Ett frånvaromeddelande som stämmer

Modul 6: Automatiskt: filter och frånvaro · Lästid: 9 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du förklara hur ett frånvaromeddelande fungerar på servern och vem som får det och inte. Du kan också ställa in ett frånvaromeddelande som slås på och av av sig självt och som inte avslöjar något som hjälper bedragare.

Nyckelbegrepp: frånvaromeddelande, Sieve vacation, Svarsintervall (:days), Mina mottagaradresser (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Frånvaron börjar och Frånvaron slutar, Hantering av inkommande meddelanden

Ett filter som svarar

Tekniskt sett är ett frånvaromeddelande ett filter. Det ligger i samma filtergrupp som dina andra filter (lektion 6.1) och körs alltså också på servern, i samma stund som mejlet kommer in. Din dator får vara avstängd. Sieve-tillägget heter vacation (RFC 5230). Så här skriver webmailen ett frånvaromeddelande för julledigheten:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Det här står det:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" och "le" ... "2027-01-03": dagens datum måste vara 21 december eller senare, och 3 januari eller tidigare. Det är dina värden för Frånvaron börjar och Frånvaron slutar. Utanför den perioden gör filtret ingenting. :zone "+0100" är tidszonen från dina inställningar.
• vacation :days 7: samma adress får högst ett svar per 7 dagar.
• :addresses [...]: adresserna som är dina.
• :subject och texten efter: ämnet och innehållet i svaret.

Ett svar per avsändare per intervall

Utan begränsning skulle någon som mejlar dig tio gånger få samma svar tio gånger. Därför kommer servern ihåg vem den redan har svarat. Inom Svarsintervall (i Sieve :days) får samma avsändare inget andra svar. Väljer du inget gäller enligt standarden 7 dagar (RFC 5230, avsnitt 4.1). För en semester på två veckor är 7 ett bra värde: den som mejlar igen efter en vecka får en påminnelse om att du fortfarande är borta. Kortare än 1 dag går oftast inte.

Svaret går till kuvertavsändaren (Return-Path, lektion 1.1), inte nödvändigtvis till adressen i From. För vanliga mejl är det samma adress. För nyhetsbrev och system är det ofta en teknisk adress, och det är precis meningen: på så sätt hamnar ett automatiskt svar inte hos en människa som inte kan göra något med det.

Vem som inte får något svar

Ett frånvaromeddelande kan ställa till mycket skada om det svarar på fel mejl: svar till en e-postlista med tusen medlemmar, eller två automatiska meddelanden som svarar på varandra i all oändlighet. Därför säger standarden (RFC 5230, avsnitt 4.6) att servern inte svarar på:

• mejl med rubrikraden List-Id eller andra List-rubrikrader: nyhetsbrev och e-postlistor;
• mejl med rubrikraden Auto-Submitted med ett annat värde än "no": automatiska meddelanden, till exempel ett annat frånvaromeddelande eller ett meddelande från ett system;
• mejl från adresser som MAILER-DAEMON eller adresser som börjar med "owner-" eller slutar på "-request".

Det egna svaret får själv rubrikraden Auto-Submitted: auto-replied. Då vet ett annat frånvaromeddelande att det inte ska svara tillbaka, och ingen loop uppstår.

Mina mottagaradresser: svara bara om mejlet är till dig

Servern svarar bara om en av dina adresser står i rubrikraden To eller Cc (RFC 5230, avsnitt 4.5). Så undviker du att svara på mejl som kom in via en lista eller som Bcc. Vilka adresser som är dina vet servern bara till hälften: adressen till din brevlåda vet den säkert, men inte adressen info@ som vidarebefordras till dig.

Därför är fältet Mina mottagaradresser viktigt (i Sieve :addresses). Skriv där in varje adress som du tar emot mejl på, även vidarebefordringsadresser. Med Fyll i alla mina mottagaradresser hämtar webmailen adresserna från dina identiteter. Glömmer du info@ får en kund som mejlar till info@ inget frånvaromeddelande, och väntar kanske förgäves.

Start, slut och vad som händer med mejlet

Med Frånvaron börjar och Frånvaron slutar slås meddelandet på och av av sig självt. Det är det säkraste sättet: du kan inte glömma att stänga av det. Lämnar du fälten tomma är meddelandet på så länge Status står på På. Ett frånvaromeddelande som fortsätter i veckor efter semestern är ett vanligt misstag och förvirrande för kunderna.

Under Hantering av inkommande meddelanden väljer du vad som händer med själva mejlet. Låt det stå på Behåll. Vacation lämnar nämligen meddelandet kvar i din brevlåda (RFC 5230, avsnitt 4.7), och du vill kunna läsa det som kom in när du är tillbaka. Kasta betyder att mejl du tar emot försvinner. Vidarebefordra till eller Skicka kopia till är bara meningsfullt till en kollega i din egen organisation, med samma nackdelar som i lektion 6.2.

Vad du skriver och inte skriver

Ett bra frånvaromeddelande är kort och hjälper avsändaren vidare:

• När du är tillbaka, eller fram till när du inte svarar.
• Vem som tar över under tiden, med en adress eller ett telefonnummer som är bemannat.
• Vad avsändaren kan göra om det är brådskande.

Och det du inte skriver: detaljer som hjälper bedragare och inbrottstjuvar. Svaret går till alla som mejlar dig, även till spammare och okända. Skriv alltså inte att du är utomlands i tre veckor, vart du åker, ditt privata nummer eller namnet på din ersättare tillsammans med en roll som en bedragare kan utnyttja ("mejla vår bokförare Jan om betalningar"). En bedragare använder gärna ett sådant meddelande för att skriva ett trovärdigt falskt mejl, till exempel en brådskande betalning i namnet på någon som ändå inte går att nå.

Exempel på ett bra meddelande:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Inte dubbelt

Du kan också ställa in ett frånvaromeddelande i kontrollpanelen för ditt webbhotell, hos WebOké i DirectAdmin. Använd ett av de två. Är båda på får alla två automatiska svar.

I praktiken: så fungerar det i webmailen

Frånvaromeddelandet finns under Inställningar > Frånvaro, med Ämne, Innehåll, Frånvaron börjar, Frånvaron slutar och Status, och under Avancerade inställningar finns Mina mottagaradresser, Svarsintervall och Hantering av inkommande meddelanden. Resultatet ser du i Filter > Funktioner > Ändra filtergrupp. Stegen finns i Roundcube-handboken under Ställa in ett frånvaromeddelande. I andra webmailtjänster fungerar det på liknande sätt: Gmail har ett semestersvar i inställningarna, Outlook.com har automatiska svar.

Sammanfattning

• Ett frånvaromeddelande är ett Sieve-filter (vacation, RFC 5230) som körs på servern.
• Samma avsändare får högst ett svar per Svarsintervall; utan val är det 7 dagar.
• Inget svar till e-postlistor (List-Id) och automatiska mejl (Auto-Submitted), och bara om en av dina adresser står i To eller Cc.
• Fyll även i dina vidarebefordringsadresser under Mina mottagaradresser, använd ett start- och slutdatum och låt hanteringen stå på Behåll.
• Skriv när du är tillbaka och vem man kan vända sig till, men inga detaljer som hjälper bedragare.

Quiz

Uppgift

Uppgift A6.3: Få ditt frånvaromeddelande kontrollerat. Förbered ett frånvaromeddelande i din egen brevlåda under Inställningar > Frånvaro, med värden för Frånvaron börjar och Frånvaron slutar som båda ligger i framtiden; då är meddelandet inte på på riktigt än och ingen får något svar nu. Fyll i ett ämne, en text, Mina mottagaradresser och ett Svarsintervall, och låt Hantering av inkommande meddelanden stå på Behåll. Klistra sedan in din filtergrupp (Inställningar > Filter > Funktioner > Ändra filtergrupp, kopiera allt) eller ladda upp filen från Hämta. Programmet läser skriptet i minnet (inget sparas) och kontrollerar: det finns en vacation-åtgärd; :days är minst 1; ämnet är inte tomt; texten är längre än 40 tecken; det finns en datumgräns med currentdate (annars orange: glömmer du inte att stänga av det?); :addresses innehåller minst en adress (annars orange); och meddelandet behålls, alltså ingen discard och ingen vidarebefordran till en adress utanför din domän. Stäng av meddelandet igen efter uppgiften om du inte behöver det.

Läs mer

Där steg i webmailen beskrivs gäller de för WebOkés webmail; i andra webmailtjänster fungerar det på liknande sätt.

• Roundcube Webmail 7.3: Ställ in ett frånvaromeddelande
• Roundcube Webmail 7.1: Skapa ett filter
• Gratis kurs Säkert online för företagare 1.2: Phishing, VD-bedrägeri och fakturabedrägeri
• E-postregler på serversidan (filter på servern)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (engelska): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt