Modul 5 · 5.2
Ett system du orkar hålla fast vid
Modul 5: Ordna och hitta · Lästid: 8 minuter
Lärandemål: Efter den här lektionen kan du välja och ställa in ett enkelt arbetssätt för din brevlåda. Då ser du vad som återstår och hittar dina mejl utan att sortera varje dag.
Nyckelbegrepp: Inkorg som arbetslåda, fyra val, flagga, oläst, arkiv, fasta tider, delad brevlåda
Varför ett system
En full brevlåda är sällan problemet. Problemet är att du inte längre ser vad som återstår. En fråga från en kund försvinner bland nyhetsbrev, och en faktura som du ska betala hamnar på sidan fyra. Ett system löser det med några fasta överenskommelser med dig själv. Det behöver inte vara krångligt. Framför allt ska det vara så enkelt att du fortfarande följer det om tre månader.
Det finns ingen bästa metod. Människor arbetar olika, och en enskild firma får annan e-post än en förening. Den här lektionen ger dig byggstenarna och valen. Du väljer vad som passar dig.
Inkorg som arbetslåda
Kärnan i nästan varje fungerande system: Inkorg är en arbetslåda, inget arkiv. Det som ligger i Inkorg kräver fortfarande något av dig. Det som är klart åker ut. Då ser du direkt hur mycket arbete som väntar när du tittar i Inkorg.
För att det ska fungera fattar du ett av fyra beslut för varje meddelande:
- Bort. Du behöver det inte. Radera det, eller rapportera det som skräppost om det är skräppost. Ett nyhetsbrev som du aldrig läser: avregistrera dig, så kommer det inte tillbaka.
- Arkiv. Det är klart, men du vill spara det. Ett klick på Arkivera (lektion 5.1) och det är borta från vyn, men du hittar det igen med sökning (lektion 5.3).
- Gör. Något behöver göras som tar mer än några minuter. Låt det ligga kvar och ge det en flagga (flaggan Flaggat), så att det syns. Tar det mindre än några minuter gör du det direkt och arkiverar det sedan.
- Vänta. Du väntar på ett svar eller en betalning. Du kan flagga det, eller lägga det i en egen mapp Väntar som du går igenom en gång i veckan.
Det viktigaste är att du inte klickar vidare utan att bestämma dig. Varje meddelande som du öppnar och låter ligga utan att välja måste du läsa igen senare.
Få mappar och sökning, eller många mappar
Hur många mappar behöver du? Där finns det två skolor.
Många mappar: en mapp per kund, per projekt, per leverantör. Fördel: du ser allt från en kund samlat. Nackdel: varje meddelande kräver ett beslut om var det ska hamna, och ett mejl som handlar om två kunder passar inte i någon av dem. Efter ett år har du ofta fyrtio mappar, varav du använder fem.
Få mappar och sökning: ett arkiv, eventuellt uppdelat per år, och i övrigt sökning. Fördel: att arkivera är ett klick, utan att tänka. Nackdel: du måste kunna söka bra. Lektion 5.3 visar att det fungerar mycket bra i webbmejlen: på avsändare, mottagare, innehåll, i alla mappar samtidigt.
En mellanväg fungerar bäst för många: några mappar för saker som verkligen måste hållas isär (till exempel Facturen (Fakturor) för bokföringen), och i övrigt ett arkiv. Mappar som fylls automatiskt av ett filter (modul 6) kostar dig inget arbete. Av dem får det alltså gärna finnas fler.
Flagga, oläst och filtrera listan
Några hjälpmedel i webbmejlen gör systemet enklare:
- Flaggat. Med Markera > Flaggat får ett meddelande en flagga och blir rött i listan. Flaggan sparas på servern, så ditt e-postprogram och din telefon ser den också (där heter den ofta stjärna eller flagga).
- Oläst. Med Markera > Oläst gör du ett meddelande oläst igen. Praktiskt som minneshjälp, men opålitligt som system: en telefon som öppnar meddelandet en kort stund gör det läst igen.
- Typ i sökalternativen. Välj till exempel Flaggade eller Obesvarade vid Typ. Då visar listan bara de meddelandena. Obesvarade är praktiskt i Inkorg: det är meddelandena som du ännu inte har svarat på. Observera: webbmejlen vet bara om du själv har klickat på Svara. Svarade du via telefonen eller ringde du upp, räknas meddelandet fortfarande som obesvarat, om inte din e-postapp också markerar det som besvarat.
Det finns också en fälla: automatiskt markera som läst. Om webbmejlen är inställd så att ett meddelande blir läst så fort det visas i förhandsgranskningen, förlorar oläst sin betydelse. Under Inställningar > Inställningar > Hantering av meddelanden väljer du efter hur många sekunder ett meddelande räknas som läst (lektion 2.1).
Fasta tider
Den som reagerar på varje nytt mejl hela dagen hinner inte med mycket annat arbete. Ett system fungerar bättre med fasta tider: till exempel på morgonen, efter lunch och i slutet av dagen. Vid varje tillfälle går du igenom Inkorg med de fyra valen. En gång i veckan går du igenom de flaggade meddelandena och mappen Väntar. Hur ofta du tittar beror på ditt arbete. En webbutik med kundfrågor tittar oftare än en förening. Det viktiga är att du väljer, i stället för att varje avisering väljer åt dig.
En delad brevlåda
Om flera personer arbetar i samma brevlåda, till exempel info@, behöver ni överenskommelser. Annars svarar två personer eller ingen alls. Till exempel:
- Den som tar hand om ett meddelande flaggar det direkt (alla ser flaggan, eftersom den sparas på servern).
- Efter svaret flyttas meddelandet till arkivet, så att Inkorg visar vad som är öppet.
- Svar skickas från samma adress och med samma signatur (modul 4).
- En person per dag ansvarar för att Inkorg blir tom.
Kom också överens om vad ni inte gör: ingen kopplar ett e-postprogram med POP till den här brevlådan, eftersom mejlen då försvinner för de andra (lektion 1.2).
I praktiken: så fungerar det i webbmejlen
Markera hittar du i verktygsfältet ovanför meddelandet. Arkivera visas som knapp så fort du har valt en arkivmapp under Inställningar > Inställningar > Speciella mappar. Typ och de andra filtren finns i sökalternativen (pilen i sökfältet). Stegen finns i Roundcube-handboken under Markera, flytta och radera och under Arkivera meddelanden. I andra webbmejl fungerar det på liknande sätt: Gmail har en knapp Arkivera och stjärnor, Outlook.com en knapp Arkivera och flaggor.
Sammanfattning
- Inkorg är en arbetslåda: det som ligger där kräver fortfarande något av dig.
- Fatta ett beslut för varje meddelande: bort, arkiv, gör (flagga) eller vänta.
- Få mappar plus bra sökning kräver mindre arbete än många mappar. Mappar som ett filter fyller kostar ingenting.
- Flaggor och statusen besvarad sparas på servern och syns därför också för kollegor i en delad brevlåda.
- Gå igenom Inkorg vid fasta tider och gör överenskommelser om du delar en brevlåda.
Quiz
Uppgift
Uppgift D5.2: Din plan för ordning. Öppna din egen brevlåda i webbmejlen. Räkna hur många mappar du har (Inställningar > Mappar) och hur många olästa meddelanden som ligger i Inkorg. Välj sedan ett system: få mappar plus arkiv, många mappar eller en mellanväg. Ställ in det: välj en arkivmapp under Speciella mappar om du inte redan har en, städa bort mappar som du inte har använt på ett år (flytta först mejlen till ditt arkiv) och gå igenom Inkorg en gång med de fyra valen. Svara sedan för dig själv: hur många mappar hade du och hur många har du nu? Hur många meddelanden ligger kvar i Inkorg, och kräver alla verkligen fortfarande något av dig? Vid vilka fasta tider tittar du på din e-post från och med nu? Och om du delar en brevlåda: vilka två överenskommelser gör du med dina kollegor?
Uppgift D5.2: Din plan för ordning
Den här uppgiften gör du själv; ingen kontrollerar den. Bocka av vad du har gjort och markera uppgiften som klar.
Ett fungerande system: Inkorg är din arbetslåda. För varje meddelande bestämmer du: ta bort, arkivera, gör (flagga) eller vänta. Få mappar och bra sökning fungerar för de flesta bättre än tiotals mappar. Boka en fast tid för att gå igenom flaggorna och arbetslådan.
Dina bockar och anteckningar sparas bara i den här webbläsaren; vi skickar dem ingenstans. Är du inloggad sparar vi i Mina kurser bara att du har gjort uppgiften.
Läs mer
Där steg i webbmejlen beskrivs gäller de för WebOkés webbmejl. I andra webbmejl fungerar det på liknande sätt.