En förenings- eller familjemapp som inte försvinner när någon slutar

Frågan: "Hos vår förening ligger allt i en delad mapp som tillhör den förra sekreteraren. Den personen slutar nu. Vad händer med mappen, och hur undviker vi det här nästa gång?"

Problemet: en delad mapp tillhör alltid en person. Tas den användaren bort försvinner mappen även för alla andra. Samma sak gäller för en familj där allt ligger i en mapp som tillhör en förälder.

Nu: säkra mappen

1. Låt personen som slutar överföra ägarskapet av mappen till någon som stannar kvar, via Inställningar, Delning och blocket Filer. Se Överföra ägarskap när en kollega slutar.
2. Ta inte bort användaren i Mitt WebOké förrän överföringen är klar. Vill du behålla kontot ett tag, stäng av det i stället för att ta bort det.
3. Kan personen inte längre logga in? Följ då Kollega slutar: ta över filer, kalender och delade mappar på ett säkert sätt.

Framöver: ett team och en teammapp

1. Skapa ett team

Skapa ett team i appen Team, till exempel "Styrelse" eller "Familj", och lägg till medlemmarna (se Team skapa och en mapp dela med hela ditt team). Kommer någon till eller slutar någon justerar du bara teamet.

2. Begär en teammapp

En teammapp tillhör teamet, inte en enskild person. Den finns kvar om någon slutar, och lagringsutrymmet räknas inte mot en enskild medlem. WebOké skapar en teammapp åt dig: begär den med ett ärende i Mitt WebOké och ange namnet på mappen och teamet (se Teammappar: en gemensam mapp som tillhör teamet). Teammappar finns i Personal, Family och Max, men inte i Nextcloud Free.

3. Flytta filerna

1. Öppna den gamla delade mappen i Filer.
2. Markera allt (kryssrutan ovanför listan markerar allt).
3. Välj Flytta eller kopiera högst upp, välj teammappen och klicka på Flytta till med namnet på teammappen (se Mappar skapa, flytta, kopiera och byta namn).
4. Kontrollera att allt har kommit över och ta sedan bort den gamla delningen.

Tips för uppsättningen

• Använd en fast mappstruktur, till exempel Protokoll, Ekonomi, Medlemmar, Aktiviteter. Lägg till en kort förklaring med Lägg till mappbeskrivning (se Anteckningar och textfiler skapa med Text).
• Fastställ vem som får göra vad. Alla behöver inte kunna ändra de ekonomiska dokumenten.
• Dela alltid utåt (medlemmar, föräldrar, kommun) med en länk med lösenord och slutdatum (se En offentlig länk skapa: läsning, redigering, lösenord, utgångsdatum och hämtningsgräns).