Utkast, responser och extra alternativ

Modul 3: Skriva e-post · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen vet du var utkast och fasta responser sparas, du kan redigera ett meddelande som nytt, och du vet vad Mottagarkvitto, Leveransstatusmeddelande, Prioritet och Spara skickat meddelande i gör och inte gör.

Nyckelbegrepp: utkast, mappen Utkast, automatisk sparning, Responser, Redigera som nytt, Mottagarkvitto, Leveransstatusmeddelande (DSN), Prioritet, Spara skickat meddelande i

Utkast: ett halvfärdigt meddelande på servern

Ett utkast är ett meddelande som ännu inte har skickats. Klickar du på Spara medan du skriver, lägger webbmejlen ditt meddelande i mappen Utkast. Gör du ingenting, sparar webbmejlen det ändå själv med några minuters mellanrum. Hur ofta ställer du in under Inställningar > Redigering av meddelanden.

Det viktiga är var utkastet ligger. Mappen Utkast är en vanlig IMAP-mapp på e-postservern (lektion 1.2). Utkastet ligger alltså inte i din webbläsare och inte på din laptop, utan på servern. Det får tre följder:

• Du kan börja på ett mejl på kontoret och skriva klart det hemma eller i telefonen. Öppna mappen Utkast och dubbelklicka på meddelandet.
• Kraschar webbläsaren eller stänger du fliken av misstag, förlorar du högst de senaste minuterna.
• Ett utkast räknas in i ditt lagringsutrymme och går att läsa precis som din övriga e-post. Den som kommer åt din brevlåda kommer också åt dina utkast.

När du skickar utkastet tar webbmejlen bort det från Utkast och lägger den skickade versionen i Skickat.

En fallgrop: använder du ett e-postprogram vid sidan av webbmejlen måste båda använda samma mapp som Utkast. Annars ser du inte i det ena programmet vad du började på i det andra. Lektion 5.1 handlar om de här särskilda mapparna. En andra fallgrop: öppnar du samma utkast samtidigt i två program och sparar i båda, får du två versioner.

Utkast är också ett bra hjälpmedel för att inte skicka för snabbt. Skriv ett svårt mejl, spara det som utkast och läs det igen en timme senare. Då ser du ofta vad som kan bli bättre (lektion 3.2).

Responser: fasta texter med ett klick

Får du ofta samma fråga? Sanne får varje vecka mejl som "Levererar ni även på helgen?" och "Hur länge håller en bukett?". I stället för att skriva samma svar varje gång skapar hon en Responstext: en fast text med ett namn, som hon infogar med ett klick när hon skriver.

En responstext är inget automatiskt svar. Ingenting händer av sig självt: du väljer texten, kan ändra den och skickar själv. Därför är det inget problem att lägga till en personlig mening. Det bör du faktiskt alltid göra: ett svar som tydligt kommer från en mall känns kyligt.

Tips för bra responser:

• Ge dem ett kort namn som är lätt att känna igen, till exempel "Leverans helg".
• Skriv dem så att de står på egna ben, utan hälsning och avslutning. Dem skriver du själv i varje mejl, så att kundens namn blir rätt.
• Lägg inte in uppgifter som snabbt blir inaktuella, som ett pris eller ett datum, eller kontrollera dem regelbundet.

Responser sparar webbmejlen bland dina inställningar, inte i din brevlåda. Du har dem alltså i webbmejlen på alla enheter, men inte i ett e-postprogram som Outlook eller Thunderbird. De har sina egna mallar.

Redigera som nytt

Ibland vill du skicka ett meddelande igen, fast lite annorlunda: samma inbjudan till en ny grupp, eller ett mejl du skickade tidigare som inte kom fram. Med Redigera som nytt (i ett öppnat meddelande under Fler) öppnar webbmejlen ett nytt meddelande med samma mottagare, samma ämne, samma text och samma bilagor. Du ändrar det som behövs och skickar.

Skillnaden mot Vidarebefordra: vid vidarebefordran blir det ett nytt meddelande från dig om det gamla, med "Fwd:" i ämnet och det gamla som citat eller bilaga. Med Redigera som nytt blir det helt enkelt ett original igen. Praktiskt, men kontrollera mottagarna: en gammal lista kan innehålla personer som inte längre ska vara med.

De extra alternativen när du skriver

Till höger i vyn Skriv finns alternativ som du väljer för varje meddelande. De liknar varandra men gör helt olika saker.

Mottagarkvitto. Du ber mottagarens e-postprogram att meddela att meddelandet har öppnats. Tekniskt lägger webbmejlen till en rubrikrad i ditt meddelande för det (Disposition-Notification-To). Mottagaren får oftast en fråga på skärmen och kan tacka nej. Många program skickar aldrig något kvitto. Får du ett, vet du att meddelandet har öppnats, inte att det har lästs eller förståtts. Får du inget, vet du ingenting.

Leveransstatusmeddelande (DSN). DSN står för Delivery Status Notification. Här frågar du inte mottagaren, utan e-postservrarna på vägen, om att meddela att meddelandet har levererats till mottagarens server. Det säger alltså ingenting om att det öppnats eller lästs, bara att mejlet har kommit fram. Alla servrar stöder det inte, så även här betyder inget besked inte att det misslyckades. Ett felmeddelande (bounce) får du för övrigt alltid, även utan det här alternativet (lektion 8.4).

Prioritet. Du kan ge ett meddelande prioriteten Högst, Hög, Normal, Låg eller Lägst. Många program visar ett utropstecken vid hög prioritet. Använd det sällan. Den som väljer Högst för varje mejl tas inte på allvar efter en vecka, och vissa skräppostfilter tycker att det är misstänkt när en okänd avsändare markerar allt som brådskande. Verklig brådska löser du bättre med ett telefonsamtal eller ett tydligt ämne ("Idag före 14.00: bekräftelse av leverans").

Spara skickat meddelande i. Här väljer du i vilken mapp den skickade versionen hamnar. Standard är Skickat. Du kan också låta ett meddelande hamna direkt i en projektmapp, så att all korrespondens med en kund finns samlad. Obs: ett skickat meddelande som du inte sparar någonstans kan du inte hitta senare.

Behåll formatering ser till att formateringen i det ursprungliga meddelandet finns kvar när du vidarebefordrar och svarar. Lektion 3.2 handlar om oformaterad text och formatering.

Exempel: Daan och frågan om leverans

Daan får en fråga från Ahmed om blommorna kan levereras på lördag före klockan 9. Han börjar skriva men måste först kolla med budet. Han klickar på Spara och fortsätter med annat arbete. På eftermiddagen öppnar han mappen Utkast i telefonen, lägger till att det går bra, infogar responstexten "Leverans helg" för de allmänna villkoren och skickar. Han begär inget mottagarkvitto och sätter ingen prioritet: för Ahmed är det bara ett vanligt, tydligt mejl.

I praktiken: så fungerar det i webbmejlen

Spara finns högst upp i vyn Skriv. Responser skapar du under Inställningar > Responser, och du infogar dem med knappen Responser högst upp när du skriver. Redigera som nytt hittar du i ett öppnat meddelande under Fler. Alternativen Mottagarkvitto, Leveransstatusmeddelande (DSN), Prioritet och Spara skickat meddelande i finns till höger när du skriver. Roundcube-handboken beskriver stegen. I andra webbmejltjänster heter funktionerna ungefär likadant, även om en responstext där ibland kallas mall eller snabbtext.

Sammanfattning

• Utkast ligger på servern i mappen Utkast, så du kan fortsätta på vilken enhet som helst.
• Responser är fasta texter som du själv infogar; de finns i webbmejlen, inte i din brevlåda.
• Redigera som nytt gör ett nytt original av ett gammalt meddelande; kontrollera då mottagarna.
• Mottagarkvitto frågar mottagaren, Leveransstatusmeddelande (DSN) frågar servrarna; uteblivet svar bevisar ingenting.
• Använd Prioritet sällan; med Spara skickat meddelande i väljer du mappen för din skickade version.

Quiz

Uppgift

Uppgift D3.4: Skapa ett standardsvar. Välj en fråga som du ofta får (eller, om du inte har någon: "Vilka är era öppettider?") och skapa en responstext för den under Inställningar > Responser, med ett kort namn och en text utan hälsning och avslutning. Börja sedan på ett nytt mejl till dig själv, skriv en hälsning, infoga responstexten med knappen Responser, skriv en avslutning och spara meddelandet först som utkast. Öppna mappen Utkast, skriv klart och skicka. Svara sedan på: i vilken mapp låg ditt utkast och skulle du kunna skriva klart det i telefonen, vad ändrade du i responstexten för just det här mejlet, vilka uppgifter i din responstext behöver du kontrollera regelbundet, och varför använde du inte Mottagarkvitto eller prioritet (eller varför gjorde du det)?

Läs mer

Där stegen beskrivs i webbmejlen gäller de för WebOkés webbmejl; i andra webbmejltjänster fungerar det på liknande sätt.

• Roundcube Webmail 4.4: Formatering, utkast och extra alternativ
• Roundcube Webmail 4.2: Svara och vidarebefordra
• Roundcube Webmail 10.1: De viktigaste inställningarna
• Gratis kurs E-post i ordning: installation och korrekt leverans 3.1: Mappar och synkronisering: varför du har två "Skickat"
• RFC 3464, formatet för leveransstatusmeddelanden (på engelska): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464