska delas upp i undermappar, till exempel per år. Då skapas mappar som Archive.2025 och Archive.2026. Det håller stora arkiv snabba, eftersom en mapp med tiotusentals meddelanden laddas långsammare.

I praktiken: så fungerar det i webbmejlen

Du skapar och hanterar mappar under Inställningar > Mappar; där finns också reglagen för att prenumerera. Vilken mapp webbmejlen använder för vilken uppgift ser du under Inställningar > Inställningar > Speciella mappar. Låt dem vara som de är, om du inte vet exakt varför du ändrar något. Stegen finns i Roundcube-handboken (Skapa och hantera mappar, Arkivera meddelanden). I andra webbmejltjänster fungerar det på liknande sätt: Gmail använder etiketter i stället för mappar, men ett e-postprogram ser dem också som mappar via IMAP; Outlook.com har mappar precis som här.

Sammanfattning

• Mappar finns på servern: det du gör i webbmejlen ser du på alla dina enheter, och tar du bort en mapp försvinner e-posten i den.
• Hos WebOké är punkten avgränsaren: Klanten.Ahmed är mappen Ahmed under Klanten, INBOX är Inkorg.
• Speciella mappar känner du igen på deras etikett (RFC 6154): \Drafts, \Sent, \Junk, \Trash, \Archive. Skräppostmappen heter Junk på servern.
• Två Skickat-mappar uppstår när ett e-postprogram skapar en egen mapp; mappen med \Sent är den riktiga.
• En dold mapp (ingen prenumeration) finns kvar och räknas in i ditt lagringsutrymme.

Quiz

Uppgift

Uppgift A5.1: Läs serverns mapplista. Öppna materialet mappen-1.txt. Det är den ordagranna utdatan från ett IMAP-kommando LIST som ett e-postprogram använder för att hämta mapparna, med etiketterna från SPECIAL-USE. Varje rad som börjar med * LIST är en mapp: inom parentes egenskaperna, sedan avgränsaren inom citattecken och sist det fullständiga mappnamnet. Fyll i fyra saker: namnet på den riktiga Skickat-mappen, namnet på skräppostmappen, avgränsaren och namnet på den mapp som är överflödig eftersom ett e-postprogram skapade den dubbelt. Skriv mappnamnen exakt som de står i filen, utan citattecknen runt dem. Programmet jämför dina svar med facit och visar för varje svar om det stämmer, med förklaring.

Läs mer

Där steg i webbmejlen beskrivs gäller de för WebOkés webbmejl; i andra webbmejltjänster fungerar det på liknande sätt.

• Roundcube Webmail 6.1: Skapa och hantera mappar
• Roundcube Webmail 6.2: Arkivera meddelanden
• Mappar i din mejlkorg: Inkorgen, Skickat, Utkast, Papperskorgen, Skräppost och Arkiv
• Gratis kurs E-post i ordning: installation och korrekt leverans 3.1: Mappar och synkronisering: varför du har två "Skickat"
• RFC 6154, IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes (engelska): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6154