Modul 5 · 5.3
Sök som ett proffs
Modul 5: Ordna och hitta · Lästid: 9 minuter
Lärandemål: Efter den här lektionen kan du välja rätt sökfält, typ, datum och sökomfattning för varje sökning, och du förstår varför webbmejlen ibland inte hittar något.
Nyckelbegrepp: sökfält, sökalternativ, Sökomfattning, Hela meddelandet, Typ, IMAP SEARCH, rensa sökningen
Sökningen sker på servern
När du söker i webbmejlen är det inte din webbläsare som går igenom din e-post, utan e-postservern. Webbmejlen skickar ett sökkommando (IMAP SEARCH) till servern via IMAP, till exempel: "ge mig meddelandena i Inkorg där avsändaren innehåller ahmed". Servern skickar tillbaka numren på de meddelanden som matchar, och webbmejlen visar dem.
Det förklarar några saker:
- Sökningen går lika snabbt på en gammal laptop som på en snabb dator, eftersom arbetet görs på servern.
- Du söker igenom allt som finns på servern, även meddelanden från flera år tillbaka som ditt e-postprogram inte längre har laddat ner.
- Det servern inte ser som text hittar den inte. Texten i en bilaga, till exempel en pdf eller en Word-fil, söks inte igenom. Ett ord som bara står i offerten i bilagan hittar du alltså inte. Sök då på avsändaren, ämnet eller tidsperioden.
Var söker du: fälten
Som standard söker webbmejlen i ämnet och avsändaren. Via pilen i sökfältet öppnar du sökalternativen och väljer själv var webbmejlen ska leta. Du kan slå på flera fält samtidigt; ett meddelande räknas då som träff om ordet finns i minst ett av fälten.
| Fält | Var webbmejlen söker | Exempel |
|---|---|---|
| Ämne | rubrikraden Subject | "offert" |
| Avsändare | rubrikraden From, namn och adress | "ahmed" eller "example.net" |
| Mottagare | rubrikraden To | adressen till en leverantör som du mejlade |
| Kopia | rubrikraden Cc | någon som läste med |
| Dold kopia | rubrikraden Bcc (bara i din egen skickade e-post) | vem du skickade en dold kopia till |
| Innehåll | texten i meddelandet | ett ord från själva mejlet |
| Hela meddelandet | rubrikrader och text tillsammans | när du inte vet var ordet står |
Det finns också Svar till och Uppföljning till, för rubrikraderna med de namnen. Dem behöver du sällan.
Varför inte alltid Hela meddelandet? För att du då får många fler träffar. Söker du på "example.net" i hela meddelandet hittar du inte bara e-post från Ahmed, utan varje mejl där domänen förekommer någonstans: i en signatur, i ett vidarebefordrat mejl, i en rubrikrad från en server. Ju mer specifikt fält, desto kortare lista.
Typ och datum: begränsa listan ytterligare
Med Typ väljer du vilka meddelanden du vill se: Alla, Olästa, Flaggade, Obesvarade, Borttagna, Inte borttagna, Med bilaga eller Prioritet. Det fungerar även utan sökord. Väljer du bara Typ Med bilaga i Skickat ser du allt du har skickat med en bilaga.
Med Datum väljer du en period: nyare eller äldre än en vecka, en månad eller ett år. "Äldre än ett år" är praktiskt när du rensar (lektion 5.4), "nyare än en månad" när du vet att det var nyligen.
Typ, datum och sökord fungerar tillsammans. Varje extra villkor gör listan kortare.
Sökomfattning: i vilka mappar
Sökomfattning bestämmer i vilka mappar servern söker:
- Aktuell mapp: bara mappen du har öppen. Snabbast och minst.
- Denna och undermappar: mappen du har öppen plus alla mappar under den. Praktiskt om du har en mapp Klanten (kunder) med en undermapp per kund, eller ett arkiv som är uppdelat per år.
- Alla mappar: varje mapp i din brevlåda, även Skickat, Skräp och Papperskorg.
Söker du i flera mappar samtidigt ser du vid varje meddelande också i vilken mapp det ligger. Då ser du direkt var ett meddelande hamnade, till exempel på grund av ett filter.
Tänk på två saker. Sökomfattningen är relativ: "Denna och undermappar" betyder något annat när du står i Inkorg än när du står i Klanten. Och ett meddelande som du själv har skickat ligger i Skickat, inte i Inkorg. Letar du efter ett mejl som du skickade till någon är fältet Mottagare och en sökomfattning som omfattar Skickat rätt val.
Ett arbetssätt i tre steg
Letar du efter något och vet inte var du ska börja, gå då från smalt till brett:
- Vad vet du säkert? Avsändaren, ett ord i ämnet, ungefär när. Välj fältet som hör till det.
- Var ligger det troligen? Välj den minsta sökomfattning som säkert stämmer.
- Hittade du inget? Bredda steg för steg: lägg till Innehåll, sedan Alla mappar, och först därefter Hela meddelandet. Titta också i Skräp och Papperskorg; dem söker du automatiskt igenom med Alla mappar.
Sök på en del av ett namn om du inte är säker på resten: bara efternamnet "Vries" hittar också "Sanne de Vries". Stora och små bokstäver spelar ingen roll.
Glöm inte att rensa sökningen med krysset i sökfältet när du är klar. Annars förblir listan filtrerad och du tror att det saknas e-post. De valda alternativen ligger dessutom kvar till nästa sökning. Den som blir förvånad över att en vanlig sökning plötsligt söker i alla mappar har ofta glömt att det var så inställt förra gången.
Sök i din adressbok
Adressboken har ett eget sökfält. Där söker du på namn eller adress, och med Sök högst upp kan du söka mer utförligt, till exempel på organisation. Det är skilt från sökningen i din e-post. Modul 7 går djupare in på adressboken.
I praktiken: så fungerar det i webbmejlen
Sökfältet finns ovanför meddelandelistan; pilen till höger i det öppnar sökalternativen med fälten, Typ, Datum och Sökomfattning. Det lilla kuvertet i sökfältet visar med ett klick bara olästa meddelanden. Stegen finns i Roundcube-handboken under Söka i din e-post. I andra webbmejltjänster fungerar det på liknande sätt: Gmail och Outlook.com har ett sökfält med avancerade alternativ, och Gmail har sökord som from: och has:attachment.
Sammanfattning
- Sökningen sker på e-postservern (IMAP SEARCH); texten i bilagor söks inte igenom.
- Välj det mest specifika fältet: Avsändare, Mottagare eller Ämne ger mindre brus än Hela meddelandet.
- Typ och Datum gör listan kortare, även utan sökord.
- Sökomfattning: Aktuell mapp, Denna och undermappar eller Alla mappar. Din egen skickade e-post ligger i Skickat.
- Gå från smalt till brett och rensa sökningen när du är klar.
Quiz
Uppgift
Uppgift A5.3: Vilken sökning? Sanne har i sin brevlåda Inkorg, Skickat, Skräp, Papperskorg, en mapp Klanten (kunder) med en undermapp per kund, och ett Arkiv som är uppdelat per år. Välj för varje fråga Sökomfattning (Aktuell mapp, Denna och undermappar eller Alla mappar) och sökfält (Ämne, Avsändare, Mottagare, Innehåll eller Hela meddelandet). Välj alltid den minsta sökomfattningen och det mest specifika fältet som säkert fungerar. 1. Sanne har Inkorg öppen. Hon vet säkert att mejlet från ahmed@example.net fortfarande ligger där, men hon har ingen aning om vad ämnet var. 2. Sanne letar efter ett mejl som hon själv skickade till levering@example.org. Hon vet inte om det fortfarande ligger i Skickat eller redan i någon av arkivmapparna. 3. Sanne har mappen Klanten öppen. Hon vet att en kund en gång skrev ordet "rozenboog" i texten i sitt mejl, men inte i ämnet, och hon minns inte längre vilken kund det var. Programmet jämför för varje fråga din sökomfattning och ditt fält med facit och förklarar varje fel.
Läs mer
Där steg i webbmejlen beskrivs gäller de för WebOkés webbmejl; i andra webbmejltjänster fungerar det på liknande sätt.
- Roundcube Webmail 9.1: Söka i din e-post
- Roundcube Webmail 8.1: Lägga till och hitta kontakter
- Återställ brevlåda eller raderade e-postmeddelanden från säkerhetskopian
- RFC 9051, IMAP version 4rev2, med kommandot SEARCH (på engelska): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051