Kapitel 15 · 15.8
Hitta och ta bort dubbla kunder
Slår du ihop två adresslistor eller exporterar du två gånger från din webbutik, hamnar kunder dubbelt i listan. I vårt exempel finns fakturorna för Kapsalon Knip och Bakkerij Van Dijk med två gånger. Så hittar du dem och tar bort dem.
Steg 1: titta först
Ta aldrig bort blint. Låt de dubbla värdena lysa upp först:
- Markera kolumnen där du letar efter dubbletter, till exempel e-postadresserna.
- Klicka på fliken Hem på Villkorlig formatering (så heter funktionen i Euro-Office) och välj Duplicera/Unik.
- Välj en färg. Nu ser du direkt vilka värden som förekommer flera gånger. Sortera på den kolumnen för att få dem under varandra.
Steg 2: ta bort
- Markera hela tabellen, inklusive rubrikerna.
- Klicka på fliken Data på Ta bort dubbletter.
- Låt Mina data har rubriker vara ikryssad.
- Kryssa under Kolumner endast för de kolumner som tillsammans avgör vad som är dubblett. Väljer du allt måste en hel rad vara exakt lika. Väljer du bara E-post, behålls en rad per e-postadress.
- Klicka på OK. Euro-Office meddelar hur många dubbla rader som har tagits bort.
Fallgropar
- Den första raden behålls, de senare tas bort. Vill du i stället behålla de senaste uppgifterna, sortera först på datum med nyaste överst.
- "Jan de Vries" och "jan de vries " (med mellanslag) räknas som olika i kalkylarket. Rensa först bort mellanslag med RENSA (se LETARAD ger #N/A: så löser du det).
- Gick det fel? Tryck genast på Ctrl + Z. Senare går det via filens versionshistorik.